Briefing schreiben: In 7 Schritten zum brillanten Briefing

Jedes 6. Projekt scheitert – ganz schön viel, oder? Der meist genannte Grund ist dabei mit 70 % tatsächlich die mangelhafte Kommunikation. Mit einem Briefing vor Projektstart kannst du von Anfang an die Basis für eine strukturierte, klare und gute Kommunikation legen.

Was ist ein Briefing?

Ein Briefing ist nichts anderes als eine kurze Einweisung oder Einsatzbesprechung. Die Idee: Ein Auftraggeber gibt genaue Vorgaben, wie eine Aufgabe erledigt werden soll. Sobald ein Briefing erfolgt ist, wird es wie folgt verwendet:

• Definition der erwarteten Arbeitsergebnisse
• Diskussionsgrundlage
• Erinnerung oder Referenz für den Auftragnehmer
• Dokument zur Abnahme der Ergebnisse

Das Briefing kann sowohl mündlich als auch schriftlich stattfinden, wobei ein schriftliches Dokument immer sinnvoll ist. Ein typischer Ablauf: Der Auftraggeber formuliert schriftlich im Detail sein erwartetes Ergebnis und seine Vorstellungen und Erwartungen. Dieses Dokument wird gemeinsam mit dem Auftragnehmer in einem Meeting besprochen.

Ein Briefing unterscheidet sich im Umfang je nach Einsatzzweck, ist aber in der Regel nicht länger als 1-2 Seiten. Stell es dir wie den Fahrplan einer Bustour vor: Alle Haltestellen und Ziele werden definiert, damit sämtliche Fahrgäste auch entlang der richtigen Route am selben Ziel ankommen. Ein Briefing hilft dir also, sowohl das Projektziel zu verstehen als auch Missverständnisse von Anfang an zu klären.

Wann und wo brauchst du ein Briefing?

Briefings finden in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen statt. Klassisch werden Briefings immer dann gebraucht, wenn ein Auftraggeber eine Aufgabe an eine andere Partei übergibt.

Je besser das Briefing formuliert ist, desto seltener entstehen nach Erledigung der Aufgabe Rückmeldungen wie „Oh, das habe ich mir aber ganz anders vorgestellt“.

Wie du genau dein Briefing gestaltest, hängt dennoch stark vom Setting ab. Deswegen findest du hier einen Überblick, wann du welche Art von Briefing einsetzen kannst:

Das Debriefing nimmt dabei eine besondere Position ein. Es ist kein klassisches Vorab-Briefing, sondern eher eine Rückschau im Nachgang. Auftraggeber und Auftragnehmer prüfen, ob das anfängliche Briefing mit dem Ergebnis zusammenpasst. Auch die Art und Weise der Zusammenarbeit wird dabei nochmal beleuchtet. Du kannst es dir als eine Art Lesson Learned vorstellen, dessen Ergebnis ebenfalls wie beim Briefing schriftlich festgehalten wird.

So gelingt das perfekte Briefing – Schritt-für-Schritt Anleitung

Ja … Briefings können enorm vielfältig sein – aber keine Panik. Unabhängig von deiner Situation gibt es allgemeine Tipps, wie ein gutes Briefing gelingt. In den folgenden Abschnitten findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, bei der wir uns an einem einfachen Beispiel orientieren.

Das Beispiel:
Wir versetzen uns in die Lage des Auftraggebers, der Verlag „creative Book Publishers“. Dieser erstellt ein internes Briefing, um ein neues E-Book zu veröffentlichen. Der Zweck des Briefings: Alle im Team sollen eine genaue Vorstellung über das neue Projekt erhalten.

Schau dir den Prozess zunächst in Kurzform an – in den folgenden Abschnitten gehen wir näher auf die einzelnen Schritte ein.

1. Schritt: Um wen oder was geht es?

Halte zunächst fest, in welcher Branche sich das Unternehmen befindet, womit es Umsatz generiert und wie das Umfeld aussieht. Beschreibe hierbei auch, worum es konkret in dem Briefing geht.

Auftraggeber und Projekt: Wir, die „creative Book Publishers“, wollen ein E-Book in der neuen Buchserie „Einmal um die Welt“ veröffentlichen. Wir veröffentlichen E-Books mit dem Fokus auf Lifestyle-Bücher in elektronischer Form auf diversen Plattformen. Unsere Marke steht für Toleranz und Weltoffenheit.

2. Schritt: Was ist das Ziel?

Wie auch im klassischen Projektmanagement sollte die Zieldefinition möglichst messbar sein – Stichwort SMART.

