Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.
Ich liebe diesen Spruch. Denn er ist so wahr! Wenn wir alle Dinge im Projekt mit gleicher Priorität behandeln, wird Folgendes passieren:
- Das Wesentliche wird nicht vom Unwesentlichen getrennt.
- Es wird Energie für unwichtige Dinge aufgewendet.
- Diese Energie und Zeit fehlt für die Dinge, auf denen die eigentliche Konzentration liegen sollte.
Genau aus diesen Gründen müssen wir priorisieren, Entscheidungen treffen und überlegen, welches die wichtigsten Schritte oder Themen sind. Eine Möglichkeit zur Priorisierung haben wir uns schon im Rahmen des Pareto-Prinzips angeschaut. Heute geht es um eine weitere Analyse-Form: die ABC-Analyse.
Nutzen der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse hilft dir bei der Fokussierung auf das Wesentliche. Elemente werden hierbei in A-, B- und C-Elemente eingeteilt.
Zielstellung: Es sollen die Elemente identifiziert werden, denen die höchste Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte (A-Elemente). Warum? Weil dies die wichtigsten mit dem größten Effekt auf den Gesamterfolg sind. Wird viel Aufwand in die weniger wichtigen C-Elemente gesteckt, hat das einen verhältnismäßig geringen Nutzen.
Die ABC-Analyse ist bei weitem nicht auf das Projektmanagement begrenzt – im Gegenteil. Sie ist universell einsetzbar und findet sich in vielen Unternehmensbereichen wieder:
- Logistik und Materialwirtschaft: Welche sind die wichtigsten Lieferanten? Welche Materialien werden am meisten verbraucht?
- Produktion: Welche Produkte verursachen die meisten Produktionskosten?
- Produktportfolio: Mit welchen Produkten erzielen wir am meisten Umsatz?
- Vertrieb: Welche sind die Kunden, die am meisten Umsatz einbringen? Welche sind die Key Accounts?
Aufbau der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse klassifiziert Daten nach vorgegebenen Kriterien, wie zum Beispiel Umsatz, Verbrauch, Gewinn usw. Hierbei entstehen drei Klassen:
A-Elemente
Hier handelt es sich um die wenigen besonders hochwertigen Elemente, die einen hohen Wertanteil aufweisen. Genau diese gilt es, zu identifizieren, da hier der Hebel am größten ist, um erfolgreich zu sein.
B-Elemente
Diese Elemente bilden das Mittelfeld. Mit mittelmäßig hoher Zahl vertreten, mittelmäßig wertvoll. Je nach Situation ist es sinnvoll, diese genauer zu betrachten – oder eben zunächst zu vernachlässigen.
C-Elemente
Das sind die vielen Elemente, die in großer Zahl auftreten, aber nur einen recht geringen Einfluss auf das Gesamtbild haben. Eine Fokussierung auf diese Elemente hat nur geringe Auswirkungen und frisst meist jede Menge Zeit.
Ablauf der ABC-Analyse
Der Ablauf der ABC-Analyse
- Auflistung der zu untersuchenden Objekte
Was wollen wir eigentlich klassifizieren? Je nach Einsatzzweck können das Produkte, Lieferanten, Kunden, Risiken usw. sein.
- Festlegung der Kriterien
Wonach soll denn genau klassifiziert werden? Mögliche Kriterien sind Kosten, Umsätze oder Wahrscheinlichkeiten.
- Bewertung der Objekte
Oft ergibt sich die Bewertung aus der Auswertung statistischer Daten, wenn z. B. Umsätze von Kunden als Bewertungskriterium verwendet werden. Liegen solche Daten nicht vor, wie z. B. bei der Bewertung von Risiken, dann muss die Bewertung in diesem Schritt erfolgen.
- Ordnen der Objekte
Die Objekte werden nun nach ihrer Rangfolge geordnet, z. B. Anordnung der Kunden nach der Höhe der Umsätze. Oft bietet sich eine grafische Darstellung an.
- Einteilung in drei Klassen
Die Grenzlinien für A-, B- und C-Elemente muss nicht immer einheitlich gezogen werden. Typisch ist, dass eine sehr geringe Anzahl von Objekten einen sehr großen Wertanteil hat (A-Elemente) und eine große Anzahl von Objekten nur einen geringen Wertanteil aufweisen (C-Elemente).
