Kommst du manchmal in die Verlegenheit, eine Management Summary erstellen zu müssen? Oder … weißt du gar nicht genau, was es damit eigentlich auf sich hat? Hier bist du genau richtig! In diesem Artikel erhältst du einen umfassenden Überblick zum Thema – Beispiel und Schritt-für-Schritt-Anleitung inklusive. Auf geht’s!
Was ist eine Management Summary?
Eine Management Summary (auch: Executive Summary) ist eine prägnante Zusammenfassung eines Dokuments mit den wichtigsten Punkten und Ergebnissen. Sie bietet Führungskräften und Entscheidungsträgern eine kompakte, verständliche und informative Übersicht über den Inhalt und die Schlussfolgerungen des Dokuments, ohne in Detailinformationen zu gehen.
Eine Management Summary kann für verschiedenste Dokumente erstellt werden, beispielsweise Geschäftsberichte, Marktanalysen, Projektberichte, Studien, Business-Pläne oder Unternehmensstrategien. Die Grundidee ist immer gleich: Der Leser soll schnell die wichtigsten Informationen erfassen und fundierte Entscheidungen treffen können, ohne das gesamte Dokument im Detail lesen zu müssen.
Das zeichnet eine Management Summary aus:
- Klarheit und Prägnanz: Die Informationen werden klar, verständlich präsentiert und auf den Punkt formuliert.
- Relevanz: Nur die wichtigsten Punkte und Erkenntnisse des Dokuments sind enthalten. Der Fokus liegt auf den Kernbotschaften.
- Strukturierung: Die Zusammenfassung ist gut strukturiert und logisch geordnet.
- Bezug zur Zielgruppe: Die Management Summary ist auf die Bedürfnisse, Interessen und Sprache/Tonalität der Zielgruppe zugeschnitten.
- Konsistenz: Die Zusammenfassung spiegelt den Inhalt des Hauptdokuments genau wider.
- Überzeugungskraft: Die Management Summary bringt den Leser idealerweise dazu, sich näher mit dem Dokument zu befassen, Entscheidungen zu treffen oder Empfehlungen zu folgen.
Entspricht eine Management Summary diesen Eigenschaften, dann erfüllt sie ihren Zweck: Sie informiert gezielt, macht auf relevante Punkte aufmerksam und unterstützt bei Entscheidungen.
Aufbau und Struktur
Gleich vorab: Management Summarys können unterschiedlich aufgebaut sein und unterscheiden sich je nach Zielsetzung, Umfang des Dokuments und Vorgaben. Es kann also durchaus sein, dass du einer Vorlage folgen musst, oder besonders knapp oder ausführlicher formulieren musst. Nimm die folgenden Punkte zum Aufbau also lediglich als Anregung:
- Hintergrund und Zielsetzung: Gib einen kurzen Überblick über den Hintergrund der Arbeit, den Zweck des Berichts oder Dokuments sowie die Ziele, die erreicht werden sollen.
- Zusammenfassung der Hauptergebnisse: Stelle die wichtigsten Erkenntnisse und Ergebnisse des Dokuments klar und prägnant dar. Konzentriere dich auf für die Leser bzw. Entscheider wichtigen Schlüsselaussagen und vermeide übermäßig technische oder detaillierte Informationen.
- Handlungsbedarf und Entscheidungen: Identifiziere einen möglichen Handlungsbedarf und hebe zu treffende Entscheidungen hervor. Betone auch mögliche Konsequenzen der Entscheidung – oder auch Auswirkungen, falls nicht entschieden wird.
- Empfehlungen: Falls sinnvoll: Biete klare und prägnante Empfehlungen, Handlungsoptionen und Strategien an, die direkt auf die Ziele des Projekts oder der Arbeit abgestimmt sind.
- Betonung der Wichtigkeit: Heben den Nutzen oder Mehrwert der Ergebnisse hervor und verdeutliche abschließend, warum die Leser bzw. Entscheider auf die vorgeschlagenen Empfehlungen reagieren sollten.
Wie lang sollte eine Management Summary sein?
Die Antwort lautet wie so häufig: Es kommt drauf an! Eine hunderte von Seiten umfassende Studie verträgt eine längere Zusammenfassung als ein Projektbericht, der sich über drei Seiten erstreckt. Trotzdem gibt es ein paar Faustregeln zur Orientierung:
- Sie sollte etwa 5 bis 10 % der Länge des Hauptdokuments umfassen. (Quelle)
- Alles zwischen einer halben Seite und maximal zwei Seiten sind ein guter Anhaltspunkt.
