Keine Panik bei fehlenden Zuarbeiten: So präsentierst du trotzdem souverän

Kennst du das? Jeden Monat der gleiche Ärger! Du stehst als Projektleiter eines Großprojekts vor dem Lenkungsausschuss und darfst die Ergebnisse präsentieren. Das Problem: Niemand liefert dir die nötigen Zuarbeiten! Wie soll man sinnvoll präsentieren, wenn die aktuellen Zahlen fehlen?

Aber keine Sorge: Hier kommen ein paar Tipps, wie du diese Situation nicht nur überstehst, sondern sogar für dich nutzen kannst.

Beispiel:
Du leitest ein umfangreiches Technologieprojekt zur Entwicklung einer neuen Softwareplattform. Das Projekt ist in mehrere Teilprojekte unterteilt – darunter Frontend-Entwicklung, Backend-Integration und die IT-Infrastruktur. Jede dieser Einheiten hat einen eigenen Teilprojektleiter, der für die pünktliche Zuarbeit der Daten verantwortlich ist, z. B. Entwicklungsstände, Zeitpläne und aufgelaufene Kosten. Beinahe jeden Monat verzweifelst du, weil die Daten zu spät oder gar nicht kommen.

Die Frage: „Wie soll ich dem Lenkungsausschuss den Fortschritt präsentieren, wenn ich nur lückenhafte oder veraltete Daten habe?“

1. Klare Deadlines setzen – aber mit Köpfchen

Der erste und logischste Schritt: Setze klare Deadlines! Diese sollten idealerweise ein paar Tage vor der Sitzung liegen. Das klingt nach einer einfachen Lösung, oder? Doch hier kommt der Haken: Auch auf Erinnerungen reagieren manche Kollegen nicht.

Beispiel: 
Du hast den Teilprojektleitern klare Deadlines gesetzt, um dir rechtzeitig die notwendigen Daten zu liefern. Aber wie es oft so ist: Einige Teilprojektleiter hinken hinterher und liefern ihre Daten nicht pünktlich. Teilprojekt Frontend hat zwar vage Infos geschickt, aber die Zahlen zum tatsächlichen Entwicklungsfortschritt fehlen – vom Teilprojekt Backend hast du seit zwei Monaten nichts gehört.

2. Der Trick mit den alten Daten

Also was jetzt? Zwei Tage vor dem Meeting nimmst du das, was du hast und erstellst deine Präsentation mit diesen Daten – notfalls eben mit veralteten Zahlen.

Denk daran: Du magst zwar den Projekt-Hut aufhaben, aber du bist nicht verantwortlich für die Daten der Teilprojektleiter. Deine Aufgabe ist es, den Überblick zu bewahren. Wenn die detaillierten Informationen fehlen, liegt das Problem nicht bei dir, sondern bei den Kollegen.

3. Druck umkehren: Alte Zahlen, große Wirkung

Schick den Teilprojektleitern zwei Tage vor der Sitzung die veralteten Daten, die du präsentieren wirst.

„Hier ist der Stand, den ich übermorgen im Lenkungsausschuss präsentieren werde. Wenn es noch Updates gibt, lasst es mich bitte wissen, ansonsten werden diese Daten präsentiert.“ 

Vermutlich ist ihnen nicht egal, wenn sie sehen, dass ihre Teilprojekte auf dem Stand von vor fünf Monaten sind. Es sieht ja auch nicht gut aus, wenn ihr Teilprojekt seit zwei Monaten stagniert – vor allem, wenn die Führungsetage dabei zuschaut.

Beispiel:
Das Frontend-Team liefert dir am nächsten Morgen genauere Zahlen. Die Leute vom Backend bleiben stumm, aber das ist okay – du präsentierst, was du hast.

