Die Aufwandschätzung ist das täglich Brot eines jeden Projektmanagers. „Wie lang wird diese Aufgabe dauern?“ Diese Frage mag wohl keiner sehr gern. Woher sollst du auch bei vielen Unwägbarkeiten wissen, wie lange eine Aufgabe dauern wird? Viel zu viele Dinge können sich anders entwickeln als gedacht.
In den meisten Projekten wird etwas Neues zu erschaffen. Beim Bau des fünfzehnten Fertigteilhauses mag eine Aufwandschätzung noch einfach sein. Aber wie sieht es bei der Entwicklung eines neuen Bauteils, Materials oder Software-Programmes aus? Also Themen, bei denen nicht abschätzbare Einflüsse eine große Rolle spielen? Dann wird das Ganze schwieriger!
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Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt:
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Brauchen wir überhaupt Schätzungen?
Die No-Estimates-Bewegung beschäftigt sich genau mit dieser Problematik und macht deutlich, dass Aufwandschätzungen im besten Fall ungenau, im schlechtesten schädlich für das gesamte Projekt sind. Auch im agilen Projektmanagement wird anders geschätzt als im klassischen Ansatz: Statt den Aufwand für alle Arbeitspakete des Projekts bereits zu Beginn zu schätzen, wird die Schätzung immer dann vorgenommen, wenn sie benötigt wird: kurz vor der eigentlichen Umsetzung.
Und dennoch: In den meisten Projekten wird verlangt, dass zumindest grobe Aufwände im Vorhinein geschätzt werden. Sei es, um ein Projektbudget in einem Unternehmen zu beantragen oder um externe Finanzmittel für ein Start-Up-Projekt zu beschaffen. Genau deshalb ist es sinnvoll, grundlegende Schätzmethoden zu kennen.
Schau dir an, welche Schätzmethoden in der Praxis eingesetzt werden:
Schätzmethoden: Ein Überblick
Expertenschätzung
Du kennst dich mit einem Thema nicht so gut aus? Als Projektleiter ist das nicht ungewöhnlich. Schließlich gibt es genügend Fachleute, die viel tiefer in den inhaltlichen Themen stecken.
Der Ansatz: Fragen wir doch mal jemanden, der sich damit auskennt, der Erfahrung damit hat. Das ist eine naheliegende und gebräuchliche Schätzmethode.
Tipps:
- Stelle sicher, dass sich der Experte besser auskennt als du.
- Frage wenn möglich mehrere Experten. Schließlich gibt es immer unterschiedliche Persönlichkeiten: Du wirst von einem Vorsichtigen eine andere Aufwandschätzung als von einem Draufgänger erhalten.
- Wähle als Experten möglichst eine Person aus, die auch am Projekt mitarbeiten wird. Das kann die Qualität der Schätzung verbessern.
Analogiemethoden
Eine ebenfalls verbreitete und intuitive Methode! Der Ansatz: Greife auf deine Erfahrungen zurück und wende sie für neue Schätzungen an.
Tipps:
- Die Methode eignet sich naturgemäß besonders bei Projekten mit ähnlichem Inhalt und ähnlicher Größe und Komplexität.
- Erfahrungen und Fehlschätzungen im abgelaufenen Projekt sollten für die neue Schätzung berücksichtigt werden.
Der Bottom-Up-Ansatz: Vom Feinen zum Groben
Auch der nächste Ansatz zur Schätzung von Aufwänden ist intuitiv.
Der Ansatz: Überlege, was alles zu tun ist, schätze die Aufwände für die kleinen Aufgaben und summiere alles auf. Klar ist: Für diese Schätzmethode muss der Umfang des Projektes bereits klar und strukturiert sein, zum Beispiel nach der Untergliederung eines Projektes in Teilprojekte und Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan.
Tipp: Dieser Ansatz der Aufwandschätzung birgt die große Gefahr des Verzettelns. Wem Schätzungen ohnehin schon schwerfallen, der tut sich mit vielen kleinen Schätzungen oft noch viel schwerer.
Der Top-Down-Ansatz: Vom Groben zum Feinen
Und dann gibt es das Ganze noch einmal andersherum! Diese Schätzmethode wird eher dann verwendet, wenn die gesamten Aufwände schon grob bekannt oder vorgegeben sind.
Der Ansatz: Unterteile den Gesamtaufwand auf die Einzelbereiche deines Projektes und prüfe, ob die Zahlen halbwegs Sinn ergeben.
Tipp: Diese Schätzmethode eignet sich eher zur Prüfung der Plausibilität eines vorgegebenen Aufwands. Stellst du fest, dass bereits zwei von vier Teilprojekten den Gesamtaufwand in Anspruch nehmen – dann stimmt wohl etwas nicht.
Allgemeine Tipps
Trotz der genannten Schätzmethoden sind die Ergebnisse schlicht nur eines: Schätzungen! In der Natur der Sache liegen Abweichungen und Fehleinschätzungen. Deshalb gibt es zum Abschluss noch ein paar allgemeine Tipps:
- Nimm´s leicht! Schätzungen aus dem Bauch heraus sind oft die besten.
- Besonders bei komplexen Projekten gleichen sich oft Fehleinschätzungen in den einzelnen Arbeitspaketen nach oben oder unten in der Summe später wieder aus.
- Berücksichtige deine Persönlichkeit: Wenn du weißt, dass du ein grundsätzlich vorsichtiger Mensch bist, werden deine Schätzungen intuitiv zu hoch ausfallen. Andersherum verhält es sich mit dem Draufgänger und „Kein Problem!“-Typen, der vermutlich eher zu gering schätzt.
- Vermeide Perfektionismus! Der Anspruch, alle Einflüsse und Faktoren so genau zu berücksichtigen, dass die Schätzung genau ist, funktioniert in den meisten Fällen nicht. In der Realität kommt ohnehin oft alles anders als geplant.
- Nenne Rahmenbedingungen: Viele Personen tun sich mit Schätzungen schwer, weil sie nicht auf konkrete Zahlen festgenagelt werden wollen. Der Ausweg: Gib genau an, auf welcher Basis deine Schätzung basiert, auf welchen Annahmen. Ändern sich diese, gibt es auch Gründe zum Anpassen der Schätzungen.
Dein Projekt korrekt planen – aber wie?
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Fazit
Aufwandschätzungen sind nicht beliebt, meist sehr ungenau – und werden trotzdem oft gefordert. Wende die beschriebenen Methoden an und beherzige die Tipps – und schon wird das (oft ungeliebte) Thema ein bisschen weniger dramatisch.
