Auf einen Blick
Personal Kanban ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der Aufgaben in Spalten sortiert und die Anzahl paralleler Aufgaben limitiert wird. Dieser Artikel stellt verschiedene Personal Kanban-Boards vor – als Anregung für deine eigene Variante.
Falls du schon einmal mit Personal Kanban zu tun hattest oder den letzten Artikel gelesen hast, sind dir sicher unterschiedliche Personal-Kanban-Boards aufgefallen. Hast du dich schon einmal gefragt, welche Form die richtige ist? Welche Spalten sinnvoll sind und welche nur Ballast? Die Antwort ist simpel: Es gibt kein Richtig oder Falsch, aber jede Menge Optionen, die du ausprobieren kannst.
Vorhang auf!
Ein Personal-Kanban-Board in seiner einfachsten Form
Simple drei Spalten bilden die Basis für alle weiteren Kanban-Boards:
- To Do: Welche Aufgaben sind offen?
- Doing: Woran wird aktuell gearbeitet? Hier muss das Limit für parallele Aufgaben beachtet werden (WIP / Work in Progress bzw. Work in Process)!
- Done: Erledigte Aufgaben werden in diese Spalte gezogen.
Das Grundprinzip ist simpel: Alle Aufgaben durchlaufen das Board von links nach rechts. Je nach Spalte kann der aktuelle Status abgelesen werden.
Waiting: Für Aufgaben im Ruhemodus
Was passiert, wenn du mit einer Aufgabe fast fertig bist, aber noch auf eine Freigabe wartest? Oder wenn du zum Weiterkommen auf die Antwort einer Nachbarabteilung angewiesen bist? Solange eine Aufgabe nicht komplett abgeschlossen ist, darf sie nicht nach „Done“ verschoben werden.
Liegt dein WIP-Limit bei 2 und du wartest genau bei 2 Aufgaben auf eine Zuarbeit, blockieren diese deine Arbeit, da du theoretisch keine weiteren Aufgaben nach „Doing“ ziehen kannst. Ganz klar: Eine „Waiting“-Spalte muss her! Hier landen all die Aufgaben, die auf Zuarbeit oder Antworten von außen warten.
Achtung: Sorge regelmäßig dafür, dass diese Spalte auf deinem Personal-Kanban-Board nicht zu voll wird – Nachhaken nicht vergessen!
Backlog und Ready: Wenn die „To Do“-Spalte zu voll wird
Stell dir folgenden Fall vor: Deine To Do-Spalte umfasst sechzig Aufgaben, die du täglich scannen musst, um die nächsten für den heutigen Tag auszuwählen. Klingt anstrengend? Ist es auch! Bei vielen Aufgaben und Themen haben sich deshalb andere Spalten bewährt:
- Backlog: Die „To Do“-Spalte wird zum Backlog und enthält Aufgaben, die „irgendwann“ zu tun sind, aber noch nicht aktuell, niedrig priorisiert oder nur vage formuliert sind.
- Ready: In diese Spalte werden alle Aufgaben überführt, die als nächstes anstehen und die bereits so genau formuliert sind, dass mit ihnen sofort begonnen werden kann. Diese Liste sollte deutlich kürzer sein und nur die aktuell wichtigsten Aufgaben enthalten. Aus dieser werden nach und nach Aufgaben nach „Doing“ gezogen.
„Ready“ allein reicht dir nicht? Du kannst nach Wunsch die Spalte weiter untergliedern:
- Cool: Aufgaben, die aktueller werden, aber noch nicht akut auf der Tagesordnung stehen.
- Warm: Hier wird es konkreter! Nähere Informationen liegen vor und/oder die Priorität erhöht sich.
- Hot: Diese Kandidaten werden als nächstes bearbeitet!
Das kommt dir zu kompliziert vor? Völlig legitim! Halte dein Board so einfach wie möglich und füge Spalten nur dann hinzu, wenn es sich für dich sinnvoll anfühlt.
