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In 4 Schritten zum perfekten Statusbericht

Auf den Punkt gebracht

Die Erstellung und Präsentation von Statusberichten gehört zu den Standard-Aufgaben eines jeden Projektleiters. Ein optimaler Statusbericht enthält wichtige Informationen zum Projektinhalt, aktuellen Aktivitäten, Projektfortschritt und nötigen Entscheidungen.

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Kennst du das Problem? Du leitest ein Monsterprojekt. Ein wirklich großes. Nun sollst du einen Statusbericht erstellen und präsentieren, und zwar vor dem Lenkungsausschuss. Von dir wird erwartet, dass du kurz und prägnant alle wichtigen Informationen erarbeitest, visualisierst und präsentierst. Auf einer Folie. In wenigen Minuten.

Die schlechte Nachricht: Das ist manchmal gar nicht so einfach. Die gute: Alles halb so wild. Nutze eine fertige Vorlage oder erstelle dir eine – und fülle dann „nur“ noch die Felder aus. Nichts leichter als das! Du kennst dein Projekt schließlich am besten, oder? Orientiere dich an den folgenden Punkten:

Schritt 1: Worum geht es im Projekt?

Vielleicht klingt das jetzt überflüssig. Aber in einen Statusbericht gehören zunächst die grundlegenden Informationen zu einem Projekt:

  • Basisinformationen wie Name, Projektleiter, Budget usw.
  • Projektinhalt und Projektziele (und auch Nicht-Ziele zur Abgrenzung)
  • benötigte Ressourcen
  • Risiken und ergriffene oder zu ergreifende Gegenmaßnahmen
  • Optional: Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen, Projekten und Beteiligten

Warum all diese Angaben? Sind diese Informationen nicht schon bekannt? Vermutlich. Besonders dann, wenn du den Projektstatus vor den immer gleichen Mitgliedern des Lenkungsausschusses präsentierst. Und dennoch: Viele der Informationen sind nicht in Stein gemeißelt und können sich ändern. Vor manchen Lenkungskreisen werden auch unzählige Statusberichte an einem Tag präsentiert, bzw. die Teilnehmer kommen gerade aus eine Meeting mit ganz anderen Themen und müssen daher ersteinmal wieder in die Welt deines Projekts geholt werden. Glaube mir: Je deutlicher dein Projektinhalt wird, desto fundierter werden die Entscheidungen gefällt werden.

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Schritt 2: Woran wird gearbeitet?

Der zweite wichtige Bereich: Die Aktivitäten. Achte darauf, eine kurze Zusammenfassung auf die folgenden drei Fragen zu geben:

  • Was wurde erledigt?
  • Woran arbeiten wir aktuell?
  • Was kommt als nächstes?

Wichtig ist an dieser Stelle der Überblick, nicht die kleinen Details. Gibt es bei bestimmten Punkten Klärungsbedarf, so kannst du darauf in Schritt 4 näher eingehen.

Schritt 3: Wo stehen wir?

Jetzt kommt er, der eigentliche Status. Nicht umsonst wird für Statusberichte oft eine Projektampel verwendet. Mit ihr können besonders gut die Stati für das Projekt, einzelne Phasen und oder Teilprojekte visualisiert werden:

  • Rot: Problem! Unter den aktuellen Bedingungen werden die Projektziele so nicht erreicht werden.
  • Gelb: Es geht voran, allerdings lauern kritische Gefahren oder Verzögerungen stehen an.
  • Grün: Alles läuft nach Plan!

Achtung: Wusstest du, dass etwa 8% der Männer farbenblind sind? Falls du mit Ampeln arbeitest, dann achte darauf, diese so intuitiv wie möglich darzustellen. Nutze alternativ einen Text oder ergänze die Ampel mit einer Legende.

Schritt 4: Was muss entschieden werden?

Der vielleicht wichtigste Bereich! Hättet ihr lediglich über Projektinhalte und Aktivitäten gesprochen, so hättet ihr vielleicht ein nettes Meeting gehabt – aber auch nicht mehr. Was das Projekt stattdessen braucht: Richtung, Entscheidungen und Prioritäten. Du kannst dafür sorgen, dass du genau diese auch bekommst. Arbeite also genau heraus, an welchen Stellen es hängt und welche Entscheidungen aktuell benötigt werden, um das Projekt voranzubringen.

Tipps

Zum Abschluss gibt es noch ein paar Tipps für deinen perfekten Statusbericht:

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  • Keine Angst vor roten Ampeln: Manche Projektleiter scheuen sich davor, ihre Projektampel auf „rot“ zu setzen. Würde das nicht heißen, dass man das Projekt nicht im Griff hat? Ganz und gar nicht! Eine rote Ampel zeigt zunächst einmal, dass du den Überblick über das Projekt hast. Dass dir Gefahren bewusst sind und dass du dich aktiv darum kümmerst. Rote Ampeln verschaffen Aufmerksamkeit und können dazu führen, dass Entscheidungen schneller getroffen werden. Oder fühlst du dich zu Entscheidungen motiviert, wenn doch „alles im grünen Bereich“ ist?
  • Fasse zusammen: Es hat schon seinen Grund, warum alle Informationen meist auf einer Seite zusammengefasst werden. Das zwingt dich dazu, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und auch genau diese Punkte deinen Zuhörern zu präsentieren.
  • Werde konkret: Der Erfolg eines Statusberichtes wird an den Entscheidungen gemessen, die du zurück in dein Projekt nimmst. Besonders, wenn es um notwendige Entscheidungen geht, solltest du maximal konkret werden: Was genau benötigst du, um voranzukommen? Das muss nicht bis ins letzte Detail im Bericht stehen – aber du musst es zumindest im Kopf haben.
  • Bereite Entscheidungsalternativen vor: Wenn wir schon einmal bei Entscheidungen sind: Schnelle und gute Entscheidungen sind wahrscheinlicher, wenn du sie gut vorbereitest und Alternativen ausarbeitest – so dass du diese Alternativen mit ihren Vor- und Nachteilen direkt aus dem Hut ziehen kannst.

Kostenfreie Vorlage

Statusberichte können so unterschiedlich sein wie Unternehmen und Projekte. Wie so häufig gibt es also nicht DEN richtigen Statusbericht. Falls du möchtest, kannst du dich aber an dieser kostenlosen PowerPoint-Vorlage orientieren:

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Fazit

Statusberichte sind nicht nur ein Blatt Papier oder eine einzelne Folie, sondern viel mehr: Hast du die Möglichkeit, deinen Statusbericht zu präsentieren, dann gibt dir das auch immer die Gelegenheit, notwendige Entscheidungen einzufordern und das Projekt in deinem Sinne voranzubringen.

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Andrea Windolph & Dr. Alexander Blumenau...

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