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Fragetechniken: Der Schlüssel zu erfolgreichen Gesprächen

Auf den Punkt gebracht

Fragetechniken werden dazu verwendet, um Fragen effektiv zu stellen und Informationen zu erhalten. Sie helfen dabei, das Verständnis zu fördern, den Dialog zu erleichtern und die gewünschten Informationen zu erlangen. Einige gängige Fragetechniken sind offene Fragen, geschlossene Fragen, zirkuläre Fragen, hypothetische Frage und Skalierungsfragen. Jede dieser Techniken hat ihre eigenen Vorteile und Ziele und kann je nach Situation und Kontext eingesetzt werden, um Informationen zu sammeln, Probleme zu identifizieren, Lösungen zu finden oder das kreative Denken zu fördern.

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Wusstest du, dass Kinder etwa 500 Fragen pro Tag stellen? Diese Zahl dürfte für Erwachsene deutlich geringer sein – aber deshalb sind Fragen nicht weniger wichtig. Es wäre doch schön, wenn du mithilfe der richtigen Fragetechnik nicht nur dein Gesprächsziel erreichen könntest, sondern nebenbei das Gespräch auch effizient und lebendig gestalten könntest, oder? Doch welche Fragetechniken gibt es und wie setzt du sie am besten ein? Genau darum geht es in diesem Artikel!

Warum Fragetechniken so wichtig sind

Warum sind Fragetechniken ein wichtiger Schlüssel zu erfolgreichen Gesprächen – und das nicht nur im Projektmanagement? Ganz einfach: In der Regel möchtest du in beruflichen Gesprächen etwas erreichen, beispielsweise:

  • Eine Entscheidung herbeiführen
  • Informationen sammeln
  • Perspektivwechsel ermöglichen
  • Eine Einschätzung zu einer Situation erhalten
  • Ideen entwickeln

Indem du die passenden Fragetechniken wählst, kannst du das Gespräch so gestalten, dass du dein Gesprächsziel erreichst. Schöner Nebeneffekt: Das Gespräch läuft in der Regel für beide Seiten befriedigender ab – es wird ganz einfach effektiver kommuniziert! Je nach Kontext und Zielsetzung kommen unterschiedliche Fragetechniken zum Einsatz – übrigens oft ganz intuitiv.

Fragetechniken mit Beispiel

Unterschiedliche Fragetechniken und ihre Anwendung

Geschlossene Fragen

Geschlossene Fragen sind sehr effektiv, um schnelle und präzise Antworten in Form einer Zustimmung oder Ablehnung zu bekommen. Sie erfordern nur eine kurze Antwort – Ja oder Nein. Aus diesem Grund werden sie auch als Ja-Nein-Frage bezeichnet.

Beispiele:

  • Hast du alle erforderlichen Informationen für das Projekt erhalten?
  • Ist das Projekt im vorgegebenen Zeitplan?
  • Sind alle Teammitglieder über die Änderungen informiert?
  • Haben wir genügend Ressourcen, um das Projekt abzuschließen?
  • Ist die Vereinbarung von allen Parteien unterzeichnet worden?
  • Wurden alle notwendigen Genehmigungen für das Projekt eingeholt?

Wenn du geschlossene Fragen stellen möchtest, sollten diese nicht zu kompliziert sein. Je einfacher und präziser die Frage, desto schneller und eindeutiger wird die Antwort sein. Eine allgemeine Frage wie „Empfindest du die aktuelle Entwicklung der Gesellschaft als positiv?“ wird selten zu einem klaren Ja oder Nein führen, „Hast du alle Dokumente abgespeichert?“ hingegen schon.

Schnelle Ergebnisse ohne lange Diskussionen? Klingt gut, oder? Trotzdem haben geschlossene Fragen natürlich ihre Grenzen und sind nicht für alle Situationen geeignet. Sie können den Spielraum für kreative oder ausführliche Antworten einschränken und möglicherweise wichtige Informationen übersehen lassen. Von deinem Gegenüber erfährst du bei dieser Fragetechnik nicht allzu viel – dafür eignen sich offene Fragen viel besser.

Offene Fragen

Im Gegensatz zu geschlossenen Fragen ermöglicht diese Fragetechnik eine Vielzahl von Antworten. Offene Fragen beginnen fast immer mit W-Wörtern (Wie?, Warum? Was? usw.). Mithilfe dieser Fragen kannst du deutlich mehr Informationen von deinem Gesprächspartner erhalten.

Beispiele:

  • Geschlossene Frage: „Bist du bereit?“
  • Offene Frage: „Was brauchst du noch, bevor du bereit bist?“
  • Geschlossene Frage: „Glaubst du, wir haben ein gutes Risikomanagement?“
  • Offene Frage: „Wie könnten wir das Risikomanagement des Projekts verbessern?“

Selbstverständlich besteht auch bei geschlossenen Fragen immer die Möglichkeit, dass der Antwortende ausführlicher antwortet und sogar begründet, aber eine geschlossene Frage ermuntert nicht dazu und überlässt dies damit der Initiative des Antwortenden.

