Aufgaben priorisieren: Ist das nicht eigentlich ganz einfach? Was hält dich davon ab, deine wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und abzuarbeiten? Genau hier stellt sich bei den meisten Menschen die erste Frage: Welche sind denn überhaupt die wichtigsten Aufgaben?
Welche Aufgabe ist wichtiger?
Vielleicht eine Zuarbeit für eine wichtige Ressource im Projektteam, ohne die nicht weitergearbeitet werden kann und Verzögerungen im Projekt entstehen? Oder das Sichten eines Angebots, das ohne deine Freigabe verfällt und dadurch Mehrkosten verursacht werden?
Du siehst und weißt bestimmt aus Erfahrung: Es ist nicht immer leicht, die eigenen Aufgaben so zu priorisieren, dass genau die richtigen Themen erledigt werden. Einer der Gründe ist der sogenannte Mere-Urgency-Effekt.
Der Mere-Urgency-Effekt
Ein fieser psychologischer Effekt macht es uns Menschen dummerweise schwer, die richtigen Aufgaben zu priorisieren. Gemäß dem Mere-Urgency-Effekt (übersetzt etwa: der Lediglich-Dringlichkeit-Effekt ) geben Menschen dringenden Aufgaben Vorrang vor wichtigen Aufgaben, selbst wenn die wichtigere Aufgabe eine größere Belohnung bietet.
Es kann also sein, dass du dringende Aufgaben mit kurzen Zeitfenstern der Erledigung wichtiger Aufgaben mit größeren Ergebnissen vorziehst. Aber warum ist das so, obwohl du weißt, dass es Wichtigeres gibt? Dafür gibt es mehrere Gründe:
- Wichtige Aufgaben sind oft schwieriger und weiter von der Zielerreichung entfernt.
- Dringende Aufgaben bringen schnellere und sicherere Belohnungen mit sich („Haken dran!“).
- Viele Menschen wollen zuerst die dringenden Aufgaben erledigen und dann später in Ruhe an den wichtigen Aufgaben arbeiten.
Schau dir folgendes Beispiel an:
Beispiel:
Tim weiß, dass er an einer wichtigen Präsentation für die Geschäftsführung arbeiten sollte, die über die Genehmigung seines Projekts entscheidet. Obwohl viel vom Gelingen dieser Präsentation abhängt, findet er keinen Anfang. Folgende Aufgaben stehen zusätzlich an:
- Blumen gießen
- E-Mail beantworten
- Reporting-Zahlen von gestern freigeben
- Mit seiner Kollegin eine Detailfrage diskutieren
- Werkstatttermin buchen
Tim beschäftigt sich den gesamten Vormittag mit kleinen Aufgaben wie diesen und fühlt sich gut, Dinge abhaken zu können. “Es geht ja voran!” Die Idee: Wenn die Kleinigkeiten aus dem Weg sind, kann er sich der Präsentation widmen. Das kann funktionieren, birgt allerdings ein Risiko: Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden immer wieder weitere kleine, dringende Aufgaben auftauchen – und die Präsentation bleibt weiter auf der Strecke.
Der Mere-Urgency-Effekt ist nur eine Hürde, die dich vom Priorisieren abhält – aber es gibt noch weitere.
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Weitere Hürden beim Priorisieren von Aufgaben
In der folgenden Liste findest du weitere Gründe, die es dir schwer machen, die richtigen Aufgaben zu priorisieren:
- Das Priorisieren wird nicht priorisiert: Auch das Priorisieren passiert nicht automatisch, sondern es muss dafür Raum im Tagesablauf eingeplant sein. Wenn du immer sofort losläufst und dich auf die erstbeste Aufgabe stürzt, hast du selten den Blick für die richtigen bzw. wichtigen Aufgaben. Priorisieren kannst du beispielsweise mit der ABC-Analyse oder der Eisenhower-Matrix.
- Es fehlen Ziele und Schwerpunkte: Ganz nach dem Zitat “Nur wer das Ziel kennt, findet den Weg” (Laotse, chinesischer Philosoph) ergeben sich Prioritäten nur, wenn auch ein Ziel vorhanden ist. Nur wenn du weißt, wo die Reise hingehen soll, kannst du deine Aufgaben sinnvoll danach ausrichten.
- Ablenkung durch Kleinigkeiten: Klare Prioritäten liegen vor, aber trotzdem klappt es nicht? Kein Wunder: E-Mails, Anrufe, Software-Benachrichtigungen oder Kollegen buhlen um deine Aufmerksamkeit. Hier braucht es effektive Strategien, um das Wichtige nicht aus den Augen zu verlieren.
- Fehlendes Delegieren: Immer alles selbst machen? Das kann klappen – aber auch Prioritäten durcheinanderbringen. Wenn du Aufgaben niemals delegierst, hast du mit höherer Wahrscheinlichkeit einen volleren Schreibtisch und musst immer reagieren, wenn es irgendwo brennt – und das erschwert das Priorisieren deiner Aufgaben.
- Ständiges Ja-Sagen: Auch zusätzliche Aufgaben von außen sind eine typische Ablenkung. Wenn du nie “Nein” sagst, wird es dir schwerfallen, deine eigenen Prioritäten zu verfolgen.
- Einfaches zu tun ist einfacher: Mal eben schnell das Dokument schön formatieren, statt die komplexe Analyse vorbereiten? Das passiert schnell, macht oft Spaß und verbraucht weniger Energie. Kein Wunder, dass unser Gehirn gern einfache Aufgaben priorisiert!
Schneller Selbsttest: Deine größten Hürden beim Priorisieren
Die typischen Hürden beim Priorisieren von Aufgaben kennst du nun schon – aber welcher Typ bist du? Im folgenden Selbsttest beantwortest du 12 kurze Fragen und findest heraus, welche Problemtypen bei dir am stärksten ausgeprägt sind.
Neugierig? Dann leg los!
Fazit
Obwohl es einfach klingt, Aufgaben zu priorisieren, treten im Alltag viele Probleme auf: Es fehlen die großen Ziele, Ablenkungen bringen erfolgreiche Prioritäten durcheinander und der Mere-Urgency-Effekt lässt uns dringende Aufgaben lieber erledigen, als Wichtiges mit Volldampf zu verfolgen.
Bist du diesen Problemen also hilflos ausgeliefert? Auf keinen Fall! Jeder muss priorisieren und jeder hat damit Probleme – auch wenn wir uns selbst dessen oft nicht bewusst sind und die Ursachen im Umfeld suchen. Ohne die Fähigkeit zur bewussten und konsequenten Priorisierung bist du aber in vielen Situationen des Arbeitslebens zum Scheitern oder zumindest zu vermeidbarer Überbelastung verurteilt.
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