- Ein Leser sollte die Management Summary in wenigen Minuten verstehen und die Schlüsselbotschaften klar erfassen können.
- Der Fokus sollte auf den wichtigsten Kernbotschaften liegen.
Obwohl die Länge begrenzt ist, sollte die Zusammenfassung trotzdem genügend Informationen beinhalten, um ausreichend aussagekräftig zu sein. Hier gilt es, die richtige Balance zu finden.
Stolperfallen
Du möchtest (oder musst?) eine Management Summary schreiben? Dann achte auf ein paar typische Stolperfallen, die du leicht vermeiden kannst:
- Unklare oder zu ausführliche Sprache: Schreibe klar, prägnant und verständlich. Vermeide komplexe Fachbegriffe, unnötige Details und lange Sätze.
- Fehlender Fokus auf die Kernbotschaften: Konzentriere dich auf die wichtigsten Ergebnisse und Empfehlungen. Beschränkte dich auf die Kernbotschaften und lasse unnötige Informationen weg. Es zählen die Schlüsselaussagen, die für den Leser von Bedeutung sind.
- Fehlende Konsistenz mit dem Hauptdokument: Achte darauf, dass die Management Summary mit den Informationen im Hauptteil übereinstimmt. Vermeiden Sie Widersprüche oder inkonsistente Aussagen.
- Zu viele technische Details: Vermeide zu viele Details und versuche, den Text aus einer High-Level-Perspektive zugeschnitten auf Entscheider zu verfassen.
- Fehlende Abstimmung mit den Zielen und Bedürfnissen des Managements: Wer sind deine Leser? Wer soll überzeugt werden? Stelle sicher, dass die Management Summary auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der Zielgruppe ausgerichtet ist. Überlege, welche Informationen und Empfehlungen für das Management am relevantesten sind und passe den Ton und den Inhalt entsprechend an.
- Fehlende Überprüfung auf Grammatik und Rechtschreibung: Achte wie bei jedem Text auf eine gründliche Prüfung auf Grammatik- und Rechtschreibfehler. Es wäre doch schade, wenn deine wichtigsten Aussagen von unnötigen Fehlern überlagert werden.
Der wichtigste Tipp, um diese Stolperfallen zu umgehen: Bitte eine andere Person (oder auch mehrere) darum, deinen Text kritisch zu lesen. Außenstehende sehen oft viel mehr als du selbst.
Management Summary erstellen: Schritt für Schritt
Falls du noch eine Anleitung für das Erstellen einer Management Summary suchst, dann kannst du diesen Punkten folgen:
- Lesen des Dokuments aus der Vogelperspektive: Gehen wir davon aus, dass du dein Dokument (den Plan, Bericht oder die Studie) bereits im Detail kennst. Lese nun noch einmal alles mit dem Blick eines Außenstehenden durch.
- Identifizieren der Kernbotschaften: Identifiziere die wichtigsten Punkte, Ziele, Argumente und Empfehlungen. Was möchtest du dem Leser auf jeden Fall mitgeben? Welche Empfehlungen, Handlungsalternativen und nötigen Entscheidungen willst du aufzeigen?
- Kürzen und Zusammenfassen der Informationen: Kürze den Inhalt auf die wesentlichen Informationen. Vermeide zu technische Details und konzentriere dich auf die Schlüsselaussagen, die für die Leser von Interesse sind.
- Strukturieren der Management Summary: Ordne die Informationen klar und logisch an. Eine mögliche Struktur kann so aussehen: Hintergrund und Zweck des Dokuments, die wichtigsten Ergebnisse, Empfehlungen und Handlungsbedarf.
- Formuliere klare und präzise Sätze: Gehe nun noch einmal gezielt durch deinen Text und achte auf klare und verständliche Formulierungen. Vermeide unnötige Fachbegriffe, Jargon und komplizierte Satzkonstruktionen.
- Überprüfen und Überarbeiten: Gehe die Management Summary zum Abschluss sorgfältig durch oder lass andere Personen den Text auf Klarheit, Schlüssigkeit, Tonalität und korrekte Sprache prüfen.
Deine Management Summary ist fertig? Super! Du solltest dir trotzdem noch einiger Risiken bewusst sein – siehe nächster Abschnitt.
Risiken
Stell dir vor, du steckst in einem Thema nicht tief drin und liest in einem Dokument ausschließlich die Zusammenfassung – was kann dabei schiefgehen? So einiges:
- Die Kürze der Management Summary birgt dann Risiken, wenn Informationen zu stark vereinfacht werden, dass wichtige Details und Hintergrundinformationen vereinfacht oder weggelassen werden.
