Protokolle schreiben leicht gemacht: So meisterst du die ungeliebte Aufgabe optimal!

sitzungsprotokollViele hassen es.

Andere mögen es. Korrigiere: Zumindest hassen sie es nicht.

Das Schreiben von Protokollen in Sitzungen und Meetings.

Egal, ob du es magst oder nicht: Es ist nicht unwahrscheinlich, dass diese Aufgabe mal auf dich zukommt. Außer, du bist immer in der Situation, diese ungeliebte Aufgabe delegieren zu können.

Protokoll schreiben – warum?

Was ist eigentlich so ein Protokoll?

Es ist ein Dokument, das diskutierte Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen eines Meetings festhält.

Hierbei geht es nicht darum, jede Minute eines Meetings akribisch genau festzuhalten, sondern die wichtigsten Punkte zu identifizieren und knackig zusammenzufassen:

  • Entscheidungen und Abstimmungen
  • Festlegung nächster Schritte
  • Nachverfolgung von Aufgaben

Hältst du Protokolle für überflüssig? Weil sie doch ohnehin niemand liest? Kann sein. Es ist vielleicht gar nicht so ungewöhnlich, dass ein Protokoll in den Untiefen von Email-Postfächern versinkt und nie wieder angeschaut wird.

Und doch: Solche Protokolle sind absolut nützlich, schau hier:

  • Meetings können lang und komplex sein. Protokolle sind es nicht: Sie fassen die wesentlichen Inhalte übersichtlich zusammen.
  • Nicht anwesende Teilnehmer können sich über die Inhalte der Sitzung informieren.
  • In der Zukunft können getroffene Entscheidungen nachvollzogen werden.
  • Verantwortlichkeiten für Maßnahmen und nächste Schritte sind übersichtlich aufgeführt.

Ablauf

Du hast also die ehrenvolle Rolle des Protokollschreibers übertragen bekommen. Wie gehst du nun vor? Die folgenden Schritte werden dir helfen:

  1. Erwartungen klären
    Frage den Sitzungsleiter nach seinen Erwartungen: In welcher Detailtiefe hätte er gern sein Protokoll? Sollen bei Abstimmungen zum Beispiel auch die Namen der abstimmenden Teilnehmer genau protokolliert werden?
  2. Vorbereiten
    Wenn möglich, besorge dir die Agenda des Meetings. So kannst du dich auf den Ablauf und die wichtigsten Punkte einstimmen. Eine Vorlage zum Protokollieren oft sehr praktisch und hilft bei der Strukturierung. Andere schreiben lieber im freien Fließtext. Finde die Variante, die dir am besten liegt!
  3. Protokollieren
    Das ist die Kernaufgabe. Hier solltest du das Kunststück vollbringen, a) aufmerksam zuzuhören, b) die wesentlichen Inhalte herauszufiltern, c) alles prägnant auf den Punkt zu bringen und dabei nicht den Faden zu verlieren. Klingt schwierig? Ist es auch! Schließlich läuft das Meeting weiter, ohne dass jemand auf dich wartet. In der Regel werden die Aufzeichnungen noch nicht optimal sein – aber dafür gibt es ja den nächsten Schritt.
  4. Nachbereiten
    Ganz wichtig: Falls du kein Superheld des Protokollierens bist, werden deine Aufzeichnungen noch ein wenig Nachbereitung benötigen. Umformulieren, Zusammenfassen und Formatieren sind jetzt deine Hauptaufgaben.
  5. Verteilen
    So ein Protokoll ist natürlich nicht nur für dich bestimmt: Bringe es also unter die Leute! Je nach Projekt wird der Sitzungsleiter das Protokoll erst freigeben wollen. Verteile das Dokument dann so, wie es im Projekt festgelegt ist.

Das klingt jetzt ziemlich umfangreich. Wie immer gilt es, das richtige Maß zu finden: Wenn du am Ende nur noch mit dem Vor- und Nachbereiten von Protokollen beschäftigt bist, ist das kein gutes Zeichen (außer natürlich, das ist deine Hauptaufgabe im Job). Nicht das detaillierteste und am schönsten formatierte Protokoll ist das beste, sondern das, was mit wenig Aufwand erstellt wurde und trotzdem alle wichtigen Punkte enthält.

Was ist drin?

