5+3 Gründe, warum Ziele im Projekt wichtig sind

Warum sind Ziele wichtig? Ziele können an allen möglichen Stellen in deinem Leben auftreten: im Projekt, im Unternehmen, bei deinem privaten Trainingsprogramm – überall!

Wusstest du, dass unscharfe Ziele einer der wichtigsten Gründe für das Scheitern von Projekten sind? Es ist verführerisch, Ziele in etwa so niederzuschreiben:

• Ein Häuslebauer will ein neues Haus.
• Eine Fastfood-Kette will Burger verkaufen.
• Ein Geschäftsführer will mehr Umsatz.

Das Dumme ist nur: Diese Beispiele sind nicht mehr als vage Ideen und müssen deutlich präziser formuliert werden. In diesem Artikel gehen wir allerdings noch einen Schritt zurück und beantworten folgende Frage: Warum solltest du dir eigentlich so viel Mühe bei der Zielformulierung geben? Was ist der echte Nutzen korrekt formulierter Ziele?

Egal ob Job oder Privatleben: Die folgenden 5 Funktionen von Zielen solltest du kennen.

1. Kontrollfunktion

Die Kernfrage: Woran erkennst du, dass dein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde? Stell dir vor, du stehst am Ende deines Projekts. Folgende Fragen können aufkommen:

• Woran merkst du, ob du erfolgreich warst?
• Woran kannst du messen, ob Auftraggeber und Stakeholder zufrieden sind?
• Oder sogar noch einen Schritt zurück: Woran merkst du überhaupt, dass dein Projekt abgeschlossen ist?

Nur mit definierten Zielen kann geprüft werden, ob ein Projekt beendet werden kann und ob die gewünschten Ergebnisse erreicht wurden. Nur weil du glaubst, dass dein Projekt zu Ende ist, müssen das andere noch lange nicht so sehen.

Fakt ist: Du brauchst klare und sauber formulierte Ziele, um am Projektende messen und kontrollieren zu können, ob die vorher definierten Kriterien erfüllt wurden.

2. Orientierungsfunktion

Verloren im Projektalltag, in dem Detailfragen den letzten Nerv rauben und schnell mal ein Irrweg eingeschlagen wird? Es ist leicht, sich zu verzetteln. Umso wichtiger sind klare Ziele, denn diese beantworten die folgenden Fragen:

• Wo wollen wir hin?
• Was soll am Ende des Projektes entstanden sein?
• Wenn Entscheidungen anstehen: Welchen Leitlinien müssen wir folgen?

Stell dir den Controller vor, der ästhetische aber für das Projekt völlig sinnlose Auswertungen produziert. Oder aber den Softwareentwickler, der mit immer neuen Features eher Selbstverwirklichung betreibt, statt das Projekt voranzubringen.

Genau in solchen Fällen spielen Projektziele ihre Macht aus: Wenn alle wissen, welche Ziele verfolgt werden, dann fällt es viel leichter, immer auf Kurs zu bleiben. Jeder Beteiligte kann seine tägliche Arbeit an diesen Zielen ausrichten, egal ob Projektleiter oder Projektmitarbeiter. Super Nebeneffekt: Der Kopf bleibt frei für die wirklich wichtigen Dinge.

3. Verbindungsfunktion

Vielleicht ist dir völlig klar, wie das Endprodukt deines Projekts aussehen soll. Der Kunde hat sicher auch seine Vorstellungen. Aber kannst du sicher sein, dass ihr ein einheitliches Verständnis vom Zielbild habt?

Indem klare Ziele vereinbart werden, wird ein einheitliches Verständnis geschaffen – und Missverständnisse und Unklarheiten ausgeräumt.

4. Koordinationsfunktion

Viele Ziele, viele Beteiligte? Ziele können dafür genutzt werden, Verantwortlichkeiten festzulegen. Bestimmte Beteiligte können Verantwortung für einzelne Ziele übernehmen. Was etwas abstrakt klingt, spielen wir an einem Beispiel durch:

Beispiel:
Stell dir ein Entwicklungsprojekt vor. Die Ziele: ein neues Produkt, dazu ein Patent und der Aufbau einer Pilotproduktion. In einem großen Konzern können die Verantwortung für die drei Ziele dann beispielsweise entsprechend bei der Entwicklungsabteilung, der Patentabteilung und der Produktion liegen und jeweils von Teilprojektleitern verantwortet werden.

5. Selektionsfunktion

Auch hier dreht sich alles um Entscheidungen, von denen ständig kleine und große gefällt werden müssen. Gute Entscheider stellen sich folgende Fragen:

• Ist meine Entscheidung im Sinne des Projektes?
• Oder schadet sie vielleicht?
• Welche Alternative ist die richtige?

Fällt die Entscheidung schwer, dann kannst du dich immer an den Projektzielen orientieren. Manche Alternativen erledigen sich dann automatisch von selbst. Schau dir auch hierzu ein Beispiel an:

Beispiel:
Stell dir das Innenraumdesign eines PKW vor und es taucht die Frage nach der Materialwahl auf: billiges Plastik oder Holzintarsien auf der Mittelkonsole? Moment, das ist ganz einfach: Das Projektziel ist eine Luxuskarosse im Hochpreissegment – und damit ist die Wahl klar: definitiv kein billiges Plastik. Viele solcher Entscheidungen werden leichter und besser getroffen, wenn es Ziele zur Orientierung gibt.

Zugegeben: Das Beispiel ist sehr simpel, erklärt aber schön den Mechanismus der Selektionsfunktion. Sobald sich Optionen auftun oder unerwartete Entscheidungen gefällt werden müssen, werden viele Fragen fast von selbst durch die Berücksichtigung der Ziele beantwortet.

Weitere Funktionen

Warum sind Ziele wichtig? Ein paar gute Gründe kennst du jetzt schon. Spannend: Es gibt sogar noch mehr!

• Ziele helfen bei der Kommunikation zu Aussenstehenden: „Worum geht es in deinem Projekt überhaupt?“ – „Wir arbeiten daran, den Umsatz um 10% zu steigern.“ So wird nicht nur gezeigt, wohin die Reise geht, sondern du betreibst ganz nebenbei Marketing für das eigene Projekt.
• Ziele als Basis für verbindliche Vereinbarungen: Ziele können die Basis für Verträge und andere verbindliche Vereinbarungen sein, beispielsweise in Pflichtenheften und Verträgen.
• Ziele motivieren: Ambitionierte und zugleich erreichbare Ziele sind ein echter Ansporn für das Team – und vermutlich auch für dich selbst.

Fazit

Warum sind Ziele wichtig? In diesem Artikel hast du die wichtigsten Funktionen von Zielen kennengelernt und weißt nun genauer, warum der Aufwand für die Zieldefinition gut investierte Zeit ist. Jeder Projektmanager sollte sein Denken und Handeln an den Projektzielen ausrichten – schließlich ist die Formulierung von Zielen eine der wichtigsten Projektmanagement-Methoden überhaupt.

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