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Alle Jahre wieder, Teil 5: Projektorganisation und -Kommunikation

Auf den Punkt gebracht

Die beliebte Weihnachtsserie auf "Projekte leicht gemacht"! Auch im Projektteam des Weihnachtsmanns spielen Struktur und Organisation eine wichtige Rolle. In diesem Teil der Serie dreht sich alles um Organigramme, den Lenkungskreis und Team-Spielregeln.

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So ein wenig Organisation muss schon sein!

Selbst der unorganisierteste Mensch sollte nachvollziehen können, warum ein Projekt von der Größe der weihnachtlichen Vorbereitungen im Weihnachtsdorf eine bestimmte Struktur braucht. Allein die große Anzahl an Wichteln und Rentieren müssen schließlich gesteuert werden. Projektleiter und Oberwichtel Arttu Juolu kann beim besten Willen nicht alle Informationen an jedes Teammitglied einzeln weitergeben.

Also: Eine Struktur muss her!

Das Organigramm

Das Organigramm für das Weihnachtsprojekt sieht nun wie folgt aus:

weihnachten-orga

Arttu Juolu orientiert sich an den Tätigkeiten, die im Projekt erledigt werden müssen, und richtet vier Teilprojekte ein. Diese stehen sozusagen für „Abteilung“ innerhalb des Projekts: Wunschzettelbearbeitung, Beschaffung, Verpackung und Transport.

Diese Tätigkeitsbereiche werden aufgeteilt, bis die einzelnen Verantwortlichen wie die Bringwichtel in der Organisationsstruktur auftauchen. Wie viele das genau sind, wird erst später in der Ressourcenplanung ermittelt. Für jede dieser Stellen im Projekt werden Tätigkeitsbeschreibungen angefertigt. Wird ein neuer Schleifenbinder ins Projekt aufgenommen, so wird er anhand dieser Beschreibung wissen, was er zu tun hat. Und das ist bei den viiiielen Wichteln wirklich äußerst nützlich.

Das Organigramm hilft auch bei der Festlegung der Informationswege. Der Projektleiter gibt Informationen z. B. nicht an jeden einzelnen Holwichtel weiter, sondern nur an den Leiter des Bereiches „Verpackung“. Dieser spricht wiederum mit dem obersten Holwichtel, der Informationen schließlich an alle seine Wichtel weitergibt.

Der Weihnachtsmann als Lenkungsgremium

Und der Weihnachtsmann?

Wie bereits gesagt, hat er sich aus der Projektleiterrolle zurückgezogen, aber ein wachsames Auge möchte er natürlich trotzdem über das Projekt haben. Und so wirkt er in der Rolle des Lenkungskreises auf das Projekt ein. Seine Aufgaben:

  • Überwachung des Projektfortschritts von außen
  • Treffen von Entscheidungen, die vom Oberwichtel nicht allein getroffen werden
  • Unterstützung mit guten Ratschlägen

Der Weihnachtsmann ist in dieser Rolle wirklich allerbestens aufgehoben! Das Projekt profitiert von seinen umfangreichen Erfahrungen aus der Vergangenheit. Positiver Nebeneffekt: Er hat nicht das Gefühl, so langsam aufs Altenteil abgeschoben zu werden.

Spielregeln im Projekt

Wichtig: Unsere Wichtel und Rentiere möchten natürlich auch in einer positiven Atmosphäre zusammenarbeiten. Damit das klappt, wurden zu Beginn des Projektes in gemeinsamer Arbeit verschiedene Regeln festgelegt, nach denen sich alle richten wollen:

weihnachten-spielregeln

Nett, oder?

Ausblick

Pläne, Regeln, Verantwortlichkeiten: So langsam wird aus dem Weihnachtsprojekt eine runde Sache. Neugierig auf den nächsten Teil: Dann schauen wir auf Phasen und Meilensteine!

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