12 typische Gründe, warum Lessons Learned nicht funktionieren

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Typische Fehler bei Lessons Learned
Auf den Punkt gebracht
Selbst wenn Lessons Learned zur Erfahrungssicherung in Projekten gesammelt werden, fehlt es häufig an der Umsetzung und aktiven Anwendung. Warum ist das so? Dieser Artikel führt 12 typische Problemfelder auf – gegliedert in übergreifende Hürden und spezielle Herausforderungen bei Projektstart und -abschluss.

Kennst du Organisationen, in denen Lessons Learned so richtig gelebt werden? In denen Wissen so gesammelt und dokumentiert wird, dass alle Mitarbeiter einfach darauf zugreifen können und es auch anwenden?

Tja … realistisch betrachtet läuft es meist anders ab: Selbst wenn Erkenntnisse gesammelt werden, verkümmern sie in Aktenordnern und Netzlaufwerken. Die Konsequenz: In kommenden Projekten werden die gleichen Fehler wiederholt. Warum ist das oft so? Schau mal auf ein paar typische Ursachen:

Die wichtigsten übergreifenden Probleme

  1. Fehlende Unterstützung durch die Führung: Lebt die Führungsebene das Thema nicht vor, ist das Scheitern vorprogrammiert – hier haben wir es bereits mit der kritischsten Hürde zu tun. Wie sollen in Projekten Lessons Learned nachhaltig umgesetzt werden, wenn sie „von oben“ weder überprüft noch vorlebt werden?
  2. Fehlende Standards und Prozesse: In vielen Organisationen werden Lessons Learned zwar als wichtig erachtet, jedoch gibt es keinen Prozess zum Sammeln, Analysieren und späteren Anwenden der gewonnenen Erkenntnisse. Die logische Konsequenz: Wertvolles Wissen geht verloren, Fehler werden wiederholt.
  3. Fehlende Ressourcen: Selbst wenn das Lernen aus Erfahrung als wichtig erachtet wird, fehlen Geld und Personal, um die Erkenntnisse umzusetzen. Weiterbildungen und externe Experten kosten Geld – und das außerhalb der regulären Projektbudgets. Ist das Problem lösbar? Sicher, aber nur wenn das Thema durch die Führung unterstützt wird (siehe erster Punkt).

Der Projektstart: Warum Lessons Learned oft vernachlässigt werden

Lessons Learned gehören nur ans Projektende? Im Gegenteil: Besonders in einer frühen Phase wäre es wichtig, auf frühere Erfahrungen zurückzugreifen und sie im eigenen Projekt anzuwenden. Warum passiert das oft nicht? Folgende Gründe kann es geben:

  1. Fehlendes Einplanen: Ein Projekt wird initiiert und geplant, Ziele werden definiert, erste Analysen zu Stakeholdern und Risiken vorgenommen, Termine festgezurrt. Lessons Learned aus früheren Projekten betrachtet zu diesem Zeitpunkt kaum jemand.
  2. Unsicherheit: Viele Teams spüren einen Widerwillen, aus frühreren Projekten zu lernen – warum sollten ausgerechnet die anderen recht haben? Der Faktor Mensch spielt eine große Rolle!
  3. (Zu) großes Selbstvertrauen: Faktor Mensch, Teil 2: Oft sind wir davon überzeugt, dass frühere Erkenntnisse auf uns nicht zutreffen. Wir können es besser!
  4. Lust zum Loslegen: Mal ehrlich, wer verbringt schon gern Zeit mit dem peniblen Planen eines Projekts? Die meisten Projektmanager sind Macher und wollen möglichst schnell zum eigentlichen Arbeiten kommen. Lessons Learned sind an diesem Punkt oft ein zusätzlicher lästiger Schritt. Außerdem … sieht es für den Auftraggeber nicht besser aus, wenn früh Arbeitsergebnisse präsentiert werden können?
  5. Unzugängliches Wissen: Mal angenommen, ein Projektleiter möchte vorbildlich auf vorhandenes Wissen zugreifen – geht das überhaupt? Sind die Systeme so einfach durchsuchbar, dass er schnell zum Ergebnis kommt? Weiß er überhaupt, wo er suchen muss?

Der Projektabschluss: Keine Zeit und Lust mehr für Lessons Learned?

Projektergebnis geliefert, Projektende erreicht: Ist hier noch Platz für einen Lessons Learned-Workshop? Oftmals nicht, oft aufgrund folgender Ursachen:

  1. Schlechtes Image: Auch wenn Lessons Learned auch positive Erfahrungen beinhalten, werden weitaus häufiger gemachte Fehler thematisiert. Wer will am Ende des Projekts schon darüber reden? Allein dieser Punkt stellt eine echte Hürde dar.
  2. Der Drang zum Abschluss: Projektergebnisse übergeben, Abnahme durchführen, womöglich noch einen Bericht schreiben – sind wir nicht alle froh, wenn es vorbei ist? Ein zusätzlicher Workshop zur Erfahrungssicherung wirkt in solchen Momenten oft wenig attraktiv.
  3. Fehlende Anreize und Vorteile: Warum sollten Teams Lessons Learned durchführen? Haben die wirklich einen Nutzen für das eigene Projekt – oder nur für andere? Auch hier spielt der Faktor Mensch eine große Rolle: Warum sollte ich etwas tun, wenn ich nichts davon habe?
  4. Zusätzlicher Aufwand: Lästige Zusatzaufgaben mag keiner. Dieser Punkt wiegt umso schwerer, je komplizierter der Lessons Learned-Prozess aufgesetzt wurde. Warum am Ende des Projekts Zeit und Ressourcen für einen solchen Zusatzaufwand investieren?

Fazit

Es gibt unzählige Gründe, warum keine systematische Erfahrungssicherung angewendet wird – jeder für sich ist nachvollziehbar. Sollten wir es also gleich lassen? Wiederholte Fehler einkalkulieren, auch wenn sie vermeidbar wären? Letztendlich ist das eine unternehmerische Entscheidung. Eines ist jedoch sicher: Werden Lessons Learned fest in die Organisation integriert und gelebt, wirkt sich das nicht ausschließlich auf vermiedene Fehler aus. Stattdessen machen alle einen Schritt nach vorn, wird die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert und Prozesse und Systeme geschaffen, die alle effizienter arbeiten lassen. Wie das geht? Das erfährst du im nächsten Artikel!

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