Falls du neu im Thema Lessons Learned bist, solltest du auf jeden Fall noch einmal den ersten allgemeinen Artikel lesen und besonders den zweiten, in dem 12 Gründe aufgeführt wurden, warum Lessons Learned oft nicht funktionieren. Weil das sehr schade wäre, erfährst du heute die Grundlagen eines Modells, mit dem es eben doch funktioniert: SYLLK!
Was ist das Systematic Lessons Learned Knowledge Model (SYLLK)?
Stephen Duffield hat nicht nur auf dem Gebiet geforscht, sondern mit SYLKK auch ein Modell geschaffen, das wunderbar illustriert, wie Erfahrungen durch verschiedene menschenbezogene und technische Elemente in einer Organisation effektiv gesichert und angewendet werden. Folgende sechs Elemente werden näher betrachtet:
Menschliche Elemente:
- Learning / Lernen: Welche Fähigkeiten braucht der Einzelne, um zu lernen und sich Wissen anzueignen?
- Culture / Kultur: Welche Einstellungen, Meinungen und Überzeugungen helfen dabei, Lessons Learned aktiv zu nutzen?
- Social / Sozial: In welcher Form wird zusammengearbeitet, um Lessons Learned auszutauschen und anzuwenden?
Technische Elemente:
- Technology / Technologie: Welche technischen Bedingungen werden benötigt, um Lessons Learned effektiv anzuwenden?
- Process / Prozess: Welche Abläufe, Vorlagen und Methoden stehen zur Verfügung?
- Infrastructure / Infrastruktur: Welche sonstigen Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein, um Lessons Learned effektiv anzuwenden?
Die Idee: Sind alle Elemente erfüllt und aufeinander ausgerichtet, dann dann klappt’s mit den Lessons Learned! Gibt es also eine Art Checkliste zum Abhaken, die für alle Organisationen passt? So einfach ist es (leider!) nicht. Ein junges Startup mit wenigen Mitarbeitern hat komplett andere Anforderungen als eine landesweite Verwaltung. Die Devise muss lauten: Näher hinschauen und genauer betrachten, wo es hakt.
Über Barriers and Facilitators
Nicht nur Duffield betrachtet in seiner Arbeit sogenannte Barriers (Hürden, Hindernisse) und Facilitators (in etwa: Vermittler, Förderer). Für jeden des der sechs Elemente des SYLLK-Modells werden folgende Fragen gestellt:
- Was in unserer Organisation wirkt sich positiv auf das Element aus (Gegenwart) oder würde sich positiv auswirken (Zukunft)?
- Was in unserer Organisation wirkt sich negativ auf das Element aus (Gegenwart) oder würde sich positiv auswirken (Zukunft)?
Noch immer klingt das abstrakt, deshalb folgen hier ein paar Beispiele:
| Facilitators | Barriers | |
|---|---|---|
| Learning | Es gibt die Bereitschaft in den Teams, voneinander zu lernen. Themenspezifische Workshops für Fachexperten werden gewünscht | Weiterbildungskonzepte sind nicht vorhanden Verlust von Erfahrungen, wenn Mitarbeiter in andere Fachbereiche wechseln |
| Culture | Positive Fehlerkultur Respektvoller Umgang miteinander | Holprige Kommunikation über Fachbereiche hinweg „Wissen ist Macht“-Denken von Einzelnen |
| Social | Lob und Anreize wirken motivierend Online-Kommunikation | Mitarbeiter sehen sich zu wenig gewertschätzt Zu wenig informeller Austausch |
| Technology | Einfach zu bedienende Tools für alle Mitarbeiter Einführende Trainings | Veraltete und wenig nutzerfreundliche Systeme Unübersichtliche Struktur |
| Process | Einfach aufgebaute Formulare und Checklisten Über alle Hierarchieebenen gelebte Prozesse | Zu bürokratisch und aufgeblähte Prozesse Ständige Änderungen ohne Verlässlichkeit |
| Infrastructure | Feste Ansprechpartner für Lessons Learned-Prozesse Leichte Anwendbarkeit von Erfahrungen für eigene Projekte | Unzuverlässige IT-Systeme Ständige Umpriorisierungen „von oben“ |
Welche Antworten in den jeweiligen Feldern stehen, kann sehr unterschiedlich ausfallen. Trotzdem gibt es gemeinsame Nenner, die für fast alle Umgebungen zutreffen:
- Ein wertschätzender und offener Umgang miteinander
- Eine klare Definition von einfach zu bedienenden Werkzeugen und Prozessen
- Ein starkes Engagement durch das Management
- Das Vorliegen der technischen Voraussetzungen
Für eine einfache Analyse von fördernden und hemmenden Faktoren kannst du auch die Kraftfeldanalyse zu Rate ziehen.
Lessons Learned im Großen: Wie Unternehmen aufgestellt sein sollten
Ein paar Anregungen für erfolgreiche Lessons Learned-Implementationen findest du bereits in den der Facilitator-Spalte im vorigen Abschnitt.
- Lernen: Alle Mitarbeiter sollten regelmäßig zum Lernen ermuntert werden – sowohl in der Praxis als auch in formellen Weiterbildungen. Hierfür sind sowohl Trainingskonzepte als auch Wissen nötig, wie genau Erfahrungen dokumentiert und weitergegeben werden können. Ein bewährter Ansatz: Storytelling, das anschauliche Darstellen von Erkenntnissen in Geschichten.
- Kultur: Das Commitment des Managements ist einer der wichtigsten Faktoren. Warum? Weil der Einzelne nur motiviert ist, wenn das Thema über alle Hierarchiestufen gefördert, gelebt und überprüft wird. Folgende Themen spielen hier eine Rolle: eine offene Fehlerkultur, mit gutem Beispiel vorangehen, „Gemeinsam sind wir stark“-Mindset, regelmäßige Berichte über Best Practices.
