Im letzten Artikel hast du erfahren, warum das Priorisieren von Aufgaben oft so schwerfällt. Verzetteln? Ständiges Umpriorisieren von außen? Zu viele Themen sind gleich wichtig? Gar nicht so einfach, immer den Überblick zu behalten!
In diesem Artikel gehen wir auf eine der essenziellen Basis-Methoden ein, die trotz ihrer Einfachheit enorm beim Priorisieren hilft – die Eisenhower-Matrix. Keine neue Methode und dir sicher schon bekannt, trotzdem ist es oft eine gute Idee, an Bewährtes zu erinnern.
Die Eisenhower-Matrix in Kurzform
„What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.“
Dwight D. Eisenhower
Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben. Sie teilt Aufgaben in vier Kategorien ein, die sich durch das Beantworten von zwei Fragen ergeben:
- Ist die Aufgabe dringend?
- Ist die Aufgabe wichtig?
Diese Fragen erlauben keine Grautöne, kein halbgares „ein bisschen wichtig“ oder „vielleicht dringend“. Du entscheidest dich klar: Aufgaben sind entweder wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend. Genau das macht die Einfachheit der Eisenhower-Matrix aus.
Übrigens: In diesem Artikel findest du eine kostenlose Vorlage zur Eisenhower-Matrix.
Für ein schönes Gesamtbild trägst du die Aufgaben in ein Diagramm wie das folgende ein: Die Dringlichkeit und Wichtigkeit bilden die beiden Achsen der Matrix, die Aufgaben werden entsprechend ihrer Einstufung hinterlegt.
Beispiele für Aufgabenbereiche der Eisenhower-Matrix
Klingt ja erst einmal ganz simpel: Einfach Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisieren und in die Matrix eintragen. Wie so häufig steckt aber der Teufel im Detail. In den folgenden Abschnitten findest du eine Reihe von Beispielen und Anhaltspunkten, welche Aufgaben du in welchem Quadranten platzierst.
Machen
Aufgaben mit der höchsten Priorität haben oft eine klare Deadline. Außerdem drohen negative Konsequenzen, wenn du sie nicht sofort erledigst. Diese Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig.
Beispiel:
Bei einem wichtigen Kunden ist die soeben installierte Anlage ausgefallen. Produktionsausfälle sind unvermeidlich, der Kunde ist nicht gut auf dein Unternehmen zu sprechen. In solchen Fällen gibt es keine Frage: Hier muss sofort gehandelt werden.
Weitere Beispiele für typische Aufgaben der Eisenhower-Matrix, die du sofort erledigen solltest:
- Einen wichtigen Kunden zurückrufen, der mit Vertragsbruch droht
- Einen Artikel zur Korrektur einsenden, der an einem nahen Termin veröffentlicht werden soll
- Eine dringende Anfrage deines Vorgesetzten beantworten, der eine wichtige Entscheidung in deinem Sinne treffen soll
- Einen Bericht fertigstellen, der morgen in der Vorstandssitzung präsentiert werden soll
- Informationen einholen, die eine Projektverzögerung verhindern kann
- Stakeholder über eine projektentscheidende Entwicklung informieren
- Ein Paket versenden, dass pünktlich zu Weihnachten ankommen soll
- Dein Kind von der Schule abholen
- Beim Geburtstag der Schwiegereltern dabei sein
- Eine vorgeschriebene Impfung vor einer Reise in die Tropen abholen
- Einen neuen Reisepass beantragen
Einplanen
Viele wichtige Aufgaben fallen oft unter den Tisch – einfach weil sie nicht dringend genug sind. Die Konsequenzen sind nicht sofort negativ, auf lange Sicht aber schon. Solche strategischen Aufgaben bringen dich deinen Zielen näher und können plötzlich dringend werden, wenn du sie immer wieder aufschiebst.
Beispiel:
Es wurden neue Datenschutzgesetze verabschiedet, die in einem Jahr in Kraft treten. Um sie einzuhalten, müssen Systeme auf den Prüfstand gestellt und neue Prozesse eingeführt werden. Weil allerdings Kundenprojekte durchgeführt werden, bleibt das Thema lange in der Schublade liegen. Als nach Inkrafttreten der Regeln ein wichtiger Kunde die Datenschutz-Dokumentation sehen möchte, wird das Thema plötzlich zu einer dringenden und wichtigen Machen-Aufgabe.
Weitere Beispiele für deine Eisenhower-Matrix:
- Strategisches Planen
- Berufliche Weiterentwicklung und Weiterbildung
- Netzwerken
- Weiterbildungsbedarf im Team analysieren
- Projektcontrolling durchführen: Wie liegst du im Vergleich zum Plan?
- Sport treiben
- Altersvorsorge planen
- Termin für eine Vorsorgeuntersuchung vereinbaren
- Über die aktuelle Rechtslage zum Thema „Datenschutz“ informieren
- Für eine akute Krise vorsorgen und Vorräte anlegen
Du siehst: Themen wie diese sind langfristig wichtig – haben aber oft keine harte Deadline und werden im Alltag von dringenden Aufgaben überlagert. Was ist, wenn du dich nicht darum kümmerst? Vielleicht verlierst du die großen Ziele aus den Augen und verlierst dich im Klein-Klein (strategisches Planen fehlt), du wirst bei der nächsten Beförderung übergangen (Weiterbildung fehlt), andere ziehen aufgrund ihrer persönlichen Kontakte an dir vorbei (Netzwerken fehlt) oder hast immer häufiger Rückenschmerzen (Sport fehlt).
Produktive und erfolgreiche Menschen verbringen die meiste Zeit mit solchen Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Aufgaben in diesem Quadranten bringen oft die größte Zufriedenheit: Du kommst deinen Zielen näher, aber ohne eine stressige Deadline.
