Projektmanagement braucht kein Mensch!

PM-ohne-PMKennst du auch diesen Kollegen, diesen erfahrenen Mitarbeiter? Ständig wettert er gegen dieses ganze neumodische Zeugs. „Projektmanagement“, wer braucht das schon? Früher ging es auch ohne.

Oder bist du selbst insgeheim derjenige, der Projektmanagement einfach nur blöd findet?

Etwas konkreter formuliert: Du weißt, dass es für andere Projekte wichtig sein könnte, hältst aber nichts davon, weil es

a) zu viel Arbeit macht, es sich nicht für dein kleines Projekt lohnt
b) zu viel Bürokratie ist und
c) ohnehin überbewertet wird?

Dann habe ich eine gute Nachricht: Du brauchst gar kein Projektmanagement anzuwenden!

Klingt das zu schön, um wahr zu sein?

Nun stehst du also da – ohne Projektmanagement. Du willst zweifellos dein Projekt zum Erfolg führen. Es so abschließen, dass sowohl Auftraggeber als auch dein Team zufrieden sind. Was also tun? Statt hochtrabende und komplizierte Projektmanagement-Methoden anzuwenden, erledige einfach die folgenden Punkte:

1. Kläre ab, was am Ende rauskommen soll

Keiner will über Wochen oder Monate in die falsche Richtung laufen, oder? Sorge dafür, dass alle wissen, wie das Endergebnis aussehen soll. Das geht ganz einfach in einem Meeting, in dem ihr die wichtigsten Punkte am besten aufschreibt. So kannst du immer mal abgleichen, ob ihr auf dem richtigen Weg seid. Am Ende des Projektes könnt ihr an die einzelnen Punkte einen Haken machen.

Das ist ein prima Vorschlag, oder? Dagegen kannst selbst du, als Projektmanagement-Skeptiker, nichts sagen. Ist ja auch nicht mehr als gesunder Menschenverstand.

2. Überlege, wer dir helfen (und schaden) kann

Es wäre doch praktisch, wenn es Leute in deinem Umfeld gäbe, die dich unterstützen könnten. Vielleicht dabei helfen, an die wichtigen Ressourcen zu kommen? Oder die ein gutes Wort für dich einlegen?

Vielleicht ist es eine gute Idee, mal mit einen von denen zum Mittagessen zu gehen und ihn unauffällig darüber zu informieren, wie es in deinem Projekt aussieht.

Oder kennst du Quertreiber, die ständig was zum Meckern haben? Du kannst ja mal darüber nachdenken, was du tun kannst, um die Kritiker zu überzeugen – sicher ist sicher.

Aber was erzählen wir dir, das alles machst du vermutlich sowieso schon jeden Tag. Bist schließlich nicht erst seit gestern im Unternehmen. Du weißt, wie es läuft.

3. Denke an Dinge, die schiefgehen können (und tu etwas dagegen)

Hm … es wäre doch blöd, wenn irgendetwas schiefgehen würde, was du vorher hättest erahnen können? Am besten, du nimmst dir mal ein paar Minuten Zeit und schreibst Dinge auf, die möglichst nicht passieren sollten. Vielleicht fällt dir auch gleich ein, was du dagegen tun kannst. Wenn du magst, kannst du auch jemanden aus dem Projektteam fragen.

Was soll schon schiefgehen? Selbst wenn du einer der Unerschrockenen bist, die sich für unverwundbar halten: Insgeheim sagt dir dein Verstand, dass es eine gute Idee ist, auch über die Gefahren für das Projekt dann und wann einmal nachzudenken.

Im „Projekte leicht gemacht“-Team haben wir auch so jemanden 😉

4. Überlege, was alles zu tun ist

Schon einmal von so wilden Begriffen wie einem „Projektstrukturplan“ gehört? Nein, damit hast du sicher nichts am Hut. Oder du kennst es aus der Theorie, weißt aber, dass du den ganzen Schnickschnack für dein Projekt nicht benötigst. Das ist mehr etwas für die ganz großen, konzernübergreifenden Projekte.

Daher machst du es einfacher: Du erstellst eine Liste mit allen Aufgaben, die getan werden müssen. Wenn es viele werden, gruppierst du sie am besten thematisch. Wenn wenn es nur wenige sind und du ein gutes Gedächtnis hast, existiert die Liste vielleicht nur in deinem Kopf.

Schließlich willst du wissen, was im Projekt alles erledigt werden muss – du willst nicht am Ende dumm dastehen und etwas vergessen haben.

