Alle Jahre wieder, Teil 3: Projektumfeld und Stakeholder

Dieser Artikel ist Teil 3 von 9 der Serie Alle Jahre wieder!

sterneWeihnachten naht!

Und wir wissen sogar schon, was wir alles erreichen wollen – die Projektziele sind definiert!

Besonders wichtig in dieser Phase der Projektplanung! Bloß nichts vergessen! Oberwichtel Arttu Juolu ist zum Glück kein Anfänger. Und trotzdem will er sichergehen, dass er auch alle Anforderungen und Rahmenbedingungen in der Planung berücksichtigt. Also legt er los!

Das Projektumfeld

Erster Schritt:

Er will herausfinden, welche Faktoren er im Projekt beachten muss. Dafür bietet sich die Betrachtung des Projektumfeldes an. Er fragt sich also:

  • Worauf müssen wir achten?
  • Welche Anforderungen bestehen?
  • Wer beeinflusst unser Projekt?

Schöner als eine lange Liste ist eine Grafik der gesammelten Rahmenbedingungen:

weihnachten-umfeld

Aha. Die Faktoren wurden also gruppiert. Schauen wir uns diese Gruppen mal etwas näher an:

  1. Soziale Rahmenbedingungen:
    Hier werden alle Personen(gruppen) gesammelt, die in irgendeiner Weise mit dem Projekt zu tun haben. Teilweise sind sie direkt beteiligt, wie die Rentiere, oder auch vom Projekt betroffen, wie die Eltern. Diese ganzen Leute schauen wir uns gleich noch etwas genauer an.
  2. Sachliche Rahmenbedingungen:
    Alle restlichen (nicht-sozialen) Rahmenbedingungen sind sachlicher Natur. Faktoren, die im Projekt beachtet werden müssen. Kurzes Zeitfenster? Viele Klimazonen? Klingt nach Punkten, bei denen einiges schief gehen kann! Und deshalb gehen wir auf diese Faktoren später noch genauer ein – im Rahmen der Risikoanalyse. Aber dazu erst später.
  3. Interne Rahmenbedingungen:
    Rahmenbedingungen gelten als intern, wenn sie sich innerhalb der Organisation befinden. Der Fuhrpark ist ein ganz klarer innerer Faktor, da dieser sich direkt im Weihnachtsdorf befindet.
  4. Externe Rahmenbedingungen:
    Alle anderen Rahmenbedingungen befinden sich außerhalb des Projektes und sind extern. Sie wirken auf das Projekt ein und können häufig nicht direkt beeinflusst werden.

Die Stakeholder

Wie versprochen: Wir schauen uns mal die sozialen Rahmenbedingungen des Projektumfeldes etwas genauer an. Wie so oft erstellt Arttu Juolu wieder eine Grafik. Seiner Erfahrung nach können die anderen Projektbeteiligten damit deutlich mehr anfangen, als mit einer Liste oder Tabelle:

weihnachten-stakeholder

 

Da haben wir sie also, unsere Stakeholder! Alle Personen, die vom Weihnachtsfest betroffen oder am Fest beteiligt sind. Als Bonus enthält die Darstellung gleich noch eine Bewertung der Stakeholder:

  • Einstellung zum Projekt:
    Nicht alle Stakeholder müssen Weihnachten gut finden! Eine negative Einstellung kann zu Konflikten führen – und darauf sollten wir vorbereitet sein. Bis auf die besorgten Tierschützer haben jedoch alle eine zumindest neutrale Einstellung.
  • Einfluss auf das Projekt:
    Wie stark können denn die einzelnen Personen das Projekt beeinflussen? Ein Weihnachtsmann sicher deutlich stärker als ein einzelnes Elternteil. Diese Bewertung hilft dabei, die Key-Player im Projekt zu identifizieren.

Wunderbar. Und nun? Ist die Stakeholder-Betrachtung damit abgeschlossen?

Noch nicht ganz!

Es ist schon schön zu wissen, welche Stakeholder es gibt. Aber wie können wir nun erreichen, dass sie unser Projekt unterstützen bzw. nicht behindern? Dafür stellen wir uns nun zwei Fragen:

  • Welche Interessen hat der jeweilige Stakeholder?
  • Und wie können wir sie am besten befriedigen bzw. welche Maßnahmen können wir ergreifen?

Heraus kommt diese schöne Tabelle:

StakeholderInteresseMaßnahmen
WeihnachtsmannDas Projekt soll reibungslos ablaufen und möglichst viele Kinder glücklich gemacht werden. Gute Vorbereitung und Planung des Projektes. Regelmäßige Informationen an den Weihnachtsmann.
WichtelDie Wichtel möchten möglichst gut vorbereitet und nicht auf den letzten Drücker geschult werden.Einplanung von Trainingsmaßnahmen für die einzelnen Arbeitsbereiche
RentiereAusreichende Ruhepausen und gutes Futter. Sie sind genügsam.Nur Einsatz hochwertigen Futters und Erstellung eines Tourenplans, der ausreichende Ruhezeiten ermöglicht.
KinderViiiiele Geschenke!Eingehen auf die Wunschzettel und Erfüllen der Wünsche.
ElternMöglichst wenig Stress. Kinderlachen. Nur angemessene Wünsche erfüllen.Filtern der Wünsche je nach Alter und Preisspanne.
TierschützerGute Pflege und Entlastung der Rentiere.Übermittlung von Informationen über Arbeitsbedingungen der Rentiere.
KonsumunternehmenMöglichst viel Umsatz!Frühzeitige Informationen über das Wunschvolumen, um Lieferzeiten absichern zu können.
WichtelgewerkschaftAusreichende Ruhepausen, gute Versorgung mit Lebkuchen, gemeinsames Singen von Weihnachtsliedern.Schaffung einer gemütlichen und unterstützenden Arbeitsatmosphäre.

Arttu Juolo fühlt sich gewappnet. Besonders für ein Thema, was niemand so richtig gern mag: Risiken! Dazu mehr im nächsten Teil dieser Serie!

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
Weitere Artikel der Serie:<< Alle Jahre wieder, Teil 2: ProjektzieleAlle Jahre wieder, Teil 4: Risiken >>
0 Kommentare

Dein Kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.