Hast du auch manchmal das Gefühl, dass du in einer Flut von Aufgaben untergehst und nicht weißt, wo du anfangen sollst? Dann wird es höchste Zeit, die Kunst des Priorisierens zu erlernen! In diesem Artikel erfährst du, wie du wichtige Aufgaben erkennst und ihnen Vorrang einräumst, um effektiver und erfolgreicher zu arbeiten. Let’s go!
Warum ist Priorisieren so wichtig?
Was ist wichtig – und was nicht? Worauf verwendest du deine Zeit und Aufmerksamkeit, und was bleibt erstmal liegen? Priorisieren ist ein essenzieller Schritt, um produktiv und effektiv zu sein. Warum? Schau mal an, was bei mangelnder Priorisierung passiert:
- Du fühlst dich von der Masse der Aufgaben überfordert.
- Du bist zwar ständig beschäftigt, kommst aber mit den großen und wichtigen Themen nicht voran.
- Du schiebst unangenehme Aufgaben auf, auch wenn sie wichtig sind.
- Du bist gestresst, weil einfach zu viel zu tun ist und der Überblick fehlt.
Kurz gesagt: Ohne die Fähigkeit zur bewussten und konsequenten Priorisierung bist du in vielen Situationen des Arbeitslebens zum Scheitern oder zumindest zu vermeidbarer Überbelastung verurteilt.
Konsequentes Priorisieren hilft dir hingegen dabei, deine Zeit und Energie auf die Dinge zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind. Übrigens: In diesem verlinkten Artikel gehen wir ausführlich darauf ein, warum es so schwierig ist, Aufgaben zu priorisieren.
Methoden zum Priorisieren von Aufgaben
Eisenhower-Matrix
Eine der bekanntesten Methoden zur Priorisierung von Aufgaben ist die Eisenhower-Matrix. Benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, teilt diese Methode Aufgaben in vier Kategorien ein:
- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber nicht wichtig
- Weder wichtig noch dringend
Indem du deine Aufgaben in diese Kategorien einordnest, kannst du entscheiden, welche zuerst erledigt werden sollten, welche delegiert oder sogar ganz gestrichen werden können. Das Ergebnis: Fokus und Klarheit und das gute Gefühl, sich nicht von unwichtigen Aufgaben ablenken zu lassen.
Weiterlesen: Die Eisenhower-Matrix einfach erklärt
Weiterlesen: Eisenhower-Matrix: Beispiele für alle Lebenslagen
MoSCoW-Methode
Die MoSCoW-Methode ist eine weitere hilfreiche Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Jede Aufgabe wird einer von vier Kategorien zugeordnet:
- Must have: Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen.
- Should have: Wichtige Aufgaben, die aber nicht zwingend nötig sind.
- Could have: Wünschenswerte, aber nicht unbedingt nötige Aufgaben.
- Won’t have: Diese Aufgaben müssen nicht oder zumindest nicht jetzt umgesetzt werden.
Im folgenden Artikel findest du Informationen zur MoSCoW-Methode bezogen auf die Priorisierung von Projektzielen – das gleiche Prinzip gilt für das Priorisieren von Aufgaben.
Fun Fact:
Warum heißt die Methode eigentlich nicht „MuSCoW“, wenn das „M“ doch für „Must have“ steht? Ganz einfach: Ursprünglich wurde die Methode als „MSCW“ bezeichnet. Weil sich das allerdings schwer aussprechen ließ, wurden die „o“ eingeschoben und bewusst klein geschrieben, weil sie keine inhaltliche Bedeutung haben.
Weiterlesen: Wie du Ziele mit der MoSCoW-Methode priorisierst
Pareto-Prinzip
Auch das Pareto-Prinzip hilft dir dabei, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren. Dieses auch als 80/20-Regel bekannte Prinzip beinhaltet eine wichtige Grundaussage, die sich auf unzählige andere Themen übertragen lässt:
Mit 20 % des Aufwands werden bereits 80 % der Wirkung erzielt.
Anders ausgedrückt: Es besteht ein großes lineares Ungleichgewicht zwischen Aufwand und Ertrag.
In der Praxis steht folgende Frage im Mittelpunkt: Wie ist das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen? Frage dich bei jeder Aufgabe, wie es um Aufwand und Nutzen bestellt ist und entscheide auf dieser Basis, ob die Aufgabe wirklich jetzt erledigt werden sollte, wie gewissenhaft sie erledigt werden sollte und ob sie überhaupt erledigt werden sollte.