Offene Fragen haben mehrere Vorteile:

  • Tieferes Verständnis: Mit offenen Fragen kannst du im Gespräch tiefer in ein Thema eintauchen. Sie ermutigen den Gesprächspartner, ausführlichere Antworten zu geben, sodass du mehr Informationen erhältst.
  • Förderung der Kommunikation: Offene Fragen ermuntern zu längeren und detaillierteren Antworten. Dadurch werden Dialoge und Diskussionen angeregt und die Kommunikation zwischen dir und deinem Gegenüber verbessert.
  • Unterschiedliche Perspektiven: Mit offenen Fragen werden Gesprächspartner dazu ermutigt, ihre eigenen Erfahrungen und Perspektiven auszudrücken. Dadurch können verschiedene Meinungen und Sichtweisen berücksichtigt werden, was zu einer breiteren und vielfältigeren Diskussion führt.
  • Problemlösung und Kreativität: Durch das Stellen offener Fragen werden kreative Lösungsansätze und neue Ideen gefördert. Offene Fragen ermutigen zu unkonventionellem Denken und unterstützen den Prozess der Problemlösung.

Beispiele:

  • Wie würdest du den aktuellen Fortschritt des Projekts bewerten?
  • Welche Herausforderungen siehst du im Moment und wie könnten sie gelöst werden?
  • Welche Änderungen oder Verbesserungen könnten zur Effizienzsteigerung des Teams beitragen?
  • Wie könnten wir die Kommunikation innerhalb des Projektteams verbessern?
  • Welche Faktoren haben bisher zum Erfolg anderer Projekte beigetragen und wie könnten wir diese hier anwenden?

Fragen wie diese öffnen den Raum für Diskussionen, fördern das kreative Denken und ermöglichen es, verschiedene Perspektiven und Ideen ins Projekt einzubringen.

Tipp: Offene Fragen können hervorragend mit dem aktiven Zuhören kombiniert werden: Fasse die Ergebnisse zusammen und formuliere sie mit deinen eigenen Worten!

Zirkuläre Fragen

Die Fragetechnik der zirkulären Fragen ist spannend, wenn ein Perspektivwechsel benötigt wird. Die Idee ist einfach: Du fragst nicht direkt nach der Meinung deines Gegenübers, sondern bringst eine reale oder fiktive Person mit ins Spiel, deren Meinung gefragt ist.

Beispiele:

  • Was würde Abteilung A davon halten, wenn wir den Prozess für die Buchung von Meeting-Räumen ändern?
  • Was würde die Geschäftsführung von dem aktuellen Projektstatus halten?
  • Was glaubst du, würden deine Teammitglieder über dich als Führungskraft sagen?
  • Wie würde deine beste Freundin mit der Situation umgehen?
  • Was würde es für einen Eindruck auf deine Chefin machen, wenn du in Meetings häufiger das Wort ergreifen würdest?
  • Wie glaubst du, wirkt die Stakeholder-Kommunikation auf unsere Kunden?

Du siehst: Statt eine Person nach ihrer persönlichen Meinung zu fragen, wird sozusagen um die Ecke gefragt, was neue Sichtweisen und Perspektiven ermöglicht. Statt die eigenen Denkmuster zu nutzen, wird zu neuen Gedankengängen angeregt. Außerdem fällt es manchen Menschen auf diese Weise leichter, Unangenehmes auszusprechen.

Diese Art von Fragen eignet sich in Situationen wie Mitarbeitergesprächen, Problemlösungsprozessen oder Situationen, in denen Kreativität gefragt ist.

Hypothetische Fragen

Hypothetische Fragen beginnen oft mit „Was wäre, wenn…?“ und helfen ähnlich wie zirkuläre Fragen dabei, neue Gedankengänge anzuregen und alternative Szenarien durchzuspielen.

Beispiele:

  • Was würdest du tun, wenn wir unbegrenzte Ressourcen für das Projekt hätten?
  • Wie würdest du reagieren, wenn ein wichtiger Stakeholder ablehnend gegenüber unseren Plänen stehen würde?
  • Wie würdest du vorgehen, wenn sich das Marktszenario plötzlich ändern würde und neue Wettbewerber aufträten?
  • Mal angenommen, dein Team würde urplötzlich komplett ausfallen – was würdest du tun?
  • Wie würdest du vorgehen, um Zeit und Budget einzusparen, wenn sich das Projekt verzögert?
  • Wie wäre es, wenn du ab morgen plötzlich Abteilungsleiter wärst?

Diese Fragetechnik eignet sich besonders dann, wenn die Kreativität angeregt werden soll oder um verschiedene Alternativen und deren Konsequenzen zu verdeutlichen. Oft helfen hypothetische Fragen dabei, verschiedene Lösungsansätze im Kopf durchzuspielen, ohne direkt von praktischen Konsequenzen eingeschränkt zu sein.

