Einkauf, Vertrieb oder Marketing: Das sind die klassischen Abteilungen in jeder Firma. Aber eine eigene Abteilung fürs Projektmanagement ist noch nicht überall Standard. Wir zeigen dir, was ein Projektmanagement-Office (PMO) eigentlich ist, was es kann und wann es sinnvoll ist, dieses einzuführen.
Was ist ein Projektmanagement-Office (PMO)?
Wie der Name schon erahnen lässt: Ein Projektmanagement-Office ist eine eigenständige Abteilung, die sich mit allem rund um das Projektmanagement beschäftigt.
Aber Moment mal: Vielleicht denkst du „Wir kriegen unsere Projekte doch auch ohne ein PMO hin, wozu sollte man dafür eine ganz eigene Abteilung aufbauen?“
Das kann stimmen! Aber besonders, wenn viele Projekte gleichzeitig mit einem hohen Budget durchgeführt werden, geht der Überblick schnell verloren. Es ist nicht unüblich, dass in Großkonzernen zwei Projektteams an der gleichen Sache arbeiten, ohne voneinander zu wissen.
Ein Beispiel:
In der IT-Abteilung wird ein Projektteam zur Einführung einer neuen Einkaufssoftware gegründet. Auf Managementebene wird gleichzeitig ein Projektteam gegründet, um die Einkaufsprozesse effizienter zu gestalten. Du siehst: Hier wird es Überschneidungen geben, die aber unentdeckt bleiben. Das führt früher oder später zu Konflikten und Frustration.
Genau solche Situationen kann ein PMO verhindern. Das PMO behält den Überblick über alle Projekte und die damit verbundenen Prozesse, Veränderungen, Risiken oder auch Konflikte.
Welche Aufgaben übernimmt ein PMO?
Ein richtig gutes PMO fängt von oben an: Was ist das Gesamtunternehmensziel? Davon abgeleitet achtet ein PMO darauf, dass die gestarteten Projekte möglichst gut zu diesem Gesamtziel beitragen. Es trifft in der Regel keine Entscheidungen, ob und welche Projekte gestartet werden, sondern unterstützt die Projektmanager bei der täglichen Arbeit. Die wichtigsten Aufgaben des PMOs sind dabei im Detail:
- Überblick über alle laufenden Projekte (und somit das Vermeiden von Doppelarbeit)
- Priorisierung der Projekte abgeleitet von der Unternehmensstrategie
- Überwachen vom Umsetzen von Projektmanagement-Methoden
- Vereinheitlichung der Projektdurchführung
- Sammeln und Weitergeben von Projektwissen
- Unterstützung bei der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten
- Koordination der Ressourcen
- Überwachung und Reporting des Fortschritts von Projekten
- Qualitätskontrolle
Natürlich ist es möglich, dem PMO weitere Aufgaben zu übertragen, zum Beispiel Schulungen, Coaching oder Planungsaufgaben. Welche Aufgaben genau das Projektmanagement-Office übernimmt, legt jedes Unternehmen für sich fest.
Also wieder zurück zu unserem Beispiel der Projekte rund um den Einkauf:
Das Beispiel von oben geht weiter:
Ein PMO könnte die Projektteams zusammenführen. Ein Teil der effizienteren Einkaufsprozesse ist die Einführung eines neuen IT-Tools. Somit sind die Jungs und Mädels aus der IT ein Teilteam des Managementprojektteams. Das PMO würde bei der Methodik helfen (z. B. durch agiles Projektmanagement) und darauf achten, dass einheitlich und transparent dokumentiert wird. Am Ende des Projekts sammelt das PMO die Learnings aus dem Gesamtprojekt ein und gibt das Wissen an die richtigen Stellen weiter.
Was hast du als Projektleiter von einem PMO?
Kontrolliert dich das PMO dann oder steht es zu dir als Projektmanager sogar in Konkurrenz?
Auf keinen Fall! Das PMO ist Unterstützer und keine hierarchisch übergeordnete Instanz. Als Projektmanager kannst du nur von einem PMO profitieren. Schau dir die konkreten Vorteile an:
| Aufgaben eines PMO | Vorteile für den Projektmanager |
|---|---|
| Überblick über alle Projekte | Abschöpfen von vorhandenem Wissen in anderen Projekten Vermeidung von Doppelarbeit |
| Priorisieren der Projekte | Die vorhandenen Ressourcen an der richtigen Stelle einsetzen |
| Umsetzen von Projektmethoden | Die richtigen Methoden im richtigen Projekt einsetzen Unterstützung bei der Durchsetzung von Methoden Up-to-date bleiben in der Methodenkompetenz |
| Vereinheitlichung der Projektdurchführung | Das Rad nicht immer neu erfinden müssen Effizienzsteigerung durch Nutzen von Vorlagen |
| Projektwissen sammeln und weitergeben | Strukturierter Projektabschluss Nutzen von strukturiertem Wissen beim nächsten Projekt |
Insgesamt sollte also eine Entlastung des Projektmanagers entstehen, wodurch du dich auf deine eigentliche Aufgabe konzentrieren kannst.
In welchen Unternehmen lohnt sich ein PMO?
Man könnte jetzt meinen, dass es sich nur bei Großkonzernen lohnt, ein eigenes PMO zu integrieren. Jedoch zeigt folgende Statistik eine andere Realität:
Du siehst: Nicht die Unternehmensgröße entscheidet, stattdessen müssen wir uns andere Faktoren ansehen. Für welche Unternehmen lohnt es sich genau, eine eigene Abteilung für Projektmanagement zu schaffen? Folgende Faktoren geben ein Indiz:
- Projektteams arbeiten alle unterschiedlich: Die IT-Abteilung nutzt Kanban, die Projekte auf Managementebene müssen mit Scrum umgesetzt werden und der Vertrieb macht eh eher alles auf Zuruf? Ja, dann ist eine vereinheitlichte Vorgehensweise oder zumindest ein Überblick über alle Methodiken sinnvoll.