Was genau aufgezeichnet wird, ist natürlich individuell. Aber einen Rahmen gibt es schon. Die folgenden Informationen findest du in den meisten Protokollen:

  • Datum und Ort
  • Namen der Teilnehmer (und eingeladenen, aber nicht anwesenden Personen)
  • Namen des Sitzungsleiters und Protokollführers
  • Titel / Zielsetzung des Meetings
  • ggf. Zustimmung zum vorigen Protokoll
  • Notizen zu den Tagesordnungspunkten, z.B. beschlossene Maßnahmen, Abstimmungsergebnisse, Fragen
  • Festlegung nächster Schritte
  • Termin des folgenden Meetings

Tipps

Ich sage dir, es ist alles gar nicht so schwer. Die folgenden Tipps können dir helfen:

  • Achte darauf, dass du nicht als Moderator gleichzeitig das Protokoll führst. Eine der beiden Rollen wird dann leiden. Oder das Meeting wird deutlich länger dauern, weil du mit Schreiben beschäftigt bist.
  • Berücksichtige die Zielgruppe: Du schreibst nicht für dich selbst, sondern für die Teilnehmer und nicht anwesenden Personen. Eine außenstehende Person sollte mit dem Dokument etwas anfangen können.
  • Keine Angst vor Rückfragen! Auf das Ergebnis kommt es an. Und das ist das Protokoll mit allen wesentlichen Punkten. Solltest du etwas nicht genau mitbekommen oder verstanden haben – dann frag nach! Das ist kein Zeichen von Unaufmerksamkeit. Es zeigt aber, dass du deine Aufgabe ernst nimmst und alles gut zusammenfassen möchtest. Es kann außerdem ein Zeichen sein, dass ein Punkt tatsächlich noch nicht ausreichend geklärt wurde. Deine Rückfrage kann dann auch den anderen Teilnehmern helfen.
  • Konzentriere dich auf die Ergebnisse, nicht auf die Diskussion. Denke daran, dass es nicht darum geht, jede getätigte Aussage im Meeting aufzuschreiben, sondern die erreichten Ergebnisse.
  • Kategorisiere deine Aufzeichnungen: Handelt es sich um eine Abstimmung, eine Entscheidung, eine noch offene Frage, eine beschlossene Maßnahme oder lediglich um eine Information? Kategorien erleichtern das Lesen des fertigen Protokolls!
  • Erledige zügig die Nachbereitung! Auch wenn es lästig ist – bring es hinter dich. Je schneller du im Anschluss an die Sitzung das Protokoll erstellst, desto präsenter sind die Inhalte in deinem Kopf. Du hast es hinter dir und die Teilnehmer schnell das Dokument in den Händen.
  • Schreibe sachlich: Ein Protokoll ist ein Geschäftsdokument. Es geht nicht darum, wer etwas wie gesagt hat, sondern um die Sachaussage. Vermeide wertende Kommentare.
  • Zeichne die Sitzung auf: Warum nicht? Wenn du Probleme hast, das Verfolgen der Diskussion und das Protokollieren unter einen Hut zu bringen, dann bitte um Einverständnis, dass die Sitzung aufgezeichnet wird.

Erledigt. Es ist gar nicht so schwer. Und es stellt sich schnell eine gewisse Routine ein, wenn du so etwas häufiger tust.

Falls du mal in die Verlegenheit kommst, ein Protokoll führen zu müssen, dann helfen dir ganz bestimmt folgende Vorlagen:


Eine Vorlage reicht nicht aus? Dann schau doch mal hier nach:

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
4 Kommentare
  1. Charly Kastner
    Charly Kastner says:

    Hallo Andrea,

    ich liebe es, Protokolle zu schreiben. Ich genieße die intellektuelle Herausforderung. Idealerweise ist mein Protokoll bei Sitzungsende fertig und die Teilnehmer haben den Entwurf bereits im E-Mail-Postfach wenn sie wieder am Arbeitsplatz sind.
    Ich gebe jedem Teilnehmer Gelegenheit zur Rückmeldung. Der Vorteil ist, dass missverständliche Formulierungen korrigiert werden und sich jeder mit der im Protokoll festgehaltenen Aufgabe und dem genannten Termin identifiziert. Alle Informationen, offenen Punkte und Aufgaben sind transparent.

    Deine Vorlage werde ich gerne nutzen. Sie ist kompakt gestaltet und enthält alles Wesentliche.

    Antworten
  2. V.Boumann
    V.Boumann says:

    Hallo,

    vielleicht gehört es nicht hier her, trotzdem vielleicht kann mir jemand meine Fragen beantworten.

