Du eilst ins Büro, verlierst dich in E-Mails, entdeckst den angefangenen Bericht vom Vortag und bemerkst, dass in zehn Minuten schon das erste Meeting beginnt? Kein optimaler Start in den Arbeitstag! In diesem Artikel findest du die acht besten Strategien für Projektmanager (aber selbstverständlich nicht nur für diese), um produktiv und mit Klarheit in den Tag zu starten. Los geht’s!
1. Glasklare Prioritäten setzen
Motto: „Ich setze klare Prioritäten, um meine Energie und Zeit effizient zu nutzen.“
Beginne den Tag damit, deine Aufgabenliste zu überprüfen und identifiziere die wichtigsten und dringendsten Aufgaben. Im Idealfall hast du dafür bereits am vorigen Arbeitstag etwas Vorarbeit geleistet – siehe Strategie Nummer 8 in diesem Artikel.
Im folgenden Artikel findest du eine Reihe von Methoden zum richtigen Priorisieren: Die Kunst des Priorisierens: Wie du wichtige Aufgaben erkennst und ihnen Vorrang gibst
2. Den Tag optimal planen
Motto: „Ich habe einen klaren Plan für den Tag und auch Zeit für Unvorhergesehenes.“
Nimm dir etwas Zeit, um deinen Tag zu planen und einen Zeitplan zu erstellen. Organisiere deine Aufgaben nach ihrer Reihenfolge und erstelle realistische Zeitrahmen, um Überlastung und Hektik zu vermeiden.
Orientiere dich an der 40-60-Regel und verplane nur 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit – die restlichen 40 % sind Puffer für unvorhergesehene Ereignisse, Unterbrechungen oder Verzögerungen. Der Vorteil: Du bist flexibler und ersparst dir Frust, wenn dein sorgfältiger vollgepackter Zeitplan durch Kleinigkeiten gesprengt wird.
Wichtig: Auch wenn ein Teil deines Arbeitstages nicht durch dich selbst sondern durch Dritte oder durch äußere Vorgaben geplant wird, solltest du versuchen, dir einen genügend großen Puffer freizuhalten.
3. Fokusphasen einplanen
Motto: „Ich schaffe mir Zeiträume für ungestörtes Arbeiten, weil ich dann die größten Fortschritte mache.“
Wann arbeitest du am effizientesten? Vermutlich dann, wenn du dich auf eine Sache konzentrieren kannst, Multitasking und Ablenkungen vermeidest. Nicht immer einfach im hektischen Projektalltag, Großraumbüros und ständiger Verfügbarkeit!
Doch es gibt nicht nur Schwarz oder Weiß: Schon kleine „Inseln“ im Arbeitsalltag können dir das gute Gefühl geben, wichtige Themen voranzubringen, ohne ständig unterbrochen zu werden. Reserviere dir also Zeitfenster, in denen du ungestört arbeiten kannst und in denen du nicht erreichbar bist.
Unsere Lieblingsmethode hierzu ist die Pomodoro-Technik – unbedingt empfehlenswert.
4. Aufgaben delegieren
Motto: „Andere können vieles besser als ich – das werde ich nutzen.“
Kleine Erinnerung: Als Projektmanager musst und solltest du nicht alles selbst erledigen. Stattdessen bist du automatisch Führungskraft und damit verantwortlich, deine und die Kompetenzen deines Teams effektiv einzusetzen.
Du arbeitest gern an inhaltlichen Feinheiten? Mag sein – aber womöglich gibt es dafür Fachexperten, die jedoch keinen Überblick über den Projektfortschritt oder die Stakeholder-Kommunikation haben. Prüfe also, ob du dich ausreichend auf die strategisch wichtigen Aufgaben konzentrierst und dein Team optimal einsetzt.
Auch zu diesem Thema haben wir ein paar Artikel auf Lager:
- 10 Gründe, warum du Probleme hast, Aufgaben abzugeben
- Warum, wann und an wen: Das 1×1 des Delegierens
- Aufgaben delegieren leicht gemacht: eine Anleitung in 10 einfachen Schritten
5. Kommunikation sicherstellen
Motto: „Je besser wir uns austauschen, desto besser läuft unser Projekt.“
Wie wäre es mit einem kurzen Austausch im Team, ähnlich wie das Daily Scrum im agilen Projektmanagement? Etabliere eine kurze Besprechung zum Start des Tages, um den aktuellen Projektstatus zu abzusprechen, Ziele und Prioritäten zu klären und mögliche Probleme oder Herausforderungen zu identifizieren. Auf diese Weise startest nicht nur du aufgegleist in den Tag, sondern auch dein Team.
6. Hochleistungsphasen nutzen
Motto: „Ich nutze genau die Zeiten des Tages für wichtige Themen, in denen es mir am leichtesten fällt.“
Zugegeben: Ab hier reden wir nicht mehr nur über den Tagesstart, sondern auch über das optimierte Arbeiten im Tagesverlauf. Doch dieser und die nächsten Punkte sind zu wichtig, als dass wir sie unter den Tisch fallen lassen können.
Schon mal von Biorhythmus und Chronotypen gehört? Vielleicht bist du am frühen Vormittag hochproduktiv, dein Kollege am späten Nachmittag. Vermutlich weißt du ziemlich genau, wann deine Hochleistungsphasen liegen. Nutze dieses Wissen und reserviere diese Zeiten für konzentriertes Arbeiten an anspruchsvollen Aufgaben. Oft sind es genau diese Zeiten des Tages, in denen du mit deiner Arbeit am schnellsten vorankommst und nach denen du dich am zufriedensten fühlst.
7. Pausen machen
Motto: „Mein Telefon lade ich auch regelmäßig auf, bevor irgendwann der Akku leer ist.“
Pausen, Pausen, Pausen! Für manche überflüssig oder „keine Zeit dafür“, aber nachgewiesen ein wichtiger Punkt, um dauerhaft leistungsfähig zu bleiben. Nimm dir bewusst regelmäßige Pausen, um dein Gehirn zu entspannen, dich zu bewegen und einfach mal was anderes zu machen. Stehe auf, bewege dich oder mache einen kurzen Spaziergang, um danach wieder durchstarten zu können.
Zwei Artikel zu diesem Thema motivieren dich hoffentlich, Pausen nicht ausfallen zu lassen:
- Die Kraft der Pausen: Warum regelmäßige Auszeiten deine Leistung steigern
- Das DRAMMA-Modell: Das einfache Rezept für die perfekte Pause
8. Selbstreflexion einplanen
Motto: „Je besser ich mich selbst kenne, desto effektiver kann ich meine Stärken nutzen und an Schwächen arbeiten.“
Diesen letzten Punkt führst du idealerweise am Ende des Arbeitstages durch: Nimm dir Zeit, um über deinen Tag zu reflektieren:
- Was lief gut?
- Hat dein Plan funktioniert? Falls nicht – warum nicht? Was kannst du besser machen?
- Was sind die wichtigsten Aufgaben und Prioritäten für morgen?
Besonders die letzte Frage lässt dich optimal in den nächsten Tag starten – dann hast du nämlich bereits vorgearbeitet und gehst mit einem klaren Plan an die Sache.
Fazit
Kein Hexenwerk und keine Raketentechnik, oder? Trotzdem sind solche kleinen Erinnerungen und Tips eine gute Sache – schließlich sind wir alle anfällig dafür, uns im täglichen Klein-Klein zu verzetteln. Wenn du Routinen wie diese etablierst, wird sich dies erheblich auf deine Produktivität im Projektmanagement auswirken – versprochen!
