Für Eilige: Alles Wichtige auf einen Blick
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So ein Projektleiter hat es ja nun wirklich nicht leicht. Zusätzlich zu allen fachlich-inhaltlichen Themen kommen plötzlich noch jede Menge weitere Aufgaben hinzu. Wir nehmen das als Anlass, die vielen Aufgaben von Projektmanagern zusammenzufassen. Also, was sind denn nun die Aufgaben eines Projektleiters?
Die wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers im Überblick
Die Aufgaben von Projektmanagern lassen sich schwer in einer einzigen Liste zusammenfassen – diese Liste würde lang und unübersichtlich werden. Außerdem können die konkreten Aufgaben je nach Projektart, Branche und Vorgaben der Organisation unterschiedlich aussehen. Trotzdem lassen sich die meisten Tätigkeiten in fünf große Aufgabenfelder einordnen.
Damit es nicht zu abstrakt bleibt, begleiten wir unsere Projektmanagerin Lisa durch ein Beispielprojekt: Sie leitet den technische Modernisierung eines Umspannwerks, wobei der laufende Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt werden soll.
1. Projekt klären und planen
Ihm Rahmen des Projektstarts soll vor allem Klarheit geschaffen werden: Was soll überhaupt erreicht werden, was gehört zum Projekt – und was nicht? Besonders am Anfang sorgen Projektmanager dafür, aus einer groben Idee ein konkretes Vorhaben zu machen, mit dem alle Beteiligten tatsächlich arbeiten können.
Typische Aufgaben sind zum Beispiel:
- Anforderungen und Rahmenbedingungen erfassen
- Projektziele und Erfolgskriterien klären
- Projektumfang abgrenzen
- Risiken frühzeitig identifizieren
- Arbeitspakete und Meilensteine festlegen
- Termine, Kosten und Ressourcen planen
- Abhängigkeiten berücksichtigen
2. Zusammenarbeit organisieren
Ein Projektplan allein erledigt aber allein keine Arbeit
Ein Projektplan ist eine gute Sache, erledigt aber allein keine Arbeit. Projektmanager sorgen deshalb dafür, dass die richtigen Menschen zur richtigen Zeit zusammenarbeiten und jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Rollen und Verantwortlichkeiten klären
- Schnittstellen zwischen Beteiligten abstimmen
- Meetings und Abstimmungen organisieren
- Informationswege festlegen
- Zusammenarbeit im Team unterstützen
- Konflikte frühzeitig ansprechen
3. Projekt steuern
Alles ist geplant, und nun wird das Projekt zum Selbstläufer? Das wäre schön – entspricht aber nicht der Realität. Während der Projektumsetzung muss regelmäßig geprüft werden: Wo stehen wir gerade und müssen wir gegensteuern?
Typische Aufgaben sind:
- Projektfortschritt verfolgen
- Termine und Meilensteine überwachen
- Kostenentwicklung beobachten
- Abweichungen erkennen
- Risiken und Probleme aktualisieren
- Änderungen bewerten und einarbeiten
- Planung bei Bedarf anpassen
4. Kommunikation und Entscheidungen koordinieren
Projekte werden von Menschen gemacht, weshalb erfolgreiche Projektmanager ständig in Kommunikation mit anderen stehen. Zu ihren Aufgaben gehört das Aufbereiten von Informationen, das Zusammenbringen von Beteiligten und das Sicherstellen, dass Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden.
Das ist unter anderem zu tun:
- Projektstatus transparent machen
- Stakeholder informieren
- Entscheidungsbedarf erkennen
- Entscheidungsgrundlagen vorbereiten
- Meetings moderieren
- Konflikte und Zielkonflikte sichtbar machen
- notwendige Eskalationen anstoßen
5. Projekt abschließen
Auch wenn die eigentliche Projektarbeit erledigt ist, ist das Projekt noch nicht automatisch abgeschlossen. Der Projektmanager sorgt dafür, dass Ergebnisse sauber übergeben und Erfahrungen für zukünftige Projekte gesichert werden.
Typische Aufgaben sind zum Beispiel:
- Ergebnisse prüfen und übergeben
- Abnahmen organisieren
- Offene Punkte nachverfolgen
- Projektdokumentation vervollständigen
- Lessons Learned durchführen
- Projekt formal beenden
Learning
Projektmanager planen nicht einfach nur Projekte: Sie sorgen dafür, dass Ziele, Betiligte und Informationen während des gesamten Projektverlaufs zusammenpassen – vom ersten Klärungsgespräch bis zum sauberen Abschluss.
