Egal, ob bei neuen Kontakten oder bekannten Kollegen: Es gibt viele Möglichkeiten, wie du eine Anrede in einer geschäftlichen E-Mail formulieren kannst – nicht nur im Projektmanagement. Wie du es richtig machst, schauen wir uns in diesem Artikel näher an.
Hinweis:
Es gibt für dieses Thema nicht die strenge Regel, und je nach Umfeld können sich die Umgangsformen unterscheiden. Sieh diesen Artikel als eine grobe Orientierung und berücksichtige immer deine persönliche Situation. Der wichtigste Tipp vorab: Wähle den Einstieg eher zu höflich als zu flapsig.
Anrede E-Mail bei einer Person
Stell dir vor, du sollst einen neuen geschäftlichen Kontakt herstellen und setzt deine erste E-Mail auf. Der erste Eindruck zählt – hier sollte nichts schiefgehen. Die E-Mail mit „Servus Torsten Mayer“ zu starten, kann auch in die Hose gehen.
Nachfolgende Tabelle gibt dir einige Varianten je nach Anlass sowohl im Deutschen als auch im Englischen:
| Anlass | Anrede Deutsch | Anrede Englisch | So möglichst nicht! |
|---|---|---|---|
| Erstkontakt, Behörden, Vorgesetzte | Sehr geehrte/r Frau/Herr | Dear Mr/Ms | Sehr geehrte Damen und Herren; to whom it may concern |
| Bereits bekannte Kollegen, Geschäftspartner | Lieber/r Frau/Herr | Dear [first Name], e.g. Dear Sabine | Liebste Frau/Herr |
| Laufender Kontakt, Geschäftspartner | (Schönen) guten Tag Frau/Herr | Hello [first Name], e.g. Hello Sabine | Tag, Morgen, Guten Abend |
Hinweis:
Während im britischen Englisch hinter Mr oder Ms kein Punkt folgt, ist der Punkt im Amerikanischen üblich. Dort also Mr. oder Ms. .
Besonders beim ersten Kontakt, also wenn dir die Person weder durch Telefonate noch sonstige Korrespondenz bekannt ist, fährst du immer gut mit „Sehr geehrte/r Frau/Herr….“. Dabei solltest du idealerweise den Namen deines Ansprechpartners herausfinden und auf die allgemeine Floskel „Sehr geehrte Damen und Herren“ verzichten. Warum? Die persönliche Anrede drückt dabei bereits Interesse aus und der Empfänger fühlt sich direkt angesprochen. Du zeigst direkt Professionalität und Respekt, und dir ist bewusst, wen diese E-Mail erreichen soll.
Falls dir dein Ansprechpartner vertrauter ist, also zum Beispiel im Kollegenkreis, fährst du immer gut mit „Liebe/r Frau/Herr…“. Es ist eine nette Ansprache, ohne zu persönlich zu werden. Auch mit „Schönen guten Tag Frau/Herr…“ kannst du in der Regel nichts falsch machen.
Vermeiden solltest du einen zu flapsigen Ton wie zum Beispiel „Morgen….“. Auch ein „Guten Abend“ kann in der deutschen Geschäftswelt falsch verstanden werden, da es suggerieren könnte, dass du erwartest, dass dein Gegenüber auch zu späten Abendstunden noch E-Mails zu lesen hat.
Hinweis:
Die Tabelle und die Beispiele zeigen eher förmliche Anreden für das berufliche Umfeld, mit denen du in der Regel nichts falsch machen kannst. Aber natürlich kannst du immer die Historie und eure Beziehung berücksichtigen: Solltest du jemanden schon ewig kennen und als guten Bekannten oder Freund ansehen, kannst du natürlich auch mit „Hey, altes Haus!“ beginnen.
Und wenn sich alle duzen?