Ziel: Das neue E-Book „Einmal um die Welt“ soll bis zum 15.12. fertiggestellt sein und in den ersten 6 Monaten mind. 4.500 Downloads haben. Das Budget von 10.000 € sollte dabei nicht überschritten werden.

3. Schritt: Wer ist die Zielgruppe?

Wer soll angesprochen werden? An wen richtet sich das Ergebnis?

Zielgruppe: Angesprochen werden sollen Menschen im Alter von 25 – 50, die an Reisen und Kultur interessiert sind. Die Zielgruppe spricht neben Deutsch mindestens Englisch oder weitere Sprachen. Sie ist weltoffen und hungrig nach neuen Eindrücken und Inspiration.

4. Schritt: Worum geht’s?

Hier kannst du entweder eine grobe Gliederung angeben oder Stichpunkte, um den Inhalt grob zu erfassen.

Inhalt: Das neue E-Book „Einmal um die Welt“ soll alle Kontinente beinhalten. Es soll eine ideale Reiseroute aus Deutschland startend vorgeschlagen werden, die die schönsten Länder und Städte einschließt. Dabei soll es Varianten von „Schnellreiser“ mit max. 30 Tagen bis hin zu „Zeitlasser“ mit 12 Monaten Reisezeit geben.

5. Schritt: Wer ist beteiligt?

Genauso wie beim klassischen Projektmanagement sollten wir uns auch beim Briefing bewusst darüber sein, wer alles Interesse an dem Projekt oder der Aufgabe hat und die Stakeholder definieren.

Stakeholder: Auftraggeber, Texter, Designer, Verleger, Marketing, Qualitätsmanagement, Leser

6. Schritt: Wie viel darf es kosten?

Sollte es sich um eine Aufgabe oder ein Projekt mit extra dafür vorgesehenem Budget handeln, dann kommt dies ebenfalls ins Briefing. Bei Freelancern kannst du auch noch eine maximale Stundenanzahl angeben.

Budget: Gesamtbudget: 10.000 €; davon 1.000 € für Marketingkampagne.

7. Schritt: Wann muss was fertig sein?

Um das magische Dreieck aus Inhalt, Kosten und Zeit zu vervollständigen, gehört ins Briefing zumindest eine grobe Zeitschiene.

Termine:
01.08. Kick-Off
30.08. erster Entwurf Text
30.09. erster Entwurf Design
30.10. Prüfung Qualitätsmanagement
30.11. Start Marketingkampagne
15.12. Publishing

Fertig ist dein Briefing! Wie du siehst, musst du noch nicht ins Detail gehen, aber die erarbeiteten Informationen sollten bereits gut durchdacht sein. Es werden zwar noch keine direkten Arbeitspakete geschnürt, aber mit einem Briefing haben alle die gleiche Route vor sich.

Beispiel-Briefings

Internes Projekt-Briefing

Das erste Beispiel kennst du bereits: Hier werden die obigen Schritte in einem Briefing zusammengefasst:

Externes Kreativ-Briefing

Wir bleiben beim Beispiel, schauen aber auf das separate Briefing, das ein externer Grafiker zur Gestaltung des E-Book-Covers erhalten könnte:

Jedes Briefing ist individuell

Du siehst bereits an den Beispielen: Je nach Art des Briefings kannst du weitere Inhalte hinzufügen oder auch Abschnitte weglassen. Handelt es sich beispielsweise um ein strategisches Kundenbriefing, kannst du Themen wie „Alleinstellungsmerkmale des Kunden“ oder „Konkurrenz“ aufnehmen. Hast du hingegen eher ein Kreativbriefing vor dir, dann ergänze dein Briefing gerne noch um Punkte wie „Stil und Tonalität“ oder „Format (also Video, Podcast, Artikel, usw.)“.

Die Regeln sind hier nicht in Stein gemeißelt. Frag dich einfach, ob alle relevanten Informationen in deinem Briefing vorhanden sind.

Briefing Vorlage

So, genug der Theorie – es ist Zeit für dein eigenes Briefing. Lade dir hierzu gerne die kostenlose Vorlage herunter und leg direkt los.

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Fazit

Gute Vorbereitung ist alles – deswegen sind Briefings eine so tolle Sache. Briefings zwingen den Auftraggeber dazu, sich tiefere Gedanken über eine Aufgabe oder ein Projekt zu machen und diese schriftlich festzuhalten. Im Laufe des Projektes kann das Briefing immer wieder herangezogen werden, um zu prüfen, ob alle noch auf der richtigen Route unterwegs sind.

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