Was macht ein Projektmanager selbst und was wird delegiert?
Wer alles selbst macht, wird schnell zum Bottleneck.
Wenn ein Projektmanager alle Aufgaben im Projekt persönlich erledigt, ist er nicht gut aufgestellt: Wer versucht, alles selbst zu planen, zu prüfen, zu dokumentieren und fachlich zu lösen, wird schnell zum Bottleneck.
Damit das nicht passiert, ist die Unterscheidung zwischen Verantwortung und Ausführung wichtig. Während die Projektleitung die Verantwortung für die Klärung zentraler Themen trägt, liegt die konkrete Bearbeitung häufig bei Fachverantwortlichen, Teilprojektleitern oder Teammitgliedern.
| Thema | Typisch selbst verantworten | Gut delegierbar |
|---|---|---|
| Projektziele und Prioritäten | Projektziele abstimmen, Zielkonflikte sichtbar machen, Abstimmungen herbeiführen | Fachliche Zuarbeit zu Anforderungen und Detailzielen |
| Projektplanung | Gesamtplanung zusammenführen, Abhängigkeiten erkennen, Plausibilität prüfen | Detailplanung einzelner Arbeitspakete oder Fachbereiche |
| Aufgaben und Zusammenarbeit | Verantwortlichkeiten klären, Schnittstellen koordinieren, Engpässe ansprechen | Operative Aufgaben innerhalb eines Arbeitspakets |
| Projektstatus | Gesamtüberblick behalten, Abweichungen bewerten, Handlungsbedarf erkennen | Statusinformationen aus einzelnen Bereichen zusammentragen |
| Risiken und Probleme | Wesentliche Risiken im Blick behalten, Maßnahmen einfordern, eskalieren | Risikoanalyse und Maßnahmenbearbeitung in Fachbereichen |
| Kommunikation | Zentrale Stakeholder informieren und kritische Abstimmungen führen | Routineinformationen, Protokolle oder fachliche Abstimmungen |
| Dokumentation | Sicherstellen, dass wichtige Informationen nachvollziehbar dokumentiert sind | Protokollierung, Pflege von Listen und Detaildokumentation |
| Projektabschluss | Abnahme, Übergabe und formalen Abschluss koordinieren | Einzelne Abschlussunterlagen und fachliche Übergaben vorbereiten |
Learning
Projektmanager sollten nicht alles selbst erledigen. Je stärker eine Aufgabe den Gesamtüberblick, wichtige Entscheidungen oder die Steuerung des Projekts betrifft, desto eher bleibt sie bei der Projektleitung. Je fachlicher und operativer sie ist, desto besser lässt sie sich delegieren.
Checkliste: Habe ich die wichtigsten Projektmanager-Aufgaben im Blick?
Fazit
Projektmanager als Multitalent und übergreifende Schlüsselrolle? Absolut, denn sie halten viele Fäden gleichzeitig in der Hand: Sie planen, koordinieren, steuern, kommunizieren und sorgen dafür, dass Entscheidungen getroffen werden. Wenn Ziele klar sind, Verantwortlichkeiten stehen, Probleme früh sichtbar werden und die Beteiligten wissen, was als Nächstes zu tun ist, steht dein Projekt schon auf sicheren Beinen.
Hallo Andrea,
wow – die Liste ist schon recht umfangreich. Mir sind trotzdem noch ein paar Sachen eingefallen, die ich persönlich für sehr wichtig halte:
Startphase:
– Definition eines Konzeptes zur Projekt-Kommunikation (Intranet-Auftritt, Logo, Projektname, Newsletter, sonstige Kanäle etc.)
– Budgetplanung
– Teambuilding (Kick Off, social Events, Stammtisch etc.)
– Definition von Meetingstrukturen
– Projekthandbuch formulieren (mit allen Regeln und festlegungen und Plänen etc.)
Abschlussphase:
– Wertschätzung / Dank an das Team (wird leider viel zu oft vergessen)
– Go-Live Party ;-)
Vielen Dank – sehr gute Ergänzungen!
Hallo Andrea
in der Abschlussphase war für mich die Durchführung der Projektabnahme ein sehr ausgeprägtes Thema. Mit der Abnahme werden die Gesetze und Vorschriften zum Vertragsrecht erfüllt. Der Unterschrift auf dem Abnahmeprotokoll wird oft als Meilenstein gesehen. Einleitung und Überwachung der Restmängelbeseitigung folgt unmittelbar danach.
Viele Grüße
Roman