Delegieren leicht gemacht: eine Anleitung in 10 einfachen Schritten

delegieren-3Schluss mit dem Vorgeplänkel!

In den letzten beiden Artikel haben wir uns angeschaut, warum viele Menschen Probleme damit haben, Aufgaben zu delegieren, und warum es so nützlich ist.

Nehmen wir einmal an, du bist super-motiviert, Aufgaben abzugeben. Willst es einfach mal ausprobieren. Wie gehst du vor?

Die folgenden Schritte helfen dir dabei:

1. Prüfe deine Einstellung!

Noch einmal zur Erinnerung: Du bist nicht der einzige Mensch auf diesem Planeten, der Dinge gut erledigen kann. Du hast ein Team, fähige Leute, und solltest ihnen vertrauen. Falls du noch ein wenig Motivation brauchst, schau noch einmal in den letzten Artikel, um dich in die richtige Stimmung zum Delegieren zu bringen.

In diesem Artikel findest du auch Anregungen, an wen du delegieren solltest. Wir nehmen einmal an, du hast sowohl die Aufgabe als auch die Zielperson erfolgreich identifiziert. Dann gehe weiter zu Schritt Nummer 2:

2. Formuliere klare Erwartungen an die Ergebnisse!

Das ist vielleicht der vielleicht wichtigste Punkt überhaupt:

Gibt klar vor, welche Ergebnisse du erwartest. Anders formuliert: Definiere das Was, aber nicht das Wie. Wie der Mitarbeiter zum Ergebnis kommt, spielt im ersten Schritt keine Rolle. Der Weg, den du einschlagen würdest, muss nicht zwangsläufig der beste sein.

Natürlich musst du dein Gegenüber nicht im Regen stehen lassen: Infos zur Umsetzung und Anleitungen sind nicht grundsätzlich verkehrt. Vermeide es jedoch, alles so detailliert zu erklären, dass du a) zu viel Zeit benötigst und b) sich der Mitarbeiter nicht ernstgenommen fühlt.

Wenn du dich zwischen Resultaten und Schritten zur Umsetzung entscheiden musst, dann konzentriere dich drauf, die Endergebnisse möglichst konkret zu formulieren!

3. Gib einen Rahmen vor!

Sobald du eine Aufgabe delegierst, geht es nicht mehr nur um die inhaltlichen Fragen. Zusätzlich solltest du den Mitarbeiter darüber informieren, welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten mit der Aufgabe zusammenhängen.

Informiere den Empfänger der Aufgabe über folgende Dinge:

  • Soll der Mitarbeiter nur den Lösungsweg suchen und mit dir absprechen oder direkt loslegen?
  • Liegt es in seiner Verantwortung sich selbst um Ressourcen für die Aufgabe zu kümmern?
  • In welcher Form wünschst du dir Berichterstattung über den Fortschritt?

Falls du nicht genau weißt, welche Rahmenbedingungen du vorgeben sollst, dann versetze dich einfach in die Lage des Mitarbeiters: Welche Informationen hättest du dir gewünscht?

4. Formuliere Deadlines!

Dieser Punkt gehört im Grunde zu den Rahmenbedingungen aus dem vorherigen Punkt. Allerdings ist er so wichtig, dass du ihm auf jeden Fall besondere Aufmerksamkeit schenken solltest:

Gib vor, bis wann du die Ergebnisse vorliegen haben möchtest. Formuliere ein konkretes Datum, selbst wenn dieses noch nicht ganz klar ist – verschieben kannst du es immer noch. Feste Termine schaffen im ersten Schritt Verbindlichkeit, und die hilft allen weiter.

Größere Aufgaben kannst du mit Meilensteinen versehen, um Zwischenergebnisse überprüfen zu können.

5. Stehe für Unterstützung zur Verfügung!

Dieser Punkt sollte nicht damit verwechselt werden, dem Mitarbeiter permanent über die Schultern zu schauen – damit wären wir wieder beim Micromanagement.

Signalisiere stattdessen, dass du die Aufgabe vollständig übergibst, aber für Fragen zur Verfügung stehst.

Klar ist auch: Falls du bisher eine Aufgabe immer allein erledigt hast und einen Mitarbeiter anlernst, wirst du mehr Zeit mit Erklärungen verbringen müssen. Achte jedoch darauf, dass die Aufgabe am Ende nicht wieder bei dir landet.

