Lean Project Management, Teil 3: Die Strategien zum Erfolg

Nach der Einführung und den 5 Prinzipien des Lean Thinking kommen wir in diesem Artikel nun zu den Strategien, mit denen Lean Project Management zum Erfolg wird.

Diese lauten:

• Werte erzeugen
• Ballast vermeiden
• Qualität erhöhen
• Lernen fördern
• Eigenverantwortung stärken
• Commitment herauszögern
• Schnell liefern
• Das große Ganze optimieren

Dieser Artikel ist Teil 3 der Serie über Lean Project Management. Du willst mehr erfahren? Dann schau gern in die anderen Teile rein:
Teil 1: Einführung
Teil 2: Die 5 Prinzipien des Lean Thinking
Teil 3: Die Strategien zum Erfolg
Teil 4: Methoden und Tools
Teil 5: Ein kleines Fazit

1. Werte erzeugen (Create Value)

Diese Strategie orientiert sich am ersten Ansatz des Lean Thinking (Value).

Zu Beginn eines Projektes sollten der Auftraggeber und seine Anforderungen ganz klar in den Mittelpunkt gestellt werden. „Was benötigt der Kunde?“ statt „Was sollen wir erreichen?“. Das Ergebnis wird ähnlich ausfallen – und doch ändert das Einnehmen der Kundenperspektive die eigene Einstellung.

Alle Aktivitäten eines Projektes sollten mindestens einem der folgenden drei Punkte zuträglich sein:

1. Erreichung der Projektergebnisse
2. Verringerung oder Vermeidung eines Risikos
3. Nutzung von Projektchancen

Alle anderen Aktivitäten fallen in die Kategorie „Ballast“ – und der sollte vermieden werden:

2. Ballast vermeiden (Eliminate Waste)

Was ist Ballast? Kurz gesagt, all das

• wofür der Kunde nicht bereit ist, zu bezahlen und
• was keinen Wert für den Kunden schafft.

Typische Ausprägungen von Ballast und Verschwendungen sind:

• unnötige Anforderungen
• Multitasking
• Unterbrechungen
• ineffiziente Meetings
• fehlende Entscheidungen
• unklare Priorisierungen
• …

Zusammengefasst: Ballast umfasst all die Dinge, die das Projekt negativ beeinflussen und nicht dazu führen, dass es reibungslos abgewickelt werden kann.

Wie kann dieser Ballast nun identifiziert werden?

1. Grundlage ist zunächst die Identifikation des Value Streams – also aller Aktivitäten, die zu Projektergebnissen führen.
2. Diese Aktivitäten werden analysiert:
   • Was ist wichtig?
   • Was kann optimiert werden?
   • Wo gibt es Engpässe? Tipp: Oft weiß dein Team besser über diese Zeitfresser Bescheid, als du selbst!
3. Wichtige werden von unwichtigen Aktivitäten getrennt.

3. Qualität / Integrität steigern (Build Integrity)

Wann ist ein Auftraggeber zufrieden? Wenn ein Projektergebnis seinen Wünschen und Anforderungen entspricht. Wenn es stabil eingesetzt werden kann und klar ist, dass auch wirklich Anstrengungen unternommen wurden, um ein möglichst qualitativ hochwertiges Projektergebnis zu erreichen.

Folgende Punkte sind hier wichtig:

• Durchführung von Qualitätsmanagement-Maßnahmen
• umfangreiche Dokumentation
• Flexibilität für Anpassungen und leichte Wartbarkeit (bei Produkten oder Software)

4. Lernen fördern (Amplify Learning)

Neben den Kunden stehen insbesondere die Teammitglieder eine große Rolle. Um Ballast und unnötige Fehler zu vermeiden, steht das Lernen des Teams im Mittelpunkt, das durch folgende Instrumente umgesetzt werden kann:

• Projektreviews
• Diskussionen über Erfolge und Misserfolge
• Abweichungsanalysen
• Erarbeitung von Best Practices

Die Betrachtung von Problemen, Fehlern und Erfolgen – und besonders das Lernen daraus – führt dazu, die Qualität zu erhöhen und zukünftigen Ballast zu vermeiden.

5. Eigenverantwortung stärken (Empower the Team)

Eine wesentliche Rolle im Lean Project Management spielt die Stärkung der Eigenverantwortung des Projektteams. Der Projektmanager schlüpft noch viel stärker in die Rolle es Koordinators und macht besonders im Klein-Klein des Projektes möglichst wenig Vorgaben.

Das benötigt jede Menge qualifizierte und motivierte Leute – keine Frage. Gleichzeitig kann ein solches Vorgehen aber auch die Motivation steigern und dazu führen, dass das Team sich stärker mit dem Projekt identifiziert.

6. Commitment herauszögern (Decide late)

Schon mal zu früh mit einem Projekt begonnen, obwohl noch nicht alles geklärt war? Dieses Vorgehen führt vor allem zu einem: Zu Missverständnissen, unterschiedlichen Erwartungen und Nacharbeiten.

Im Lean Project Management werden Verzögerungstechniken angewendet, um genau das zu vermeiden. Was zunächst wie ein negativ belegter Begriff klingt, ist nichts anderes, als Ziele wirklich stark festzuzurren, bevor mit der Arbeit begonnen wird.

Was hilft bei der Umsetzung dieser Strategie?

• Das Commitment aller Beteiligten einholen: Erwartete Projektergebnisse ganz klar definieren und von allen Beteiligten absegnen lassen.
• Im letzten möglichen Moment beginnen: Aktivitäten wirklich erst starten, wenn das Commitment vorliegt.
• Fahren auf Sicht: Das grobe Ziel kennen und bereits sichtbare Meilensteine anvisieren. Den Kurs korrigieren, sobald mehr Informationen vorliegen und alle Beteiligten zustimmen.

7. Schnell liefern (Deliver fast)

Nach dem Motto „Decide late, deliver fast“ sollten die Umsetzungszyklen im Projekt möglichst kurz sein. Durch die kurzen Zyklen können schnell wieder Rückmeldung vom Auftraggeber erhalten werden. Dieses Vorgehen findet sich auch in vielen agilen Methoden wieder.

In Kombination mit den anderen Strategien bedeutet das für den Projektleiter:

• klare Ziele abstimmen
• Vorgaben an das Team übermitteln
• das Team eigenverantwortlich umsetzen lassen
• Feedback vom Auftraggeber in den nächsten Zyklus einfließen lassen

8. Das große Ganze optimieren (Optimize the Whole)

Wie bei allen Management-Ansätzen sind es eben nicht die kleinen Methoden und Instrumente, die das Ergebnis ausmachen. Die besondere Herausforderung liegt nicht in der Anwendung einer Methode, sondern darin, das große Ganze zu betrachten.

Im Lean Management, in dem die Menschen eine so große Rolle spielen, ist es noch wichtiger, die persönlichen und kommunikativen Herausforderungen neben den sachlich-inhaltlichen Themen zu meistern.

Damit der Lean-Ansatz erfolgreich ist

• müssen alle Beteiligten sich über diese Denkweise bewusst sein
• muss immer wieder der gesamte Prozess der Projektdurchführung und Produkterstellung betrachtet und
• kontinuierlich verbessert werden.

Fazit

Diese Strategien helfen sehr dabei, den Ansatz der 5 Lean-Prinzipien stärker auf das Projektmanagement anzuwenden.

Allerdings geben auch diese Strategien zunächst nur grobe Hinweise darauf, wie der Lean-Gedanke im Projekt umzusetzen ist. Einen Überblick über Instrumente und Methoden verschaffen wir uns im nächsten Artikel der Serie.