Alle Jahre wieder, Teil 5: Projektorganisation und -Kommunikation

Dieser Artikel ist Teil 5 von 9 der Serie Alle Jahre wieder!

sterneSo ein wenig Organisation muss schon sein!

Selbst der unorganisierteste Mensch sollte nachvollziehen können, dass ein Projekt von der Größe der weihnachtlichen Vorbereitungen im Weihnachtsdorf eine bestimmte Struktur braucht. Allein die große Anzahl an Wichteln und Rentieren müssen schließlich irgendwie gesteuert werden. Projektleiter und Oberwichtel Arttu Juolu kann beim besten Willen nicht alle Informationen an jedes Teammitglied einzeln weitergeben.

Also:

Eine Struktur muss her!

Und die sieht nun wie folgt aus:

weihnachten-orga

Arttu Juolu orientiert sich an den Tätigkeiten, die im Projekt erledigt werden müssen, und richtet vier Teilprojekte ein – sozusagen eine „Abteilung“ innerhalb des Projektes: Wunschzettelbearbeitung, Beschaffung, Verpackung und Transport. Diese Tätigkeitsbereich werden heruntergebrochen, bis die einzelnen Verantwortlichen wie die Bringwichtel in der Organisationsstruktur auftauchen. Wie viele das genau sind, wird erst später in der Ressourcenplanung ermittelt. Für jede dieser Stellen im Projekt werden Tätigkeitsbeschreibungen angefertigt. Wird ein neuer Schleifenbinder ins Projekt aufgenommen, so wird er anhand dieser Beschreibung wissen, was er zu tun hat. Und das ist bei den viiiielen Wichteln wirklich äußerst nützlich.

Das Organigramm hilft auch bei der Festlegung der Informationswege. Der Projektleiter gibt Informationen z.B. nicht an jeden einzelnen Holwichtel weiter, sondern nur an den Leiter des Bereiches „Verpackung“. Dieser spricht wiederum mit dem obersten Holwichtel, der Informationen schließlich an alle seine Wichtel weitergibt.

Der Weihnachtsmann als Lenkungsgremium

Und der Weihnachtsmann?

Wie bereits gesagt, hat er sich aus der Projektleiterrolle zurückgezogen. Aber ein wachsames Auge möchte er natürlich trotzdem über das Projekt haben! Und so wirkt er in der Rolle des Lenkungskreises auf das Projekt ein. Seine Aufgaben:

  • Überwachung des Projektfortschrittes von außen
  • Treffen von Entscheidungen, die vom Oberwichtel nicht allein getroffen werden
  • Unterstützung mit guten Ratschlägen

Der Weihnachtsmann ist in dieser Rolle wirklich allerbestens aufgehoben! Das Projekt profitiert von seinen umfangreichen Erfahrungen aus der Vergangenheit. Und er hat nicht das Gefühl, so langsam auf’s Altenteil abgeschoben zu werden 😉

Spielregeln im Projekt

Ach ja. Und dann wollen unsere Wichtel und Rentiere auch in einer positiven Atmosphäre zusammenarbeiten. Damit das klappt, wurden zu Beginn des Projektes in gemeinsamer Arbeit verschiedene Regeln festgelegt, nach denen sich alle richten wollen:

weihnachten-spielregeln

Nett, oder? So ein Projektteam klingt doch mal sehr angenehm 🙂

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
Weitere Artikel der Serie:<< Alle Jahre wieder, Teil 4: RisikenAlle Jahre wieder, Teil 6: Projektphasen und Meilensteine >>
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