Zeitplanung mit einem Personal-Kanban-Board
Typische To Do-Listen machen es nicht leicht, Aufgaben zeitlich gut einzuplanen. Welches Datum muss hinterlegt werden? Die eigentliche Deadline oder der Moment, an dem du anfangen musst zu arbeiten?
Kanban-Boards in einfacher Form sagen ebenfalls wenig über Termine aus: Es gibt lediglich ein Backlog, aus dem die nächsten Aufgaben gezogen werden. Doch das lässt sich leicht ändern – füge einfach eine „Today“-Spalte hinzu!
Ein guter Anfang, der sich nach Bedarf erheblich erweitern lässt. Schau dir folgendes Kanban-Board an:
Mit diesem kannst du wie folgt arbeiten:
- Anfang des Jahres ziehst du Aufgaben aus dem Backlog in die „This Year“-Spalte.
- Nach dem gleichen Prinzip verfährst du am Anfang eines jeden Monats: Aufgaben werden nach „This Month“ übertragen.
- Montags füllst du deine „This Week“-Spalte.
- Jeden Morgen ziehst du Aufgaben nach „Today“.
- An jedem Freitagnachmittag leerst du deine „Done“-Spalte und gehst mit einem guten Gefühl ins Wochenende.
Typischer Effekt: Aufgaben im Backlog oder der „This Year“-Spalte sind häufig deutlich unschärfer und gröber formuliert als die für den heutigen Tag. Das ist nicht verwunderlich, sondern liegt in der Natur der Sache: Je aktueller Aufgaben sind, desto mehr Informationen liegen vor. Statt eine Kanban-Karte allerdings unendlich wachsen zu lassen, sollte diese in Teilaufgaben sinnvoller Größe unterteilt werden.
Beispiel:
- In der Spalte „This Year“ steht folgende Aufgabe: Website updaten
- Aus der gleichen Aufgabe werden später im Jahr unter „This Week“ folgende Karten:
- Homepage überarbeiten
- Newsletter-Anmeldung vereinfachen
- Farbschema anpassen
- …
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Thematische Kanban-Boards
Alle bisherigen Beispiele haben eines gemeinsam: Sie verfügen über Spalten für offene, aktuelle und erledigte Aufgaben.
In abgewandelter Form können jedoch auch andere Spaltenüberschriften gewählt werden, um Standard-Prozesse im Unternehmen abzubilden.
Kanban-Board im Vertrieb
Schau dir folgendes Beispiel für ein Kanban-Board im Vertrieb an:
Statt der gewohnten Spalten wird ein typischer Vertriebsprozess abgebildet. Die jeweiligen Karten werden je nach Status von links nach rechts durch das Board geführt.
Kanban-Boards im Marketing
Anderes Thema, gleiches Prinzip: Für Marketing-Kampagnen existieren oft standardisierte Abläufe, die für alle Aufgaben/Karten gelten:
In manchen Unternehmen werden Boards nicht nach Prozessen von links nach rechts aufgebaut, sondern thematisch gegliedert. Im Beispiel erhalten unterschiedliche Marketing-Kanäle eine eigene Spalte:
Achtung: Ein solches Board ist kein Kanban-Board. Zwar schafft es auch eine sinnvolle Übersicht, ist jedoch eher eine Kategorisierung der Aufgaben statt ein Selbstmanagement-System, das bei der Priorisierung hilft. Meist arbeiten solche Boards auch nicht mit einem WIP-Limit.
Fazit
Personal-Kanban-Boards sind so individuell wie unsere Persönlichkeit. Was für den einen funktioniert, ist für den anderen zu trivial oder zu komplex. Für dich gilt: Probiere aus, was gut zu dir passt. Nur wenn dich ein System im Alltag unterstützt, wirst du es langfristig nutzen. Also: Probier es aus!
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