Auf einen Blick
Die beliebte Weihnachtsserie auf "Projekte leicht gemacht"! Im dritten Teil wird eine ausführliche Umfeld- und Stakeholderanalyse erstellt – Rentiere inklusive!
Weihnachten naht und wir wissen sogar schon, was wir alles erreichen wollen – die Projektziele sind definiert!
Besonders wichtig in dieser Phase der Projektplanung: Bloß nichts vergessen! Oberwichtel Arttu Juolu ist zum Glück kein Anfänger. Und trotzdem will er sichergehen, dass er auch alle Anforderungen und Rahmenbedingungen in der Planung berücksichtigt. Also legt er los!
Das Projektumfeld
Erster Schritt: Er will herausfinden, welche Faktoren er im Projekt beachten muss. Dafür bietet sich die Betrachtung des Projektumfeldes an. Er fragt sich also:
- Worauf müssen wir achten?
- Welche Anforderungen bestehen?
- Wer beeinflusst unser Projekt?
Schöner als eine lange Liste ist eine Grafik der gesammelten Rahmenbedingungen:
Die Faktoren wurden also gruppiert. Schauen wir uns diese Gruppen etwas näher an:
- Soziale Rahmenbedingungen:
Hier werden alle Personen(gruppen) gesammelt, die in irgendeiner Weise mit dem Projekt zu tun haben. Teilweise sind sie direkt beteiligt, wie die Rentiere, oder auch vom Projekt betroffen, wie die Eltern. All diese Beteiligten schauen wir uns gleich noch etwas genauer an. - Sachliche Rahmenbedingungen:
Alle restlichen (nicht-sozialen) Rahmenbedingungen sind sachlicher Natur. Faktoren, die im Projekt beachtet werden müssen. Kurzes Zeitfenster? Viele Klimazonen? Klingt nach Punkten, bei denen einiges schiefgehen kann! Und deshalb gehen wir auf diese Faktoren später noch genauer ein – im Rahmen der Risikoanalyse. Aber dazu erst später. - Interne Rahmenbedingungen:
Rahmenbedingungen gelten als intern, wenn sie sich innerhalb der Organisation befinden. Der Fuhrpark ist ein ganz klarer innerer Faktor, da dieser sich direkt im Weihnachtsdorf befindet. - Externe Rahmenbedingungen:
Alle anderen Rahmenbedingungen befinden sich außerhalb des Projektes und sind extern. Sie wirken auf das Projekt ein und können häufig nicht direkt beeinflusst werden.
Die Stakeholder
Stakeholder sammeln
Wie versprochen: Wir schauen uns die sozialen Rahmenbedingungen des Projektumfeldes genauer an. Diese sozialen Faktoren werden auch Stakeholder genannt. Was ist ein Stakeholder? Das erfährst du hier.
Wie so oft erstellt Arttu Juolu wieder eine Grafik. Seiner Erfahrung nach können die anderen Projektbeteiligten damit deutlich mehr anfangen, als mit einer Liste oder Tabelle:
Da haben wir sie also, unsere Stakeholder! Alle Personen, die vom Weihnachtsfest betroffen oder daran beteiligt sind. Als Bonus enthält die Darstellung gleich noch eine Bewertung der Stakeholder:
- Einstellung zum Projekt:
Nicht alle Stakeholder müssen Weihnachten gut finden! Eine negative Einstellung kann zu Konflikten führen – und darauf sollten wir vorbereitet sein. Bis auf die besorgten Tierschützer haben jedoch alle eine zumindest neutrale Einstellung. - Einfluss auf das Projekt:
Wie stark können denn die einzelnen Personen das Projekt beeinflussen? Ein Weihnachtsmann sicher deutlich stärker als ein einzelner Elternteil. Diese Bewertung hilft dabei, die Key-Player im Projekt zu identifizieren.
Wunderbar. Und nun? Ist die Stakeholder-Betrachtung damit abgeschlossen? Noch nicht ganz!
Stakeholder analysieren
Es ist schon schön zu wissen, welche Stakeholder es gibt. Aber wie können wir nun erreichen, dass sie unser Projekt unterstützen bzw. nicht behindern? Dafür stellen wir uns nun zwei Fragen:
- Welche Interessen hat der jeweilige Stakeholder?
- Und wie können wir sie am besten befriedigen bzw. welche Maßnahmen können wir ergreifen?
Heraus kommt diese schöne Tabelle:
| STAKEHOLDER | INTERESSE | MASSNAHMEN |
|---|---|---|
| Weihnachtsmann | Das Projekt soll reibungslos ablaufen und möglichst viele Kinder glücklich gemacht werden. | Gute Vorbereitung und Planung des Projektes. Regelmäßige Informationen an den Weihnachtsmann. |
| Wichtel | Die Wichtel möchten möglichst gut vorbereitet und nicht auf den letzten Drücker geschult werden. | Einplanung von Trainingsmaßnahmen für die einzelnen Arbeitsbereiche |
| Rentiere | Ausreichende Ruhepausen und gutes Futter. Sie sind genügsam. | Nur Einsatz hochwertigen Futters und Erstellung eines Tourenplans, der ausreichende Ruhezeiten ermöglicht. |
| Kinder | Viiiiele Geschenke! | Eingehen auf die Wunschzettel und Erfüllen der Wünsche. |
| Eltern | Möglichst wenig Stress. Kinderlachen. Nur angemessene Wünsche erfüllen. | Filtern der Wünsche je nach Alter und Preisspanne. |
| Tierschützer | Gute Pflege und Entlastung der Rentiere. | Übermittlung von Informationen über Arbeitsbedingungen der Rentiere. |
| Konsumunternehmen | Möglichst viel Umsatz! | Frühzeitige Informationen über das Wunschvolumen, um Lieferzeiten absichern zu können. |
| Wichtelgewerkschaft | Ausreichende Ruhepausen, gute Versorgung mit Lebkuchen, gemeinsames Singen von Weihnachtsliedern. | Schaffung einer gemütlichen und unterstützenden Arbeitsatmosphäre. |
Ausblick
Arttu Juolo fühlt sich gewappnet. Besonders für ein Thema, was niemand so richtig gern mag: Risiken! Dazu mehr im nächsten Teil dieser Serie!
