Unklare Projektziele: Ein Rezept für Misserfolg

Unklare oder sich ändernde Projektziele gehören zu den wichtigsten Gründen, warum es im Projekt nicht rund läuft, Unzufriedenheit aufkommt und sich am Ende alle fragen: Wollten wir das wirklich so haben – und hätten wir es besser machen können?

In diesem Artikel betrachten wir vier Beispiele, bei denen unterschiedliche Aspekte einer mangelhaften Zieldefinition auftreten:

1. Die Ziele sind nicht konkret genug formuliert und sind eher vage Ideen oder Wünsche.
2. Die Ziele sind nur scheinbar gut formuliert, aber die Beteiligten haben unterschiedliche Vorstellungen.
3. Die Ziele sind zwar für das Einzelprojekt gut formuliert, allerdings fehlt das übergreifende Big Picture.
4. Die Ziele werden im Projektverlauf ständig geändert.

Keiner dieser Fälle führt zu einem zufriedenstellenden Ergebnis, wie du in den nächsten Abschnitten sehen wirst.

Beispiel 1: Wenn das Ziel zu ungenau ist

Beginnen wir mit einem Beispiel aus dem privaten Bereich, in das sich jeder gut hineinversetzen kann.

Ausgangssituation

Anna beschließt, ihren Garten umzugestalten – sie will sich einfach wohler fühlen! Anna hat eine vage Vorstellung davon, wie ihr Garten am Ende aussehen soll: Sie denkt an einen schönen Platz zum Entspannen und vielleicht ein paar Blumenbeete, aber sie hat keine genauen Pläne oder Skizzen.

Projektverlauf

• Anna geht in ein Gartencenter und kauft spontan Pflanzen, Steine und Gartenmöbel, die ihr optisch gefallen.
• Sie beginnt damit, verschiedene Bereiche des Gartens umzugestalten. An einem Tag pflanzt sie Blumen, am nächsten baut sie eine kleine Terrasse, und danach gräbt sie ein Loch für einen Teich. Alles passiert ohne eine durchdachte Reihenfolge oder Prioritätenliste.
• Nach einigen Wochen stellt Anna fest, dass ihr Garten chaotisch aussieht. Die Pflanzen sind nicht gut aufeinander abgestimmt, die Terrasse ist uneben, und der Teich wirkt deplatziert. Sie hat viel Zeit und Geld investiert, ist aber mit dem Ergebnis unzufrieden.
• Um die Fehler zu korrigieren, muss Anna zusätzliche Materialien kaufen und mehr Zeit investieren. Sie muss einige Pflanzen umsetzen, die Terrasse neu bauen und den Teich an einen anderen Ort verlegen.

Ergebnis

Obwohl Anna viel gearbeitet hat, ist das Endergebnis nicht das, was sie sich erhofft hatte. Der Garten sieht immer noch unvollständig aus und lädt nicht zum Wohlfühlen ein. Die Renovierung hat mehr Geld und Zeit gekostet als ursprünglich geplant, da Anna viele Aufgaben wiederholen musste.

Beispiel 2: Unterschiedliche Vorstellungen

Ausgangssituation

Ein mittelständisches Unternehmen beschließt, ein neues Customer Relationship Management (CRM)-System einzuführen, um die Kundenbindung zu verbessern und Vertriebsprozesse zu optimieren. Alle Beteiligten stimmen darin überein: Jawohl das ist unser Ziel!

Projektverlauf

Im Projektverlauf stellt sich heraus: Alle haben unterschiedliche Vorstellungen, obwohl sie meinten, sich einig zu sein:

• Die Vertriebsleiterin erwartet, dass das neue CRM-System hauptsächlich dazu dient, Verkaufszahlen zu verfolgen und Vertriebskampagnen effizienter zu gestalten.
• Das Kundendienstteam hofft, dass Kundendienstanfragen besser verwaltet werden können.
• Das Marketingteam sieht das CRM als Werkzeug, um detaillierte Kundenanalysen durchzuführen und personalisierte Marketingkampagnen zu erstellen.
• Die IT-Abteilung will ein stabiles System, das sich optimal in die bestehende IT-Infrastruktur integriert.

Während der Planung und Implementierung geht jeder Bereich davon aus, dass seine spezifischen Anforderungen im Fokus stehen. Die Vertriebsabteilung drängt auf schnelle Implementierung von Tracking-Funktionen, während das Kundendienstteam mehr Wert auf die Ticketing-Features legt. Das Marketingteam fordert umfangreiche Analysetools, und die IT-Abteilung besteht auf Sicherheitsprotokolle.

Nach der Einführung stellen alle Abteilungen fest, dass ihre Erwartungen nur teilweise erfüllt wurden.

Ergebnis

Es wird deutlich, dass zwar alle vom „gleichen“ Ziel gesprochen haben, aber jeder etwas anderes darunter verstanden hat. Diese unterschiedlichen Vorstellungen führen zu Missverständnissen und Frustration in den jeweiligen Abteilungen. Das Unternehmen muss zusätzliche Zeit und Ressourcen investieren, um das CRM-System an die unterschiedlichen Erwartungen anzupassen.