20 % und 80 % sind hierbei nur grobe Leitlinien. Beiß dich nicht an diesen Zahlen fest. Es reicht völlig aus, wenn du Einstufungen wie “hoher Aufwand” und “geringer Nutzen” verwendest.
Weiterlesen: Das Pareto-Prinzip: Mit dieser Methode priorisierst du Aufgaben richtig
Weiterlesen: Was das Pareto-Prinzip mit deinem Kleiderschrank zu tun hat
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist eine Methode, mit deren Hilfe die wichtigsten Elemente (Aufgaben, Produkte, etc.) identifiziert und auf diese Weise eine Priorisierung hergestellt werden kann. Sie wird in vielen Unternehmensbereichen eingesetzt, beispielsweise in der Logistik, Produktion oder im Vertrieb.
Auch im Zeitmanagement kannst du die ABC-Analyse gewinnbringend einsetzen. Dabei geht es darum, die eigenen Aufgaben und Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit sortieren. Wichtig an dieser Stelle: Im Gegensatz zu den anderen Einsatzgebieten hast du hier selten harte Kennzahlen wie Umsatz oder Stückzahlen. Stattdessen basiert die ABC-Analyse im Zeitmanagement eher auf Schätzungen.
Aufgaben werden dabei in drei Kategorien eingeteilt:.
- Kategorie A: Diese extrem wichtigen Aufgaben machen nur einen kleinen Teil aller Aufgaben bzw. des Aufwandes aus, vielleicht nur zwischen 10 und 20 %, tragen aber immens zur Zielerreichung bei – weit über die Hälfte. Falls du an irgendeiner Stelle Aufgaben weglassen möchtest, sollten es auf keinen Fall diese sein.
- Kategorie B: Diese Aufgaben machen einen mittleren Anteil aus und tragen merklich, aber nicht dominant, zur Zielerreichung bei.
- Kategorie C: Diese Aufgaben leisten kaum Beitrag zur Zielerreichung, verursachen aber einen großen Teil des Aufwands.
Weiterlesen: Die ABC-Analyse: Definition, Beispiele, Vorteile
Action-Priority-Matrix
Das Grundprinzip der Action-Priority-Matrix kommt dir mittlerweile sicher bereits bekannt vor. Ähnlich wie beim Pareto-Prinzip stellst du dir zwei Fragen:
- Effort: Welchen Aufwand verursacht diese Aufgabe?
- Impact: Welchen Nutzen bzw. welche Wirkung erziele ich mit dieser Aufgabe?
Die Bewertung der Aufgaben stellst du anschaulich in einer Matrix dar und leitest konkrete Handlungsempfehlungen ab:
- Quick Wins: „Schnelle Erfolge“ – besonders attraktive Aufgaben, die mit wenig Aufwand einen hohen Effekt haben.
- Major Projects: „Größere Projekte“ – die „dicken Brummer“ im Arbeitsalltag, die selten vernachlässigt werden sollten.
- Fill-ins: „Pausenfüller“ – geringer Aufwand und geringer Effekt? Aufgaben wie diese müssen oft erledigt werden und eignen sich für Phasen, in denen nicht deine volle Power nötig ist.
- Thankless-Tasks: „Undankbare Aufgaben“. Aufgepasst! Aufgaben mit hohem Aufwand aber geringer Wirkung solltest du hinterfragen.
So erkennst du wichtige Aufgaben
Viele der Methoden basieren auf der Frage, wie wichtig eine Aufgabe ist. Doch wie bestimmst du die Wichtigkeit? Orientiere dich am besten an folgenden Fragen:
- Bringt dich diese Aufgabe einem strategischen Ziel näher? Passt sie zu deinem „Big Picture“?
- Drohen schwerwiegende Konsequenzen, wenn die Aufgabe nicht erledigt wird?
- Stammt die Aufgabe von einer für dich wichtigen Schlüsselperson wie deinem Vorgesetzten, einem wichtigen Kunden oder Stakeholder?
- Oder handelt es sich im Grunde um das Problem einer anderen Person – und wie schlimm wäre es, wenn diese die Konsequenzen trägt?
Wenn du lernst, wie du wichtige Aufgaben erkennst, kannst du deine Zeit und Energie auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
Fazit
Nun kennst du einige Methoden, um Aufgaben zu priorisieren. Fakt ist: Es gibt keine universelle Methode, die für jeden funktioniert – du musst für dich selbst herausfinden, welche am besten geeignet ist.
Egal, welche Methode du wählst: Mache dir immer bewusst, dass jede deiner Aufgaben einen Teil deines Fokus, deiner Zeit und Energie in Anspruch nimmt – und diese wertvollen Ressourcen möchtest du sicher nicht verschwenden.
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