5. Überlege, was bis wann fertig sein soll

Hm … der Auftraggeber hat einen Termin vorgegeben, an dem das Projekt abgeschlossen sein soll. Deinen Weihnachtsurlaub würdest du aber auch gern einplanen, sonst gibt es zuhause wieder Ärger.

Kein Problem, denn du weißt ja, was zu tun ist. Du musst dir nur rechtzeitig darüber Gedanken machen, wie du die oben gesammelten Aufgaben so legst, dass sie alle bis zum Endtermin erledigt sind. Vielleicht legst du sogar ein paar feste Termine fest – nur zur Orientierung. Die kannst du auch deinem Team mitteilen, sehr praktisch.

6. Halte dich auf dem Laufenden

Dein Projekt läuft – wunderbar!

Morgen musst du wieder vor dem Auftraggeber antanzen und einen Zwischenbericht abgeben. Wie überflüssig – und gar nicht wunderbar.

Weiß der denn nicht, dass du sowieso immer einen Blick auf dein Projekt hast? Du willst schließlich wissen, ob dein Urlaub gefährdet ist. Und beim Mittag mit einem deiner Unterstützer warst du erst in der letzten Woche.

Vielleicht solltest du deinen Chefs mal erklären, dass es kein Projektmanagement braucht – nur ein regelmäßig waches Auge über den Fortschritt. Alles andere ist Zeitverschwendung und geht allen nur auf die Nerven.

Glückwunsch!

Zieldefinition, Stakeholder- und Risikoanalysen und weitere Planungsschritte werden doch völlig überbewertet, oder? Du willst dein Projekt zum Erfolg führen und tust die Dinge, die dir intuitiv in den Sinn kommen. Du machst es so, wie du es schon immer gemacht hast. Und du bist erfolgreich damit!

Wenn du die paar einfachen Schritte oben beherzigst, hast du alles, was du brauchst. Und das ganz ohne Projektmanagement – ist das nicht wunderbar?

Nein, wir meinen das ernst: Herzlichen Glückwunsch!

Wenn du es so machst, wie oben beschrieben, dann hast du

  1. eine Zieldefinition vorgenommen,
  2. eine Stakeholderanalyse gemacht,
  3. eine Risikoanalyse durchgeführt,
  4. einen sehr einfachen Projektstrukturplan erstellt,
  5. den zeitlichen Ablauf des Projektes geplant, vielleicht sogar mit Meilensteinen, und du hast
  6. den Projektfortschritt regelmäßig überwacht.

Herzlichen Glückwunsch, damit betreibst du Projektmanagement. Und das gar nicht so schlecht!

Wenn alle Projektleiter ihr Projekt so konsequent planen würden, wie du, und keinen der Schritte vergessen oder vernachlässigen, dann würde sicher weniger schiefgehen 😉

 

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.

14 Kommentare
  1. Wilfried Linse
    Wilfried Linse says:

    Hallo Andrea,
    dieser Beitrag spricht mir aus dem Herzen. Er zeigt mir, dass das Wort Projektmanagement eigentlich nur von bestimmten Leuten negativ besetzt ist, weil sie gar nicht verstehen, was dahinter steckt. Packt man aber die Inhalte, so wie Du es hier getan hast, mal in einfache Worte stellt man fest, dass es eigentlich das tägliche Leben widerspiegelt. Viele Menschen verstehen einfach nicht, dass Projektmanagement zum täglichen Leben gehört. Teilweise ohne, dass man es bemerkt. Kaffee kochen ist auch ein Projekt, wenn man es nicht nur für sich selbst macht und es aus einem besonderen Anlass passiert, oder? Ich wünsche Dir eine schöne Weihnachtszeit und viel Gesundheit und Erfolg für 2017.

    Wilfried

    Antworten
  2. Klaus von Skwarski
    Klaus von Skwarski says:

    Hallo Andrea,
    es zeigt mal wieder, dass einfache Worte einfach und einmal mehr, komplizierte Dinge, die eigentlich gar nicht kompliziert sind, auch für Leute diese Dinge begreiflich macht, die sonst mit diesen Dingen Probleme haben. Schöner Satz gell…:-)
    Bedeutet: Einfaches einfach lassen, dann versteht das auch jeder.
    Ich glaube, wir müssen alle wieder lernen, die Sache auf den Punkt zu bringen und nicht zu viel Schnick-Schnack außen herum zu bauen. Das ist unnötig.
    Danke für deine klaren und einfachen, dennoch deutlichen, Worte.
    Gruß Klaus

    Antworten
  3. Dörte
    Dörte says:

    Danke Andrea,
    damit hast du mir gezeigt, dass ich intuitiv schon lange „Projektmanagement“ praktiziere, ohne dass es mir bewusst war. Schön, dass es zunächst auch so geht, ohne komplizierte Vorlagen …, die sicher für ein riesiges Projekt in einm riesigen Unternehmen notwendig sind.
    Mir reicht zunächst die „kleine“ vereinfachte Version. Vielen Dank!
    Gruß Dörte

    Antworten
    • Andrea
      Andrea says:

      Dieser Artikel wurde von einem ehemaligen Kollegen inspiriert, der von Projektmanagement nichts hielt: zu komplex, zu bürokratisch. Trotzdem hat er es intuitiv immer angewendet 🙂

      Antworten
  4. Reinhard
    Reinhard says:

    Hallo Andrea,
    vielen Dank für diesen Beitrag, der mir aus dem Herzen spricht. Er stützt meine Definition von Projektmanagement:
    „Projektmanagement ist nichts weiter als die strukturierte Anwendung gesunden Menschenverstandes.“

    Viele Grüße
    Reinhard

    Antworten
  5. Silvia
    Silvia says:

    Hallo Andrea,
    kann dir nur zustimmen. Projekte leicht und verständlich zu machen, das gehört einfach dazu.
    Danke für diesen Beitrag.
    Liebe Grüße
    Silvia

    Antworten
  6. Mareike
    Mareike says:

    So wird Projektmanagement also Menschen vermittelt, die es bereits betreiben. 😀 Nein, im Ernst: Amüsanter Text und schöne Zusammenfassung der wichtigsten PM-Handlungen.

    Antworten
  7. Ely
    Ely says:

    Hallo Andrea,

    inhaltlich sehr gut – sprachlich für mich nicht überzeugend. Und für mich ist das bei einem Text fast genauso wichtig wie der Inhalt. Diese Idee, besonders jugendlich-witzig Inhalte „locker“ vermitteln zu wollen, ist immer eine Gradwanderung, die manchmal auch misslingen kann. Textergrüße.. Ely E.

    Antworten
    • Andrea
      Andrea says:

      Hallo Ely,
      schade, wenn es für dich nicht passt. Aber zum Glück ist das Internet groß und weit mit vielen anderen Projektmanagement-Seiten, die einen sprachlich anderen Ansatz wählen 🙂
      Andrea

      Antworten
  8. Lisa
    Lisa says:

    Sorry, aber das ist einfach der Inhalt der klassischen PM-Methodik in Kindersprache und ohne die Überschriften „Stakeholdermanagement“, „Risikobewertung“ usw. – keine wirkliche Leistung und eben doch Projektmanagement – und somit inhaltlich genau die Widerlegung des Titels.

    Antworten
    • Alexander
      Alexander says:

      Hallo Lisa,
      mit dem Kommentar “ … und somit inhaltlich genau die Widerlegung des Titels.“ triffst du es auf den Punkt! Genau das ist die Hauptaussage unseres Artikels. 🙂
      Kindersprache ist es allerdings nicht. Es ist salopp und ausserhalb des formalen PM-Rahmens. Es ist , zugegebenermassen etwas karikiert, die Sprache derer, die nie etwas von formalem Projektmanagement gehört haben – oder aber nichts damit zu tun haben wollen. Aus unserer Erfahrung gibt es in der Unternehmenswelt, und damit meine ich nicht nur die KMUs, an der Basis einige solcher Mitarbeiter, die Projektmanagement ablehnen oder zumindest glauben, sie würden es nicht einsetzen. Jedoch nur, weil sie die Begriffe „Stakeholdermanagement“, „Risikobewertung“, usw. nicht anwenden und es nicht bewusst praktizieren. Doch im Grunde sind diese Menschen dann eben doch Projektmanager, ob sie es wollen, oder nicht.

      Der Titel des Artikels ist bewusst so gewählt, da wir ihn schon hundertfach in Unternehmen in ähnlicher Form gehört haben.
      Da gibt es zum Beispiel altgediente Schichtleiter in der Produktion. Deren erste Reaktion auf die Einführung von Strukturen ist oftmals „Wir wissen, wie wir unseren Job zu tun haben und zu tun haben wir wahrlich genug. Da brauchen uns die da oben nicht jemanden schicken, der uns mit so einem Schnickschnack nervt. Die drehen doch langsam alle durch.“
      Das hört man selbstverständlich in der Regel nicht während einer Frontal-Schulung oder in Anwesenheit von Vorgesetzten.

      … und trotz dieser ablehnenden Haltung machen viele dieser Mitarbeiter intuitiv einen tollen Job! 🙂

      Antworten

Dein Kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.