Dieses Beispiel zeigt: Es reicht nicht aus, wenn alle Beteiligten einem gemeinsamen Ziel zustimmen – es brauch auch ein gemeinsames Verständnis darüber, was dieses Ziel konkret bedeutet und wie es erreicht werden soll.

Beispiel 3: Wenn das Big Picture fehlt

In diesem Beispiel wurde schon einiges richtig gemacht: Es gibt ein Ziel für das Projekt an sich – allerdings fehlt das übergreifende Big Picture.

Ausgangssituation

Ein mittelständisches Unternehmen beschließt, ein neues Projektmanagement-Tool einzuführen, um die Effizienz der Projektarbeit zu erhöhen. Das übergreifende Big Picture, also wie dieses Tool in die gesamte IT-Landschaft und die Arbeitsprozesse des Unternehmens integriert werden soll, ist allerdings nicht klar definiert.

Projektverlauf

• Das Unternehmen wählt ein Projektmanagement-Tool aus, das viele nützliche Funktionen bietet.
• Das IT-Team beginnt mit der Implementierung des Tools. Es richtet Benutzerkonten ein, konfiguriert die Software und schult die Mitarbeiter in der Nutzung des Tools.
• Während der Implementierung stellt sich heraus, dass das Tool nicht gut mit anderen Systemen integriert werden kann, wie dem bestehenden CRM- und ERP-System. Daten müssen manuell übertragen werden, was zu doppelter Arbeit und Fehlern führt.
• Die anfängliche Begeisterung der Mitarbeiter lässt schnell nach. Die mangelnde Integration führt zu zusätzlichen Arbeitsschritten, und viele sehen keinen klaren Mehrwert in der Nutzung des neuen Tools. Bestehende Prozesse werden nicht unterstützt, sodass oft „am Tool vorbei“ gearbeitet wird.

Ergebnis

Die Mitarbeiter sind frustriert, weil das Tool ihre Arbeit nicht wie erwartet erleichtert und stattdessen neue Probleme und mehr Arbeit verursacht. Letztlich wurde die Effizienz sogar verringert und Aufwand für die Implementierung und Schulung aufgewendet, ohne dass ein echter Nutzen daraus entstanden ist.

Beispiel 3: Wenn Ziele angepasst werden

Ausgangssituation

Ein gemeinnütziger Verein plant, ein Jugendzentrum in einer Gemeinde aufzubauen, um Jugendlichen einen attraktiven Ort für Freizeitaktivitäten zu bieten.
Die Vision: Wir schaffen ein Zentrum, das die soziale Integration fördert, Bildungsprogramme anbietet und die Freizeitgestaltung für Jugendliche verbessert.

Projektverlauf

• Der Verein startet mit einer klaren Zielsetzung und beginnt, Gelder zu sammeln. Die ersten Spenden werden für das Anmieten eines geeigneten Gebäudes und die Renovierung geplant.
• Während der Renovierungsarbeiten schlägt ein Vorstandsmitglied vor, auch Programme für Erwachsene anzubieten, um die Nutzung des Zentrums zu maximieren. Dies erfordert zusätzliche Räume und andere Renovierungen.
• Ein Sponsor fordert, dass das Zentrum auch einen kleinen Laden betreibt, um Einnahmen zu generieren. Dies führt zu weiteren Umbauten und zusätzlichen Kosten.
• Lokale Behörden schlagen vor, dass das Zentrum auch geflüchtete Jugendliche integrieren soll. Dies erfordert spezifische Programme und zusätzliche Mitarbeiter.

Mit jedem neuen Vorschlag werden die ursprünglichen Pläne angepasst, was zu Verzögerungen und steigenden Kosten führt. Das ursprüngliche Ziel wird immer mehr verwässert.

Ergebnis

Das Zentrum bietet zwar nun eine Vielzahl von Programmen für unterschiedliche Zielgruppen an, aber keine der Initiativen wird richtig umgesetzt oder gefördert: Die Jugendlichen finden keinen festen Platz, die Programme für Erwachsene sind unterbesetzt, und der Laden bringt nicht die erwarteten Einnahmen. Die ursprünglichen Unterstützer des Jugendzentrums erkennen ihre Vision nicht mehr; die Mitarbeiter sind überlastet und haben keinen klaren Fokus.

Dieses Beispiel zeigt: Ständige Änderungen der Ziele während eines Projekts können zu Verwirrung, Ineffizienz und einem unbefriedigenden Endergebnis führen, selbst wenn es zu Beginn klare Ziele und eine Vision gab.

Fazit

Wir alle wissen: Eine klare Auftragsklärung sowie konkrete und messbare Ziele sind eine Grundvoraussetzung, um ein Projekt erfolgreich abschließen zu können. Die Beispiele in diesem Artikel zeigen: Dieses Thema hat mehrere Aspekte, und konkrete Ziele allein reichen nicht aus, wenn sie nicht komplett mit anderen abgestimmt sind, ständig geändert werden oder nicht in die übergreifende Vision passen.