- Projekte entstehen lediglich aus Ideen heraus: „Ich hatte heute Morgen unter der Dusche diese tolle Idee“! Wenn Projekte hauptsächlich ad hoc entstehen und nicht auf die Unternehmensstrategie ausgelegt sind, ist das ebenfalls ein Zeichen, dass ein PMO nötig wäre.
- Wachsende Unternehmen: Irgendwann kommt das erste richtig große Projekt ins Unternehmen. Vor allem zu diesem Zeitpunkt sollte über die Einführung eines kleinen PMOs nachgedacht werden, um bei Großprojekten von Anfang an alles (oder zumindest das Meiste) richtig zu machen.
- Das Rad wird neu erfunden … und neu und neu …: Bei einem fehlenden Wissensmanagement lohnt sich ebenfalls die Einführung eines PMOs. Dies ist übrigens eine hervorragende einführende Aufgabe für ein frisch gegründetes PMO.
Wie groß sollte ein PMO sein?
Zwar gilt in vielen Unternehmensbereichen „Think Big“, allerdings empfiehlt sich hier ein kleiner Anfang. Wenn bei kleinen Unternehmen direkt ein großes Projektmanagement-Office eingeführt wird, kann das ein ziemlich starres Konstrukt werden.
Kleine PMOs können sich am Anfang noch leichter flexibel an die Unternehmensprozesse anpassen und somit dort ansetzen, wo der Schuh am meisten drückt. Vielleicht brauchen die Teams eher Hilfe bei der Kostenkalkulation, weil viele der Projekte über dem Budget liegen? Oder vielleicht wird noch viel mit Excel gearbeitet? Es gibt nicht DAS Vorgehen zum Einführen des PMOs. Betrachte es eher als eine erste Notstation rund um Projekte – je nachdem, wo die Not derzeit am Größten ist.
Was bringen PMOs langfristig wirklich?
Vielleicht spielst du nun mit dem Gedanken, ein PMO in deinem Unternehmen zu etablieren, bist aber noch nicht ganz schlüssig, was das langfristig bringt? Schauen wir uns hierzu mal die Statistik an.
Zunächst schauen wir, wie der Erfolg von PMOs überhaupt gemessen werden kann. In einer Umfrage konkret zu PMOs wurden die Teilnehmer gefragt: „Welchen Stellenwert haben die folgenden Sachverhalte oder Kennzahlen bei der Messung des Erfolgs des PMOs in Ihrer Organisation?“
Weiterhin hat man die gleichen Teilnehmer gefragt, wie groß sie den Beitrag des PMOs zur Organisation einschätzen:
Somit ist also klar: PMOs scheinen durchaus etwas zu bringen. Was sind aber genau die Vorteile für das gesamte Unternehmen?
Die Vorteile für das Gesamtunternehmen sind somit recht ähnlich zum Nutzen für den einzelnen Projektleiter. Der wichtigste Faktor ist die Vermeidung von Doppelarbeiten. Aber auch für die Einzelprojekte an sich bringt das PMO Vorteile. Die Ziele werden stringenter verfolgt (und auch von Anfang an richtig formuliert), die Entscheidungen für und in Projekten passen mit dem gesamten Unternehmen zusammen und somit entsteht allgemein ein schnelleres Wachstum.
Fazit
Projektmanagement-Offices setzen dort im Unternehmen an, wo Projekte bzw. Projektmanager die größte Unterstützung brauchen. Dabei hängt die Einführung von PMOs nicht von der Unternehmensgröße ab, sondern von Faktoren wie Anzahl der Projekte, Schwierigkeiten in den Projekten und dem aktuellen Wissensmanagement. Wenn du diese Faktoren in deinem Unternehmen wiedererkennst, dann solltest du über die Einführung eines (zunächst kleinen) PMOs gerne nachdenken – oder es an der geeigneten Stelle anregen.
Fragen und Antworten
PMO steht für Projektmanagementoffice und bezeichnet eine eigene Abteilung in einem Unternehmen rund um Projektmanagement. Das PMO sorgt dafür, dass Projekte mit festgelegten Standards sauber und gut strukturiert ablaufen.
Ein gutes PMO sorgt dafür, dass Projekte gut laufen. Das bedeutet, dass es im gesamten Unternehmen einheitliche Tools und Werkzeuge gibt (auch Projektmanagementsoftware ist hier sehr hilfreich) und keine Doppelarbeit passiert – sowohl innerhalb eines Projektes als auch unternehmensweit in allen Projekten.
Grundsätzlich solltest du für die Stelle des PMO-Leiters bereits mehrjährige Erfahrung als Projektleiter haben. Neben den fachlichen Kenntnissen hilft hier aber vor allem eine gute Portion Soft-Skills – also Sozialkompetenzen wie Durchsetzungsvermögen, Empathie und Spaß daran, Wissen weiterzugeben.
Wenn viele Projekte im Unternehmen nebeneinander herlaufen und das noch mit ganz unterschiedlichen Arbeitsweisen, dann macht ein PMO auf jeden Fall Sinn. Ein weiterer Indikator kann sein, dass Projekte im Unternehmen immer nur ad hoc entstehen und keine langfristige Planung dahintersteht. Auch bei starkem Wachstum kann die Einführung eines PMOs bei der langfristigen strategischen Planung helfen.