- Sozial: Ohne die Betrachtung des „Faktors Mensch“ ist jeder Lessons Learned-Prozess von Beginn an zum Scheitern verurteilt. Unterschiedlichste Themen sind in diesem Bereich wichtig: Schaffen von Gemeinschaften zum Wissensaustausch, Lob und Wertschätzung von eingebrachten Erfahrungen, Förderung der Kommunikation über Unternehmensbereiche hinweg.
- Technologie: Jeder noch so sauber ausformulierte Lessons Learned-Bericht kann seine Stärken nicht ausspielen, wenn er auf einem Netzlaufwerk versauert. Es braucht einfach zu nutzende und leicht zugängliche System, die jeder Mitarbeiter gern bedient – egal ob in Form von Unternehmens-Blogs, Wikis, Portalen oder Wissensdatenbanken.
- Prozess: Klar definiert, so einfach wie möglich und so detailliert wie nötig – das sollte der Ansatz sein. Sobald das Gefühl von übermäßiger Bürokratie entsteht, wird es schwierig. Wichtig: Jeder Verantwortliche sollte einen Anreiz haben, dem Prozess zu folgen – und sei es durch Verpflichtung und Prüfung.
- Infrastruktur: Hier dreht sich alles um nützliche Rahmenbedingungen, die den Lessons Learned-Prozess unterstützen. Das können beispielsweise Einzelpersonen oder Abteilungen sein, die Ansprechpartner für Lessons Learned sind.
Das sind eine ganze Menge Punkte, die alle richtig und wichtig klingen – für Projektmanager allerdings häufig eine Nummer zu groß sind. Viele der genannten Punkte betreffen die allgemeine Unternehmenskultur und -organisation. Wie soll das von einem „kleinen“ Projektmanager beeinflusst werden? Keine Sorge: Auch im Einzelprojekt kann mit einfachen Mitteln gearbeitet werden.
Ein Projekt sauber abschließen – aber wie?
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt – schon allein deshalb fällt ein runder Projektabschluss oft unter den Tisch. Schade eigentlich, schließlich müssen Projektergebnisse übergeben und Erfahrungen gesichert werden. Souverän und selbstsicher Projekte leiten: Das ist kein Kinderspiel! Falls du deine Projekte stressfrei und erfolgreich managen möchtest oder eine Zertifizierung anstrebst: Die flexible ittp-Online-Ausbildung schafft den entscheidenden Vorteil für deinen nächsten Karriereschritt. In fokussierten Micro-Learning-Modulen erhältst du alle Werkzeuge, um produktive Teams zu führen und herausragende Projektergebnisse zu erzielen – zufriedene Kunden inklusive.
Egal ob alter Hase oder Projektmanagement-Neuling: Nur mit der nötigen Expertise und Praxiswissen in Management, Teamführung und Organisation gelingt dir der hektische Projektalltag. Klar, den gesunden Menschenverstand musst du schon selbst mitbringen – aber das nötige Know-How für erfolgreiche Projekte bekommst du von uns. Die innovative ittp-Lernplattform bietet dir fundiertes Grundlagenwissen, wertvolle Praxistipps und reichlich Gelegenheit zum Üben – damit du selbst in kniffligsten Projektsituationen gelassen bleibst und kompetent agierst.
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Lessons Learned im Kleinen: Konkrete Ansätze für Projektmanager
Ein paar Anregungen für leicht umzusetzende Maßnahmen im Einzelprojekt gefällig? Hier kommen sie:
- Lernen: Ermutige deine Mitarbeiter zum ständigen Lernen bereits während des Projekts. Wie wäre es mit einer Art Logbuch, in dem Erkenntnisse gesammelt werden?
- Kultur: Versuche, das Mindset des Lernens aus Erfahrung vom ersten Tag an vorzuleben und zu fördern. Gehe offen mit Fehlern um und zeige, dass sie immer ein Ansatz zum Lernen sind. Hebe hervor, wie wichtig die Erfahrungssicherung für das eigene Projekt und nicht nur für andere ist – umso höher ist die Motivation, etwas beizutragen.
- Sozial: Schaffe Möglichkeiten zum formellen und informellen Austausch, egal ob Kaffeepause oder eine kurze Retrospektive-Session.
- Technologie: Manchmal kann es ganz einfach sein: Lege ein gemeinsames Dokument auf einem Netzlaufwerk an und nutze bestehende Systeme, die ohnehin im Projekt genutzt werden. Noch einfacher: Ein Flipchart oder Whiteboard tut es auch!
- Prozess: Mach das Thema Lessons Learned zur Routine! Frage regelmäßig nach und achte auch Dokumentation der Erfahrungen. Je regelmäßiger thematisiert wird, desto eher geht es in Fleisch und Blut über.
- Infrastruktur: Sorge schlichtweg dafür, dass jeder weiß, was wie zu tun ist und jeder Zugriff auf alle wichtigen Informationen hat.
Fazit
Lessons Learned im Projekt oder sogar in der ganzen Organisation nachhaltig einsetzen? Das ist nicht ganz einfach! Zu groß sind oft die Ablenkungen durch Deadlines, knifflige Projektinhalte und sonstige Themen, die um Aufmerksamkeit buhlen. Wer dennoch von nachhaltigem Wissensaustausch überzeugt ist (wir sind es!), der sollte sich mit den Grundlagen vertraut machen, das SYLLK-Modell näher anschauen und im ersten Schritt überlegen: Wie gehe ich mit gutem Beispiel voran?
P.S. Die sechs Elemente des Modells lassen sich problemlos auch auf andere Prozesse der Gesamtorganisation übertragen.