In Umgebungen, in denen prinzipiell geduzt wird, sind selbstverständlich entsprechende Du-Varianten auch beim ersten Kontakt angesagt. Zu salopp muss es bei der ersten Anrede allerdings auch in diesem Fall nicht werden, denn auch ein „du“ sagt nichts über Nähe oder Vertrautheit aus. Je nach Gegenüber kann Distanzlosigkeit beim ersten Kontakt schnell als unangenehm oder gar anbiedernd empfunden werden.
Im Englischen bist du mit einem „Dear Mr/Ms …“ generell gut beraten. In der Vergangenheit fand sich oft auf die Ansprache „To whom it may concern“ (wörtlich: an denjenigen, den es betrifft) als sehr förmliche Ansprache in vielen E-Mails wieder. Mittlerweile solltest du aber im normalen E-Mail-Verkehr mit Geschäftspartnern auch davon Abstand nehmen, außer du schreibst eine Nachricht an eine offizielle Behörde oder du weißt tatsächlich nicht, wer am anderen Ende deine Nachricht lesen wird.
Möchtest du auf eine höfliche, aber geschlechtsneutrale Variante zurückgreifen, empfiehlt sich das Ausschreiben des vollen Namens, z. B. „Guten Tag Nici Müller“. Falls dir das für deinen Kontakt zu formell erscheint, genügt auch oft ein einfaches „Hallo,“.
Anrede E-Mail bei mehreren Personen
Möchtest du mehrere Personen gleichzeitig ansprechen, kann dir diese Tabelle weiterhelfen:
| Anlass | Anrede Deutsch | Anrede Englisch |
|---|---|---|
| Erstkontakt, Behörden, Vorgesetzte | Sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrte Frau Schmidt, sehr geehrter Herr Witt | Dear Ms Schmidt, dear Mr Witt |
| Bereits bekannte Kollegen, Geschäftspartner | Liebe Kolleginnen und Kollegen Liebes Team | Dear all |
Auch hier solltest du idealerweise die Personen mit Namen ansprechen. Dabei solltest du die hierarchischen Beziehungen der Personen berücksichtigen. Höhere „Ränge“ werden immer zuerst genannt, also z. B. erst die Geschäftsführerin, dann der Abteilungsleiter. Haben alle Ansprechpartner den gleichen Rang, werden zuerst die Frauen genannt. Weißt du weder Rang noch Geschlecht? Dann kannst du im Notfall auf eine alphabetische Reihenfolge zurückgreifen.
Gibt es einen Hauptadressaten und die weiteren Empfänger stehen nur auf Kopie, so wird der Hauptadressat als erster angesprochen und die anderen, wenn überhaupt, erst in Folge.
Sollten es mehr als 3-4 Personen sein, kannst du bei der formellen Anrede auf „Sehr geehrte Damen und Herren“ zurückgreifen. Wenn du in einem vertrauteren Umfeld bist, dann kannst du gerne die Gruppe zusammenfassen, z. B. „Liebe Kolleginnen und Kollegen“.
Brauchst du auch hier eine geschlechtsneutrale Form, ist mittlerweile die Grußformel „Sehr geehrte Lesende und Zuhörende“ im Trend, da hier auch Blinde oder Taube eingeschlossen werden. Alternativen sind „Sehr geehrte Menschen“ oder „Sehr geehrte Geschäftspartner“.
Titel – ja oder nein?
Wie sieht es eigentlich mit Titeln aus, wie z. B. bei Doktoren oder Professoren? Das Gute zuerst: Wenn jemand mehrere Titel hat (z. B. Prof. Dr. Dr.) reicht es aus, den höchsten Titel zu nennen (Prof.).
