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Projektkosten ermitteln in 10 Schritten: So geht’s!

Auf den Punkt gebracht

Zur Ermittlung der Projektkosten muss nur mit Zahlen jongliert werden und dann muss man vor allem Glück haben? Im Gegenteil: Dieser Artikel fasst 10 Schritte zusammen, die dich sicherer durch deine Projektkalkulation führen.

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Ein Projekt klopft an die Tür und die böse Frage ist nicht weit: Wie viel wird es kosten? Welche Projektkosten werden anfallen? Viele haben einen Widerwillen dagegen, einen Kostenplan zu erstellen: Was, wenn es doch teurer wird? Und woher soll ich überhaupt wissen, wie viel so ein Projektmonster kosten soll? Muss ich etwa Rechenschaft ablegen, wenn es teurer wird?

Kein Wunder, dass sich viele mit einer solchen Kostenplanung schwer tun. Deshalb folgen nun 10 Schritte, an denen du dich entlang hangeln kannst:

Schritt 1: Schaffe Klarheit

Mache dich mit der grundlegenden Projektidee vertraut und schaffe Klarheit darüber, warum das Projekt umgesetzt wird. Besonders in frühen Projektphasen müssen vage Ideen in brauchbare Lösungsansätze transformiert werden:

  • Was soll entstehen? Welche Ergebnisse werden erwartet?
  • Welcher Zeitrahmen steht zur Verfügung?
  • Welche strategischen Ziele werden verfolgt?

Wird dieser Schritt übersprungen, steigt das Risiko, erheblichen Planungsaufwand am eigentlichen Ziel vorbei oder sogar umsonst zu betreiben – und das wäre doch wirklich schade.

Schritt 2: Identifiziere die Einzelteile

Es gibt einen konkreten Lösungsansatz? Sehr gut! Nun wird es andere Zeit, diesen in Einzelteile zu untergliedern:

  • Identifiziere die zum Projektabschluss erwarteten Lieferobjekte. Auch die Projektstrukturplanung kann dir bei der Übersicht helfen.
  • Mache dir Gedanken, wie und in welchem Umfang diese erstellt werden.

In den jetzt folgenden Schritten muss eine eine Kostenschätzung für jedes Lieferobjekt abgegeben werden. Tipps für verschiedene Schätzmethoden findest du in diesem Artikel.

Schritt 3: Schau genauer hin

Jetzt beginnt die Detailarbeit! Mache dich mit folgenden Teilaspekten deines Projekts näher vertraut:

  • Wer genau ist der Kunde? Was erwartet er vom Projekt?
  • Wie ist das Team aufgestellt? Welche Erfahrungen hat es?
  • Welche Vorgeschichte hat das Projekt?

Das Ziel: Du erlangst erheblich mehr Klarheit über die Erwartungshaltung der Beteiligten, Kompetenzen und Erfahrungen – und das hilft beim Schätzen!

Schritt 4: Frage schwierige Fragen

Du kannst natürlich alle Schätzungen für die Projektkosten selbst abgeben – das ist allerdings wenig empfehlenswert. Frage diejenigen, die sich mit den Details auskennen: deine Teammitglieder.

Wie sollen die Projektbestandteile am besten umgesetzt werden? Worauf beruht die Schätzung? Welche Annahmen liegen dem zugrunde? Scheue dich nicht vor kniffligen Fragen – die Antworten lassen so manche Schätzung genauer werden.

Schritt 5: Schaffe Platz für Unvorhergesehenes

Welches Projekt läuft schon nach Plan? So manches Projekt wurde von unerwarteten Kosten aus der Bahn geworfen. Deine Aufgabe zu Beginn:

  • Kalkuliere ein Risikobudget ein.
  • Berücksichtige mögliche Auswirkungen einer Änderung des Projektplans.
  • Erstelle bei Bedarf eine alternative Planung, falls dein Projekt in verschiedenen Szenarien verlaufen könnte.

Achtung: Manche vertreten die Ansicht, dass ein im Vorhinein festgelegter Puffer in jedem Fall ausgenutzt wird – eine Art selbsterfüllende Prophezeiung. Wäge ab, ob und wieviel Puffer du angemessen findest.

Schritt 6: Scheue dich nicht vor Schätzungen

Sei dir im Klaren darüber, nicht das gesamte Projekt akkurat planen zu können:

  • Schätze genau für die Projektbestandteile, die verlässlich und greifbar sind.
  • Gebe für spätere oder unklarere Phasen nur grobe Schätzungen ab.

Manchen ist es regelrecht unheimlich, Projektkosten nur grob zu schätzen statt genau zu planen und dies als „Kostenplan“ zu verkaufen. Die Erfahrung zeigt: Besonders für weit in der Zukunft liegende oder unklare Anforderungen sind grobe Schätzungen oft überraschend akkurat – wenn sie von jemandem mit Fachkompetenz und Erfahrung abgegeben werden.

Was steht am Ende dieses Schritt: Eine Liste von Lieferobjekten mit den jeweiligen geschätzten Kosten und einem Risikobudget, die in Summe die gesamten Projektkosten ergeben. Das klingt beinahe so, als wärst du schon fertig? Noch nicht ganz!

Schritt 7: Berücksichtige indirekte Kosten

Bisher hast du dich um den Projektinhalt gekümmert, jetzt kommen weitere Kostenblöcke dazu:

  • Was kostet das Projektmanagement?
  • Gibt es administrative Kosten, z.B. für Reporting und Buchhaltung?
  • Wurden Reisekosten berücksichtigt?
  • Gehen die Planungen selbst in die Projektkosten ein?

Viele indirekte Kosten werden im ersten Schritt vergessen – hier werden sie berücksichtigt!

Schritt 8: Prüfe auf Fehler

Ein kleiner, aber wichtiger Schritt: Begutachte noch einmal deine Schätzung und prüfe, ob Formeln, Umrechnungskurse, Stundensätze usw. korrekt eingepflegt wurden. Wenn du dir schon so viel Arbeit machst, soll es schließlich nicht an einem Flüchtigkeitsfehler scheitern, richtig?

Schritt 9: Ergänze das Kleingedruckte

Gib niemals eine Kostenschätzung ohne das wichtige Drumherum ab:

  • Welche Annahmen liegen der Kostenplanung zugrunde?
  • Welche Rechten und Pflichten hat der Kunde?
  • Welche Erwartungen bestehen an Kommunikation und Zusammenarbeit?

Schritt 10: Sei ehrlich

Es gibt zwei Wege, die niemals gut gehen:

  1. Du planst dein Projekt unrealistisch günstig, um an einen Auftrag zu bekommen: Das führt meist zu internen Problemen und bösen Anrufen vom Controlling – und falls der Kunde die gesamte Zeche zahlen soll, dann gibt es richtig Ärger.
  2. Du planst dein Projekt viel zu teuer, um genügend Puffer zu haben: Das führt schnell zu einem Vertrauensverlust beim Kunden und im Vergleich mit anderen wird dein Projekt negativ herausstechen.

Sei so realistisch und ehrlich wie möglich, dann ersparst du dir lange Diskussionen beim Reporting und baust Vertrauen auf.

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Fazit

Viele bekommen bei der Ermittlung der Projektkosten graue Haare. Warum: Weil es sich unheimlich anfühlt, Ausgaben für etwas zu schätzen, was oft noch vage ist und weit in der Zukunft liegt. Das Erfolgsrezept: Schaffe Klarheit, binde Experten ein, frage genauer nach und scheue dich nicht vor groben Schätzungen – sie meist überraschend treffend.

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