Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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Dein Projekt gerät ins Stocken, weil deine Chefin mal wieder nicht entscheidet? Im Lenkungskreis bekommst du nicht die Entscheidungen, die du für ein Weiterkommen im Projekt benötigst? Deine Teammitglieder fordern ständig Entscheidungen von dir ein, ohne dir nähere Informationen zukommen zu lassen?
Entscheidungsvorlagen können in solchen Situationen wahre Wunder wirken! Schau dir an, wie und warum sie eingesetzt werden.
Vorlage Entscheidungsvorlage
Wenn du Zeit sparen und Entscheidungen professioneller vorbereiten willst: hol dir jetzt die kostenlose Word-Vorlage und leg direkt los:
Was ist eine Entscheidungsvorlage?
Entscheidungsvorlagen dienen dazu, eine Entscheidung zu einem Sachverhalt für eine übergeordnete Instanz vorzubereiten und von dieser einzufordern.
Im Projektmanagement werden sie überwiegend in folgenden Bereichen eingesetzt:
- In Lenkungskreissitzungen und Statusmeetings
- Wenn Probleme nach oben eskaliert werden müssen
- Im Bereich des Änderungsmanagements
Du siehst: Sie werden immer dann genutzt, wenn ein Projektbeteiligter eine Entscheidung nicht allein treffen kann.
📄 Mini-Guide: Die ideale Entscheidungsvorlage
Eine gute Entscheidungsvorlage zeigt auf einer Seite alle relevanten Informationen:
Learning
Eine gute Entscheidungsvorlage bringt Struktur in Entscheidungssituationen. Sie fasst alle wichtigen Infos so zusammen, dass Entscheidungsträger schnell, fundiert und nachvollziehbar entscheiden können.
Vorteile und Nachteile von Entscheidungsvorlagen
Stell dir vor, alle würden sich im Meeting spontan auf Bauchgefühl oder Meinungen verlassen. Das kann funktionieren – aber auch ziemlich in die Hose gehen. Der Einsatz einer Entscheidungsvorlage bringt hingegen eine klare Struktur in den Entscheidungsprozess und sorgt dafür, dass Entscheidungen nachvollziehbar getroffen werden können: Handlungsoptionen werden systematisch analysiert, miteinander verglichen und dokumentiert. Das Ergebnis: gute, fundierte und transparent getroffene Entscheidungen.
Natürlich bedeutet die Erstellung einer Entscheidungsvorlage zunächst mehr Arbeit: Informationen müssen gesammelt, bewertet und verständlich aufbereitet werden. Doch dieser Aufwand ist selten ein echter Nachteil – im Gegenteil: Besonders in komplexen Projekten ist eine strukturierte und nachvollziehbare Entscheidungsfindung unerlässlich, um Fehlentscheidungen oder Missverständnisse zu vermeiden.
Kurz gesagt: Entscheidungsvorlagen kosten etwas Zeit, aber sie zahlen sich mehrfach aus, weil sie helfen, systematisch, transparent und gut begründet Entscheidungen zu treffen.
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Eine Entscheidungsvorlage ist zwar etwas Aufwand, zahlt sich aber mehrfach aus: Sie schafft Klarheit, spart auf lange Sicht Zeit und sorgt dafür, dass Entscheidungen fundiert und nachvollziehbar getroffen werden können.
Entscheidungsvorlage zusammenstellen und aufbereiten
Eine gute Entscheidungsvorlage entsteht nicht zufällig: Sie folgt einem systematischen Prozess, bei dem Informationen gesammelt, Handlungsoptionen analysiert und schließlich nachvollziehbare Empfehlungen ausgesprochen werden. Damit das Ganze greifbarer wird, gehen wir ein Beispiel aus der Praxis durch:
Beschreibe das WAS
Beginne damit, genau zu formulieren, was entschieden werden muss. In unserem Beispiel lautet die offene Entscheidung:
Formuliere das Thema prägnant und verständlich, damit allen klar ist, worum es geht.
Vermeide lange Fließtexte – eine kurzgefasste Problemstellung hilft den Entscheidern, sich sofort zu orientieren. Müssen mehrere Punkte entschieden werden, dann teile diese am besten auf mehrere Einzelentscheidungen auf.
Du möchtest es nicht bei einem Einzeiler belassen oder die Entscheidung ist komplexer? Dann kannst du das WAS auch ausführlicher formulieren:
Nenne Alternativen
Eine Entscheidungsvorlage lebt von den augeführten Handlungsoptionen. Je besser diese aufbereitet sind, desto einfacher kann ein Gremium oder Vorgesetzter eine fundierte Entscheidung treffen:
Halte am besten alle verschiedenen Optionen übersichtlich in einer Tabelle fest – das bereitet auch auf den nächsten Schritt vor. Eine visuelle Darstellung (z. B. einfache PowerPoint-Folie) erleichtert es, die Alternativen zu vergleichen.
Bewerte Alternativen
Das reine Nennen von Optionen reicht nicht. Entscheider müssen verstehen, wie die Alternativen beurteilt wurden. Nutze dazu Entscheidungskriterien wie Kosten, Nutzen, Risiko, Implementierungsaufwand oder Supportqualität.
| Kriterium | Lieferant A | Lieferant B | Lieferant C |
|---|---|---|---|
| Kosten | Hoch | Mittel | Niedrig |
| Funktionsumfang | Sehr gut | Gut, ausreichend | Ausreichend |
| Implementierungsdauer | Höherer Aufwand | Kurzfristig möglich | Kurzfristig möglich |
| Risiko (Erfahrung) | Gering | Mittel | Hoch |
Gib eine Empfehlung ab
Nachdem du alle Alternativen analysiert und beurteilt hast, folgt der entscheidende Schritt: deine Empfehlung. Diese sollte klar, begründet und verständlich erläutert sein.
Achte darauf, dass die Empfehlung nicht nur deine Meinung widerspiegelt, sondern den Bewertungskriterien folgt.
Nenne einen Termin
Gib an, bis wann eine Entscheidung gefällt sein muss, um das Projekt nicht zu verzögern:
Du kannst auch kurz erwähnen, welche Konsequenzen eine verspätete Entscheidung hätte, z. B. Verzögerung bei der Schulung oder höhere Kosten. So erhöhst du die Dringlichkeit und stellst sicher, dass Entscheidungsträger rechtzeitig reagieren.
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Egal, ob kompakt oder umfangreiches Dokument: Eine gute Entscheidungsvorlage sollte das Problem, die Handlungsalternativen inklusive Bewertung, eine Empfehlung und einen Termin enthalten.
Fazit
Entscheidungsvorlagen unterstützen stark eine fundierte und zügige Entscheidungsfindung. Entscheidungen werden vorbereitet und dokumentiert – und das kann für ein Projekt nur gut sein.
Kostenlose Vorlage
Vorlage benötigt? Die folgende Vorlage kannst du dir kostenlos herunterladen:
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