Jetzt können wir noch auf das Geschlecht der Person achten – oder auch nicht. Zwei Beispiele hierzu: Wir haben Martin Schmidt, der sowohl zweifacher Doktor als auch Professor ist. Auch Martina Müller hat das gleiche akademische Niveau. Die heutzutage üblicheren Ansprachen wären also:
„Sehr geehrter Herr Professor Schmidt“
und
„Sehr geehrte Frau Professorin Müller“
aber auch
„Sehr geehrte Frau Professor Müller“
Laut Duden sind beide letztgenannte Formen korrekt. Je nach Vorliebe der Angesprochenen kann jedoch sowohl die eine als auch die andere Form zu leichter Verstimmung führen: Die eine fühlt sich bei „Frau Professorin“ nicht als gleichwertig für voll genommen, die andere sieht bei „Frau Professor“ ihr Geschlecht nicht gewürdigt. Ganz gleich, wie du persönlich zum generischen Maskulinum stehst, ist die „richtige“ Ansprache immer die, die sich dein Gegenüber wünscht. Kannst du dies nicht einschätzen, begibst du dich hier leider immer ein wenig aufs Glatteis.
Doktortitel können hier mit einem „Dr.“ abgekürzt werden (Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt) – handelt es sich um die weibliche Form, ist sogar ausdrücklich zur Abkürzung zu raten, um der oben genannten Problematik ganz aus dem Weg zu gehen.
Andere akademische Titel wie Bachelor oder Master musst du in der Anredeformel nicht berücksichtigen.
Tipps für die perfekte E-Mail-Anrede
Wenn du das richtige Wording verwendest und die Titel beachtest, bist du schon auf der Zielgraden für die perfekte Anrede. Prüfe aber gern selbst nochmal, ob du auch nachfolgende Tipps bereits umgesetzt hast:
- Nach der Anrede folgt ein Komma, danach eine Leerzeile und es geht kleingeschrieben weiter:
„Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt,
ich bedanke mich herzlichst für Ihr Interesse.“
- Solltest du den ersten Satz allerdings mit einem groß zu schreibenden Pronomen, einem Eigennamen oder Substantiv beginnen, solltest du diese Regel natürlich brechen:
„Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt,
Ihre Anfrage hat mich erreicht und ich möchte Ihnen hierzu folgendes mitteilen.“
- Du bist unsicher, wie förmlich du vorgehen solltest? Dann wähle im Zweifel die höflichere Variante – damit machst du nichts verkehrt. Wenn du eine informelle Antwort erhältst, kannst auch du die Tonalität deiner E-Mail anpassen.
- Ms. (American Englisch mit Punkt) und Ms (British Englisch ohne Punkt) ist die richtige Ansprache für alle Frauen im geschäftlichen Kontext, egal, ob verheiratet oder ledig. Auch im Deutschen machen wir keinen Unterschied, also vermeide Formulierungen wie „Fräulein“, wenn du keine Frau verärgern möchtest.
- Hast du eine große Anzahl von Empfängern? Dann verwende das „BCC-Feld“ und setze dich selbst in das „An-Feld“. Somit sehen die Empfänger die E-Mail-Adressen der anderen Ansprechpartner nicht.
Fazit
Der erste Eindruck zählt und kann den Grundstein einer geschäftlichen Beziehung legen. Deswegen lohnt es sich, die richtige Anrede in einer E-Mail im geschäftlichen Kontext zu nutzen. Orientiere dich gerne an den obigen Beispielen und du machst nichts falsch.
P. S. Ich persönlich halte mich oft nicht an formelle Regeln und beginne beinahe alle E-Mails mit „Hallo Herr/Frau …,“
Fragen und Antworten
„Sehr geehrte Frau Müller…“ ist immer ein guter Anfang für eine geschäftliche und förmliche E-Mail. Ist dir der Empfänger vertrauter, darfst du auch gerne mit „Lieber Herr Meier“ beginnen.
Du kannst entweder die Namen der Personen hintereinander schreiben und hierbei auf die Hierarchie achten (z. B. „Guten Tag Frau Müller, guten Tag Herr Schmidt“) oder du fasst den Personenkreis zusammen (z. B. „Liebes Vertriebsteam“).