4. Transparenz schaffen – deine Aufgabe als Projektleiter

Natürlich könnte der Gedanke aufkommen: „Was sagt es über meine Fähigkeiten als Projektleiter aus, wenn ich veraltete Daten präsentiere?“ Vollkommen verständlich – keiner möchte mit veralteten Informationen dastehen. Aber die Alternative wäre, gar nichts zu präsentieren oder komplett für die fehlenden Daten verantwortlich gemacht zu werden.

In Wahrheit zeigt diese Transparenz sogar Führungskompetenz: Du arbeitest mit dem, was dir zur Verfügung steht. Gleichzeitig belässt du die Verantwortung dort, wo sie hingehört: bei den Teilprojektleitern.

Beispiel:
Im Meeting präsentierst du die aktuellen Daten, aber auch die lückenhaften Stellen. „Für das Frontend liegen uns die neuesten Fortschritte vor, aber das Backend hat es leider versäumt, uns aktuelle Daten zu liefern.“ Dies sagst du ruhig und sachlich. Du übernimmst keine Verantwortung für die Fehler der anderen, sondern bleibst professionell und transparent. Wenn jemand nicht liefert, darfst du das ruhig auch so ansprechen. Ein einfacher Satz wie „Teilprojekt A hat es leider versäumt, aktuelle Zahlen zu liefern“ ist völlig legitim und schafft Klarheit.

5. Nach dem Meeting: Feedback

Nach dem Meeting schickst du eine kurze Mail an die „Säumigen“:

„Danke an alle, die ihre Zahlen aktualisiert haben. Für diejenigen, die das noch nicht getan haben – bitte denkt daran, dass wir pünktliche Zuarbeiten für den nächsten Lenkungsausschuss brauchen, damit wir den Projektfortschritt richtig darstellen können.“ 

Kaum einer möchte dauerhaft derjenige sein, dessen Zahlen immer hinterherhinken. Ein kleiner Hinweis in diese Richtung kann oft Wunder wirken. Und das Beste: Du musst niemandem hinterherrennen.

6. Gelassenheit ist deine Superkraft

Zugegeben: Es wird immer ein paar harte Nüsse geben, die auch so ein Vorgehen völlig kaltlässt. Aber die Wahrscheinlich steigt deutlich, dass solche Situation zukünftig leichter von der Hand gehen werden: Alle Beteiligten verstehen nun, dass es in ihrem Interesse liegt, aktuelle Daten zu liefern. Du musst niemandem hinterherrennen, sondern machst klar: „Hier sind die Zahlen, die ich präsentieren werde. Ihr habt die Chance, das zu aktualisieren – oder eben nicht.“ Das schafft Verantwortungsbewusstsein und bringt dich aus der „Jäger-und-Sammler“-Rolle heraus.

Sorge ums Teamklima?

Du traust dich nicht so recht, so vorzugehen? Niemand möchte andere bloßstellen, und das ist auch nicht der Sinn der Sache. Es geht darum, offene Kommunikation zu fördern. Wenn jemand nicht liefert, darf das auch erwähnt werden, ohne dass es als Bloßstellung wahrgenommen wird.

Es hilft, die Erwartung zu setzen: „Wir sind ein Team, aber jeder hat seine Verantwortung.“ Und ganz ehrlich, ein bisschen „sanfter Druck“ kann manchmal die nötige Motivation bringen, ohne dass es das Teamklima belastet. Du kannst auch nach dem Meeting auf den betroffenen Teilprojektleiter zugehen und das Thema in Ruhe besprechen. Transparenz schafft langfristig Vertrauen.

Fazit

Eigentlich ganz einfach, oder? Deine Aufgabe als Projektmanager ist es nicht, jede Lücke selbst zu füllen, sondern mit den vorhandenen Informationen zu arbeiten und die Verantwortlichkeiten klar zu benennen. Transparente Kommunikation und proaktives Handeln sorgen dafür, dass das Team langfristig verantwortungsvoller und verlässlicher wird, ohne das Arbeitsklima zu belasten.