Die 5 häufigsten Fehler, die neuen Projektmanagern unterlaufen

Neu im Projekt? Dann gibt es plötzlich unzählige Aufgaben, Probleme, Herausforderungen, Ansprüche! Kein Wunder, wenn so einiges schiefläuft.

Dieser Artikel listet ein paar der häufigsten Probleme neuer Projektmanager auf – auch wenn sich vielleicht ein paar alte Hasen ebenfalls angesprochen fühlen.

„Können wir das noch umsetzen?“ – „Ja!“

Es ist verführerisch, ein großes Projekt zu leiten. Die ganz großen Ziele anzugehen. Vielleicht sagt der neue Projektleiter auch einmal zu häufig „Ja“ zu einem geäußerten Wunsch – schließlich könnte das Projekt dann noch größer, toller, besser werden. Und damit wären letztendlich alle zufrieden, oder?

Nicht ganz: Den Projektumfang ständig wachsen zu lassen, ist beinahe eine Garantie zum Scheitern:

• Mehr Anforderungen werden zwar häufig gewünscht, doch niemand will gern dafür bezahlen.
• Mehr Anforderungen kosten Zeit – aber pünktlich sollte das Projekt natürlich schon fertig werden.
• Mehr Anforderungen wollen gemanagt werden. Allzu häufig kommt da „Ja“ zu schnell – ohne auf genaue Konsistenz zum bereits geplanten Projektumfang zu achten.

Die Lösung:
Lass das Projekt nicht zu groß werden. Sag auch mal „Nein“. Verdeutliche die Vorteile eines überschaubaren und leichter zu verwaltenden Projekts (Termine und Kosten sind immer gute Argumente!).
Zusätzliche Anforderungen sind nicht grundsätzlich schlecht – aber sind vielleicht in einem Folgeprojekt besser aufgehoben.
Eine klare Haltung steigert auch dein Standing als Projektleiter und stellte Weichen für die Zukunft: Wer bei einem Projekt immer „Ja“ sagt, wird es zukünftig schwerer haben, etwas abzulehnen.

Wir planen straff – es wird schon klappen

Klar: Jeder möchte sein Projekt gern pünktlich abliefern. Das macht schließlich den Kunden oder Auftraggeber zufrieden. Zugunsten dieser Zufriedenheit werden gern Zusagen gemacht, die eines nicht einkalkulieren: unerwartete Verzögerungen. Und die gibt es immer – besonders dann, wenn viele Parteien beteiligt sind.

Eine Daumenregel, die manche Projektleiter nutzen: Schätze die Aufwände sinnvoll ab und lege noch einmal die Hälfte drauf. Klingt wie ein übertriebenes Einbauen von Pufferzeiten? Nach dem Parkinsonschen Gesetz, nach dem sich Arbeit so lange ausdehnt, wie man ihr Zeit gibt?

Vielleicht. Womöglich ist es aber für neue Projektleiter eine gute Möglichkeit, sich an den Projektalltag heranzutasten. Ein Projekt pünktlich (oder sogar früher!) zu beenden, schafft jedenfalls mehr Zufriedenheit als gerissene Deadlines.

Der Projektmanager als einsamer Cowboy

Manche Projektmanagement-Neulinge sind oft so von ihrer neuen Aufgabe eingenommen, dass sie alle anderen Beteiligten … nun … vielleicht nicht vergessen, aber zumindest temporär vernachlässigen.

Projektmanagement ist keine One-Man-Show – im Gegenteil!

Besonders frühere Fachexperten tun sich damit schwer: Statt sich in knifflige Aufgaben vertiefen zu können, müssen plötzlich Teams koordiniert, informiert und gesteuert werden. Es gibt Stakeholder, deren Interessen befriedigt werden wollen. Was vorher Beiwerk war, ist nun essenzieller Teil der Arbeit.

Wichtig: Sorge für ein sinnvolles Stakeholdermanagement und betrachte regelmäßig dein Team. Achte vor allem auf dich selbst: Lebst du deine Rolle als Projektmanager, oder verkriechst du dich hinter deiner Aufgabe?

Steuern ohne Ziel

Wenn du ankommen willst, musst du wissen

a) wo du stehst und
b) wo du genau hin willst.

Das bedeutet konkret: Ein Projekt braucht eine klare Ausgangssituation (Was haben wir aktuell? Was stört? Was läuft bereits gut?) und ein noch klareres Zielbild:

a) Was soll am Ende erreicht worden sein?
b) Woran kann der Endzustand gemessen werden?

Ziele sollten möglichst konkret formuliert werden (die SMART-Formel ist beinahe ein alter Hut). Werden sie schwammig hinterlegt, herrscht zu viel Interpretationsspielraum, und am Ende stellt sich die berechtigte Frage, ob die Projektziele erreicht wurden oder nicht.

Formuliere klare Ziele nicht als Selbstzweck, sondern in deinem eigenen Interesse: Am Ende wirst du am Erfolg deines Projekts gemessen.

Risikomanagement? Brauch ich nicht!

Was schiefgehen kann, geht schief. Murphys Gesetz gilt auch in Projekten. Du kannst planen, so viel du willst – es gibt immer Unwägbarkeiten. Einige wirst du nicht vorausahnen können, andere aber schon.

Einen Plan B für bereits bekannte Risiken in der Tasche zu haben, ist nicht nur sinnvoll für das Projekt, sondern auch für das eigene Nervenkostüm. Auch wenn niemals alle Risiken ausgeschaltet werden können, hast du dennoch deinen Job erledigt und alles dafür getan, um Schaden von deinem Projekt abzuwenden.

Falls Risikomanagement nicht zu deinen Lieblingsaufgaben gehört: Denke an das Budget. Viele Risiken können mit vergleichsweise geringem Aufwand beseitigt oder zumindest reduziert werden – im Gegensatz zu hohen Kosten, falls ein Risiko eintritt.

In jedem Fall gilt: Vorsicht ist besser als Nachsicht (auch wenn das ein Satz fürs Phrasenschwein ist). Nichts fühlt sich dümmer an, als einer Katastrophe gegenüberzustehen, die mit ein wenig Vorarbeit leicht hätte verhindert werden können.

Fazit

Jeder macht Fehler, nicht nur Neulinge im Projektmanagement. Doch diese sind besonders gefährdet. Umso wichtiger ist es, sich potenzieller Gefahren bewusst zu sein und sie womöglich vorher auszuschalten.
Und wenn doch mal was schiefgeht (und das wird es!) – dann ist das eine gute Möglichkeit zum Lernen.