Skalierungsfragen

Mithilfe von Skalierungsfragen kann dein Gesprächspartner eine Antwort auf einer Skala von z. B. 1 bis 10 geben.

Beispiele:

  • Auf einer Skala von 1 bis 10: Wie zufrieden bist du mit dem Projektfortschritt?
  • Was müsste passieren, um von einer 3 auf eine 8 zu kommen?
  • Letzte Woche hast du mit „5“ geantwortet – wie würdest du heute die Stimmung im Team einschätzen?
  • Auf einer Skala von 1 bis 10: Wie gut fühlst du dich vom Controlling unterstützt?
  • Auf einer Skala von 1 bis 10: Wie weit bist du mit deinem persönlichen Zeitmanagement gekommen?
  • Warum glaubst du, bist du auf eine 3 abgerutscht?

Du erhältst du eine schnelle Einschätzung deines Gegenübers bezogen auf eine bestimmte Situation. Praktisch: Du kannst diese Fragetechnik auch zur Fortschrittsmessung nutzen und dann, wenn dein Gegenüber über eine Situation oder sich selbst reflektieren soll.

Wichtig: Eine Skalierungsfrage allein ist eine schöne Sache, aber das meiste holst du dann aus einem Gespräch heraus, wenn du sie mit einer offenen Frage kombinierst: „Warum hast du mit einer 7 geantwortet? Was fehlt noch zur 10?“ Mache dich zum Nachfragen bereit, um tief ins Thema einzutauchen.

Fokussierungs- und Priorisierungsfragen

Diese Fragetechnik zielen darauf ab, präzise Informationen zu einer konkreten Situation zu erhalten. Sie sind den offenen Fragestellungen sehr ähnlich und beginnen oft mit einem W-Wort (Wie? Was? Warum?), sind aber weniger weit formuliert und fordern zu konkreten Antworten auf.

Beispiele:

  • Wie genau würde diese Kreativitätstechnik zu besseren Ideen führen?
  • Wie würde uns dieses Software-Tool konkret in unserer Abteilung dabei helfen, schnellere Angebote zu erstellen?
  • Wie schnell genau können wir mit Ergebnissen rechnen?
  • Warum genau ist dieser Ansatz keine gute Idee für ausgerechnet unser Projekt?
  • Was müssen wir konkret als Erstes tun, um weiterzukommen?

Fragen wie diese helfen dabei, allgemeine Informationen auf eine konkrete Situation anzuwenden. Setze sie gern dann ein, wenn dein Gegenüber oberflächlich bleibt, du dir aber konkretere Antworten wünschst. Bohre nach!

Welche Fragetechnik ist die richtige?

Welche Fragetechnik solltest du nun also bevorzugt einsetzen? Du ahnst es sicher: Es kommt darauf an! Was möchtest du erreichen? Die folgende Tabelle gibt dir eine Orientierung:

ZielstellungPassende Fragetechniken
Zur Diskussion anregenOffene oder hypothetische Fragen
Perspektivwechsel ermöglichenZirkuläre Fragen oder hypothetische Fragen
Schnelle Zustimmung oder Ablehnung erhaltenGeschlossene Fragen
Zuhörer interessiert haltenSkalierungsfragen oder hypothetische Fragen
Zum Reflektieren anregenSkalierungsfragen oder zirkuläre Fragen
Eine Einschätzung erhaltenOffene Fragen, Skalierungsfragen, zirkuläre Fragen
Fortschritte einschätzenSkalierungsfragen
Zur Kreativität anregenOffene Fragen, zirkuläre Fragen, hypothetische Fragen
Problemlösungen forcieren:Hypothetische Fragen, Fokussierungsfragen

Wie so oft im Leben: Die Mischung macht’s! Stell dir ein Dauerfeuer von ausschließlich geschlossenen oder Skalierungsfragen vor – das wäre als Gesprächspartner ermüdend und unbefriedigend (außer du befindest dich in einer gezielten Befragungs- oder Interviewsituation).

Lebendige Gespräche leben von einer angemessenen Mischung, die dein Gegenüber zum Nachdenken anregt, neue Perspektiven aufzeigt und dich deinem Gesprächsziel näher bringt.

Fazit

Das Anwenden von Fragetechniken ist keine Raketentechnik und erfolgt in der Regel intuitiv. Achte am besten in deinem Alltag darauf, welche Fragen du regelmäßig einsetzt – vermutlich sind die meisten der genannten Fragetechniken mehr oder weniger stark vertreten.

Du möchtest gut vorbereitet in ein bestimmtes Gespräch gehen und hast ein klares Ziel vor Augen? Dann schau dir die Fragetechniken noch einmal genauer an und überlege, wie du sie gezielt einsetzen kannst. Vorheriges Üben ist erlaubt!

Und denke daran: Eine angemessene Tonalität ist entscheidend für den Erfolg deiner Fragetechniken. Sei freundlich und höflich, aber auch bestimmt und selbstbewusst – so klappt es mit effektiven Gesprächen!

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