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Delegieren
Was dringend ist, ist selten wichtig: Das trifft auf viele Aufgaben im Arbeitsalltag zu. Oftmals handelt es sich um Routineaufgaben, regelmäßige Meetings oder sonstige Themen, die im Alltag immer wieder auftauchen.
Achtung: “Dringend, aber nicht wichtig” kann für manche Aufgaben auch gelesen werden als: “Dringend, aber deine Kompetenz ist in diesem Zusammenhang nicht wichtig – andere können es besser und effizienter“.
Beispiel:
Das Telefon klingelt und der IT-Leiter braucht morgen Unterstützung in einem Meeting. Das ist vor allem für ihn wichtig, aber nicht für dich. Versuche in solchen Fällen, einen Mitarbeiter oder Kollegen zu schicken.
Weitere Beispiele für deine Eisenhower-Matrix:
- Einige E-Mails oder Anfragen von Kollegen
- Einarbeitung von Teammitgliedern
- Datenanalyse und Reporting
- Recherchen
- Spezifikationen erstellen
- Teilnahme an einer Konferenz, die wichtig für dein Team, aber nicht speziell für dich ist
- Protokolle schreiben
Solche Aufgaben entstehen oft durch unklare oder falsche Prioritäten: Aufgaben scheinen wichtig, obwohl sie „nur“ dringend sind – sie bringen dich deinen Zielen aber nicht näher. Wann immer jemand anderes diese Aufgaben mindestens genauso schnell oder gut erledigen kann wie du, sind sie ein Kandidat zum Delegieren.
Weglassen
Wenn eine Aufgabe weder dringend noch wichtig ist, kannst du sie komplett von deiner Liste streichen. Wäre doch schade, wenn solche Themen Raum in deinem Arbeitsalltag bekommen würden. Ab und zu solltest du dich selbst überprüfen, ob du unbewusst und freiwillig solche Themen in deinen Alltag einbaust, wie zum Beispiel das Surfen im Internet oder das übermäßig perfekte Formatieren von Dokumenten.
Beispiel:
Der monatliche Statusbericht für dein Projekt steht an. Wichtig, auf jeden Fall! Aber musst du ihn perfekt formatieren? Die anderen machen das nicht – und niemand beschwert sich. Möchtest du effektiv und effizient arbeiten, sollten überflüssige Aufgaben keinen Platz bekommen.
Weitere Beispiele für deine Eisenhower-Matrix:
- Scrollen durch soziale Medien
- Freigaben, die im Grunde nicht wichtig sind
- Meetings, bei denen deine Anwesenheit nicht nötig ist
- Sonstige Zeitfresser, die keine Vorteile bringen
Solche Aufgaben erkennst du daran, dass sie keinen Mehrwert für irgendwen bringen, dich von deinem eigentlichen Fokus ablenken und deine Produktivität senken.
Eisenhower-Beispiel: Meetings
Die Welt ist einfach, überschaubar und Aufgaben lassen sich immer in feste Schubladen packen? So einfach ist es nun auch wieder nicht. Nehmen wir das Beispiel „Meeting“. In vielen Quellen findest du, dass Meetings in den Quadrant „Delegieren“ gehören. Aber stimmt das auch? Ja und nein – es kommt eben drauf an:
- Das Meeting dient der Lösung eines akuten Problems im Projekt: Dann ist es sowohl dringend als auch wichtig. Machen!
- Im Meeting möchtest du mit deinem Team über die Anforderung eines neuen Zeitmanagement-Tools sprechen, das euch zukünftig das Reporting erleichtert? Das ist vermutlich nicht allzu dringend, allerdings wichtig. Diese Aufgabe würde im „Einplanen“-Quadranten landen.
- In einem weiteren Meeting stellt der Betriebsrat neue Regelungen zur Zeiterfassung vor. Musst du selbst anwesend sein, oder könnte diese Informationen auch jemand anderes an dich weitergeben? Im Zweifel ist das eine „Delegieren“-Aufgabe – sie bringt dich deinen Zielen nicht näher.
- Noch ein anderes Meeting findet wöchentlich statt, um über Updates aus anderen Projekten zu informieren. Interessant? Im besten Fall, ja. Wirklich wichtig für deine Arbeit? Oft nicht. Wähle Meetings gezielt aus und lasse auch mal eins weg.
Standardrezepte funktionieren selten, letztendlich musst du immer genauer hinschauen und individuell entscheiden.
Die Eisenhower-Beispiele funktionieren nicht bei mir!
Im Alltag ist die Eisenhower-Matrix extrem nützlich, hilft aber nicht bei allen Priorisierungsproblemen:
- Was ist, wenn du nicht delegieren kannst oder meinst, nicht delegieren zu können?
- Was ist, wenn ständig neue Themen aufpoppen?
- Wie priorisierst du, wenn du komplett fremdbestimmt bist durch Kunden oder Vorgesetzte?
- Und was ist, wenn wirklich alles wichtig ist?
Fragen wie diese beantwortet der Online-Kurs zum Priorisieren von Aufgaben:
Online-Kurs „Aufgaben richtig priorisieren“
Das 4-Wochen-Praxis-Training: Ideal für Prokrastinierer, Verzettelte und Fremdbestimmte
Fazit
Die Eisenhower-Matrix ist ein unheimlich nützliches Werkzeug, um Ordnung in einen unübersichtlichen Haufen von Aufgaben zu bekommen. Mithilfe der Beispiele aus diesem Artikel fällt es dir hoffentlich leichter, auch deine Aufgaben besser zu priorisieren.
Hol dir deine kostenlosen Vorlage!
Übrigens: Wenn du eine weitere Methode zum Priorisieren suchst, dann könnte die ABC-Analyse inklusive Beispiel etwas für dich sein.