- Ableitung von Handlungen
Es ist ja schön und gut zu wissen, welche Elemente jetzt wirklich wichtig sind. Das allein reicht aber noch nicht: Handlungen sollten abgeleitet werden, damit die Analyse nicht einfach nur in einem Aktenordner verstaubt.
Einsatz im Projektmanagement
Besonders im Projektmanagement basiert die ABC-Analyse oft auf weichen Faktoren. Während in anderen Unternehmensbereichen die Analyse aufgrund statistischer Daten erfolgen kann (z. B. Einkaufspreise für Zukaufteile), kommen im Rahmen der Projektplanung häufig Schätzwerte zum Einsatz.
Schauen wir uns an, wo ein Einsatz der ABC-Analyse in Projekten sinnvoll ist. Und damit es nicht langweilig wird, werden gleich noch verschiedene Darstellungsformen genutzt:
Klassifizierung von Risiken
Erinnerst du dich? Für die Bewertung von Risiken kommen folgende Werte zum Einsatz:
- Die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos in %
- Die Tragweite (Schaden) bei Eintritt des Risikos in Euro
- Der Risikowert als Produkt von Eintrittswahrscheinlichkeit und Tragweite
Wurden diese Daten erhoben, könnten alle Risiken ganz einfach geordnet nach ihrem Risikowert in einer Liste angeordnet werden. Alternativ können die Risiken grafisch in einem Risikoportfolio dargestellt und in ABC-Klassen eingeteilt werden:
A-Risiken sollte die größte Aufmerksamkeit geschenkt werden, während C-Risiken häufig (zunächst) vernachlässigt werden können.
Klassifizierung von Stakeholdern
Ähnlich sieht es bei Stakeholdern aus. Mögliche Kriterien könnten hier Einfluss des Stakeholders und Konfliktwahrscheinlichkeit sein. Pro Klasse könnte eine Stakeholder-Strategie festgelegt werden:
Je nach Projekt könnte z. B. für A-Stakeholder eine partizipative Strategie, für B-Stakeholder eine diskursive und für C-Stakeholder eine repressive Strategie definiert werden.
Darstellung des gesamten Projektportfolios
Auch zur Darstellung von Projektportfolios im Unternehmen kann die Analyse eingesetzt werden. Als Kriterium dienen hierbei meist die Projektkosten. Dieses Mal wird das Ergebnis in Form einer Lorenzkurve dargestellt:
Deutlich sichtbar: Eine geringe Anzahl von Projekten verursacht mit Abstand die meisten Kosten. Meist kann hier eine 80/20-Verteilung nach dem Pareto-Prinzip erkannt werden.
Vorteile und Nachteile der ABC-Analyse
Vorteile:
- Wichtigkeiten und Prioritäten werden übersichtlich dargestellt.
- Wesentliches wird von Unwesentlichem getrennt.
- Die Erstellung ist einfach und unkompliziert.
- Daten werden übersichtlich visualisiert.
- Sie kann flexibel eingesetzt werden.
- Überflüssige Anstrengungen für unwichtige Dinge werden vermieden.
Nachteile:
- Es handelt sich lediglich um eine Bestandsaufnahme.
- Es erfolgt eine Klassifizierung, noch keine Ableitung von Handlungsanweisungen.
- Sie kann bei Schätzwerten nur ungenaue Ergebnisse liefern.
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Fazit
Die ABC-Analyse hilft dabei, Elemente nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren. Im Projektmanagement können diese „Elemente“ beispielsweise Risiken oder Stakeholder sein. Empfehlung: Für schnelle Entscheidungen im Projekt sollte nicht die absolut perfekte Durchführung der Analyse im Vordergrund stehen. Wirklich praktisch ist sie nämlich dann, wenn du mit wenig Aufwand den Blick deiner Projektbeteiligten auf das Wesentliche lenken möchtest. Eine schnelle Zeichnung an Flipchart oder Whiteboard reicht oft vollkommen aus, um sich nicht in unwichtigen Details zu verzetteln.
Probier es aus!