6. Vermeide Rückdelegation!

Vielleicht ist es dir auch schon so ergangen: Du gibst eine Aufgabe ab und nach kurzer Zeit liegt sie wieder auf deinem Schreibtisch, weil noch offene Fragen geklärt werden müssen. Dieses Spielchen kann sich häufig wiederholen, bis du dich entnervt fragst, warum du die Aufgabe überhaupt abgegeben hast.

Sobald du die Aufgabe delegiert hast: Erinnere den Mitarbeiter an seine Verantwortung! Lasse ihn eigenständig Lösungsvorschläge entwickeln, frage ihn nach seiner bevorzugten Alternative und versuche, ihn so eigenständig wie möglich selbst den Weg finden zu lassen. Nur so gewöhnt er sich daran, dass er nun die Verantwortung für die Aufgabe trägt.

7. Motiviere!

Dies ist im Grunde kein eigenständiger Schritt, sondern ein grundsätzliches Verhalten, das du während des gesamten Projektes anwenden kannst:

Zeige deinen Mitarbeitern die Wichtigkeit der übertragenen Aufgaben auf. Beschreibe, welchen Nutzen sie für das Gesamtprojekt haben und welche Möglichkeiten sie bieten.

Selbst wenn jemand nicht hellauf begeistert von einer Aufgabe ist: Solche Begründungen können im schlechtesten Fall zumindest Verständnis für den Task schaffen und im besten Fall unglaublich motivieren.

8. Verfolge nach!

Delegieren heißt nicht, dass du die Aufgaben vollständig aus deinem Kopf streichen sollt. Wenn doch, vernachlässigst du eine wichtige Aufgabe als Projektmanager: das Steuern.

Definiere, in welcher Form du über Fortschritte informiert werden möchtest und woran du diese festmachst – vielleicht an kleinen Meilensteinen? Gebe auch hierfür Termine vor, als würdest du ein kleines Mini-Projekt leiten.

Diese Zwischenschritte geben

a) dir das gute Gefühl, dass es voran geht

b) deinem Mitarbeiter die Möglichkeit, Fragen zu stellen und

c) euch beiden einen klaren Rahmen, in dem ihr euch bewegen könnt.

9. Prüfe das Ergebnis!

Mache dir trotz allen Delegierens bewusst, dass du zwar Teilbereiche an Mitarbeiter abgibst, die letztendliche Projektverantwortung immer bei dir liegen wird.

Logische Konsequenz: Die Ergebnisse müssen kontrolliert werden. Tu das in deinem eigenen Interesse und auch für den Mitarbeiter: So kannst du auf Fehler hinweisen, die beim nächsten Mal hoffentlich nicht noch einmal passieren.

Akzeptiere nur vollständige Ergebnisse, hinter denen du wirklich stehen kannst. Schließlich willst du Aufgaben auf Dauer abgeben und dich auf die Qualität der Arbeit verlassen können.

Achte jedoch darauf, nicht bis ins letzte Detail zu gehen. Im Idealfall hast du messbare Kriterien, die du von Beginn an definiert hast. Zu genaues Hinterfragen kann das aufgebaute Vertrauen untergraben und führt dazu, dass von deiner Zeitersparnis nur noch wenig übrig bleibt.

10. Wertschätze die Arbeit!

Positives Feedback bei guter Arbeit ist ein Muss. Vielleicht noch viel wichtiger ist die offizielle Anerkennung: Kommuniziere deutlich, wem die Ergebnisse zu verdanken sind. Das motiviert und zeigt, dass du dich nicht auf dem Rücken deiner Mitarbeiter in ein strahlendes Licht stellen möchtest.

Fazit

Delegieren ist nicht immer einfach, ganz sicher nicht. Kein Micromanagement auf der einen Seite, aber genügend Kontrolle auf der anderen Seite. Ein Balanceakt!

Aber keine Sorge: Mit steigender Erfahrung wird es dir leicht fallen, genau das richtige Maß zwischen Führung und Loslassen zu finden. Die vielleicht wichtigsten Punkte sind die ersten beiden: Mit der richtigen Einstellung und der klaren Definition von Ergebnissen gelingt der Rest fast von allein.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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