- Schlüsselbotschaften können überbetont werden und damit ein ausgewogenes Bild verloren gehen. Damit kann die Gesamtaussage des Dokuments verzerrt werden.
- Wenn durch die Kürze Hintergrundinformationen weggelassen werden, kann die Management Summary aufgrund des fehlenden Kontexts schwer verständlich sein und zu Fehlinterpretationen führen.
Alle Beteiligten sollten sich dieser Risiken bewusst sein: Als Verfasser solltest du versuchen, die Schlüsselbotschaften so knapp wie möglich zu formulieren, ohne Wesentliches wegzulassen – und als Leser liegt es an dir, nicht nur die Management Summary zu lesen.
Beispiel für eine Management Summary
Management Summary: Durchführung eines Projekts für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen
Das vorliegende Dokument bietet eine Zusammenfassung der geplanten Durchführung eines Projekts für mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen. Das Ziel des Projekts ist es, die nachhaltigen Praktiken und die Umweltverträglichkeit unseres Unternehmens zu verbessern.
Die wichtigsten Ergebnisse unserer Analyse zeigen auf, dass die Implementierung des Nachhaltigkeitsprojekts erhebliche Vorteile mit sich bringt:
- Kosteneinsparungen: Durch die Einführung energieeffizienter Technologien und die Nutzung erneuerbarer Energien können wir unsere Energiekosten senken und langfristige Kosteneinsparungen erzielen.
- Verbessertes Image: Indem wir unser Engagement für Nachhaltigkeit und Umweltschutz deutlich machen, stärken wir unsere Markenwahrnehmung, verbessern unser Image bei Kunden und Stakeholdern und steigern die Attraktivität als Arbeitgeber.
- Risikominderung: Die Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen reduziert unsere Abhängigkeit von unsicheren Ressourcen und verringert das Risiko von drohenden Umweltauswirkungen und regulatorischen Auflagen.
Basierend auf den Erkenntnissen empfehlen wir die Durchführung des Projektes mit folgende Schwerpunkten:
- Einführung von Energieeffizienzmaßnahmen in den Bereichen Gebäude, Produktion und Transport, um den Energieverbrauch zu senken und CO2-Emissionen zu reduzieren.
- Integration erneuerbarer Energien in unsere Energieversorgung, wie die Installation von Solaranlagen oder den Bezug von Ökostrom.
- Implementierung eines Abfallmanagementplans, der die Reduzierung, Wiederverwendung und das Recycling von Abfällen fördert.
Die Umsetzung dieser Maßnahmen erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, angemessene Ressourcenallokation und kontinuierliche Überwachung der Fortschritte.
Die Durchführung des Nachhaltigkeitsprojekts wird das Unternehmen nicht nur ökologisch, sondern auch wirtschaftlich und sozial voranbringen. Es liegt in unserer Verantwortung, die Nachhaltigkeitsagenda voranzutreiben und eine positive Wirkung auf Umwelt und Gesellschaft auszuüben.
Fazit
Mit einer Management Summary kannst du Dokumente prägnant zusammenfassen, um Lesern wie Entscheidungsträgern und Führungskräften einen schnellen und präzisen Überblick über komplexe Informationen zu bieten.
Du möchtest andere von deinem Thema überzeugen, Handlungsoptionen darstellen und Entscheidungen forcieren? Dann liegt es an dir, deine Schlüsselaussagen so klar wie möglich zu formulieren. Etwas Zeit und Mühe lohnen sich, um das Interesse der Leser zu wecken und fundierte Entscheidungen zu fördern.
Fragen und Antworten
Eine Management Summary (auch: Executive Summary) ist eine prägnante Zusammenfassung eines Dokuments mit den wichtigsten Punkten und Ergebnissen. Sie bietet Führungskräften und Entscheidungsträgern eine kompakte, verständliche und informative Übersicht über den Inhalt und die Schlussfolgerungen des Dokuments, ohne in Detailinformationen zu gehen.
Beide Begriffe werden synonym verwendet und bezeichnen eine kurze Zusammenfassung eines Plans, Berichts oder einer Studie mit den wichtigsten Kernaussagen.
Je nach Dokument kann die Management Summary unterschiedlich lang ausfallen. Als Faustregel hat sich eine Länge von etwa 5 bis 10 % der Länge des Hauptdokuments bewährt. Häufig umfasst eine Management Summary etwa eine halbe Seite bis zwei Seiten. In jedem Fall sollte ein Leser die Zusammenfassung in wenigen Minuten verstehen und die Schlüsselbotschaften klar erfassen können.
