3 Tools für mehr Produktivität – und das ohne Software!

3-produktivitaets-toolsWollen wir nicht alle etwas produktiver sein?

Wäre doch nett, wenn wir in der gleichen Zeit mehr geschafft bekommen.

Angeregt durch Ivan Blatter schreiben Blogger gerade über ihre Lieblings-Tools, um produktiver zu arbeiten. Ich habe mich gefragt, welche eigentlich meine Lieblings-Tools sind.

Oder … was eigentlich überhaupt genau „Tools“ sind?

Werkzeuge im Sinne von Software-Programmen, oder eher Methoden und Arbeitsprinzipien? Bevor ich mich an dieser Frage zu lange aufhalte, formuliere ich sie einfach um:

Wie arbeite ich produktiver?

Man sagt mir durchaus eine hohe Produktivität nach (Zitat: „Andrea´s Tag MUSS mehr als 24 Stunden haben.“). Wie also funktioniert das? Gibt es die Software-Wunder-Tools, die mir das ermöglichen?

Gar nicht! Es sind eher Prinzipien, nach denen ich sehr gern arbeite. So also arbeite ich produktiver:

Ablenkungen vermeiden

Ich hatte in einem vorigen Beitrag schon einmal über die Pomodoro-Methode geschrieben. Und hier passt sie erneut. Die größten Produktivitätskiller für mich sind Emails, Anrufe, Skype-Nachrichten oder sonstige Ablenkungen. Ich arbeite mit Abstand am produktivsten, wenn ich

  • ohne Ablenkungen
  • konzentriert
  • an einem Thema

arbeite. Geistesblitze und nicht zum Thema passende Gedanken notiere ich in einem Block und werte sie später aus.

Die komplexen Tools für diese Methode: Der Timer meines Smartphones, ein Block und ein Stift 😉

Ziele setzen

Ziele motivieren! Es ist unglaublich, wie groß der Unterschied zwischen „Ich müsste eigentlich mal …“ und „Bis Ende des Monats ist es fertig!“ ist.

Das Setzen von Zielen zur Selbstorganisation und Produktivitätssteigerung kommt bei mir ganz natürlich:

  • Morgens (oder auch schon am Vorabend) setze ich Ziele für den kommenden Arbeitstag.
  • Anfang der Woche gibt es einen Wochenfahrplan. Was möchte ich am Freitag geschafft haben?
  • Regelmäßig werden mittel- und langfristige Ziele für die kommenden Wochen und Monate gesetzt.

Ohne diese Gedankengänge verliere ich mich schnell in Aufgaben oder Themen, ohne zielführend zu arbeiten. Und frage mich am Ende, wo die Zeit geblieben ist. Wichtig ist eine möglichst konkrete Formulierung. Die SMART-Formel hilft bei der Formulierung und geht irgendwann in Fleisch und Blut über.

Natürlich gibt es für diese Ziele Software. Ich nutze gern Evernote zur groben Formulierung meiner Ideen und Wunderlist zum einfachen Handling von Themen, Aufgaben und Terminen. Doch manchmal ist es auch ganz einfach ein Zettel und ein Stift. Völlig ausreichend.

Sackgassen vermeiden

Ist das wirklich ein Tool? Egal. Es hilft mir dabei, produktiver zu arbeiten:

Ich versuche zu vermeiden, mich zu lange an einem Problem zu verbeißen. Sobald ich merke, dass ich partout nicht weiter komme, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Ich wechsle ich den Ort. Ab in die Kaffeeküche, in den Park, in ein anderes Büro – wohin auch immer. Schon häufig fiel mir schon auf dem Gang ein neuer Lösungsansatz ein.
  • Ich rede ich mit anderen Personen. Beim Reden über das Problem kommen mir oft von allein neue Ideen. Und beim Reden über andere Themen wird der Kopf ebenfalls freier.
  • Ich lasse die Aufgabe liegen und wechsle komplett das Thema. Hierfür wähle ich Aufgaben, die trivial und schnell abzuarbeiten sind. Statt mich zu lange an Problemen aufzuhalten, werden so zumindest andere Dinge erledigt – sehr befriedigend.

Und hierfür fällt mir nun wirklich kein Software-Tool ein.

Das also sind sie, meine drei „Tools“. Bei Ivan Blatter gibt es noch weitere Artikel genau zu diesem Thema. Schau mal rein!

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
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