    Kann in einer Sitzung zweier Parteien, das Protokoll schreiben, von der einladenden Partei untersagt werden?
    Und darauf hingewiesen werden, dass das Protokoll von der einladenden Partei, von Person X, geschrieben wird?

    Diese Person hatte aber nicht einmal einen Stift zur Hand.

    Heute eine Mitteilung, das Protokoll befände sich in Fertigstellung und würde zugesandt, sobald es fertig wäre.

    Kann man ein solches Protokoll ergänzen, wenn es nicht alles wieder gibt?

    Wir haben ein umfangreiches Gedächtnisprotokoll angefertigt.

    Danke für die Antworten

    Antworten
    • Alexander
      Alexander says:

      Hallo,
      Je nachdem, in welchem Verhältnis die beiden Parteien zueinander stehen, ist vieles möglich. Unter gleichberechtigten Partnern, die in einem, sagen wir mal „normalen“, Verhältnis zueinander stehen, wäre solch ein Verhalten jedoch sicher eher ungewöhnlich.
      Da ich die Randbedingungen in diesem Fall nicht kenne, kann ich nur spekulieren:

      – Es könnte eine reine Machtdemonstration sein, um dem abhängigen Unternehmen bzw. der abhängigen Partei klarzumachen, wer die Richtung vorgibt. Das wäre in einem zentraleuropäischem Kontext sicher schlechter Stil, aber nicht unmöglich. In anderen Kulturkreisen kann das allerdings zum ganz normalen geschäftlichen Umgangston gehören.

      – Geht es bei dem Meeting um Betriebs-/Geschäftsgeheimnisse der einladenden Partei, so ist es völlig normal, dass dieser Partei daran gelegen ist, selbst zu bestimmen, was in dem Protokoll erwähnt wird und vor allem was nicht. Man muss dabei bedenken, dass offizielle Protokolle bei beiden Parteien oftmals von mehr Personen einsehbar sind, als in dem Meeting anwesend waren. Üblicherweise wird dies jedoch zuvor vertraglich festgelegt. Es wird zum Beispiel eine Geheimhaltungsvereinbarung / ein Non-Disclosure-Agreement getroffen, an die sich beide Seiten halten müssen. Im Bereich der Hochtechnologie ist das eher die Regel, als die Ausnahme. Verhandeln Sie zum Beispiel mal mit dem Konzern mit dem angeknabberten Obst im Logo. Da wird man Ihnen schnell klarmachen, dass sie Ihres Lebens nicht mehr froh werden, wenn Sie mit oder ohne Vorsatz Informationen in die falsche Richtung fließen lassen 😉

      – Treffen sich Parteien aus zwei konkurrierenden Unternehmen, so können Protokollinhalte auch juristisch hochbrisant sein. Besteht der berechtigte oder nicht-berechtigte Verdacht der Marktabsprache, so kann der genaue Wortlaut über Strafen in astronomischen Höhen entscheiden. Strafen, die über das Weiterbestehen eines Unternehmens entscheiden können. Je nach Rechtsraum sogar mit persönlichen strafrechtlichen Konsequenzen für einzelne. Treffen sich daher ein alter Hase und ein erfolgreiches Startup, so kann ich gut verstehen, wenn der alte Hase die Kontrolle über die Protokollinhalte behalten will, da er dem jungen Unternehmen vermutlich zu Recht nicht zutrauen wird, hier juristisch sattelfest zu sein.

      Das waren jetzt nur drei Beispiele, die Liste könnte man wohl beliebig lang fortsetzen. Ungewöhnlich ist es jedenfalls nicht. Handelt es sich um ein freiwilliges Meeting, so kann eine Partei jederzeit sagen, dass dies ihre Bedingung ist, an dem Meeting teilzunehmen. Allerdings sollte das idealerweise deutlich vor dem Meeting als Rahmenbedingung geklärt sein.
      Ich selbst habe mehr als ein Meeting geleitet, vor dem ich die Teilnehmer dazu vergattern musste, keinerlei schriftliche Aufzeichnungen anzufertigen. Mit entsprechender Verdeutlichung der Konsequenzen, falls sich jemand nicht daran hält 😉

      Ob dies in Ihrem Fall nun gerechtfertigt war, oder unverschämt, das können nur Sie selbst entscheiden, denn nur Sie kennen die Rahmenbedingungen. Da Sie vor Ort offenbar nicht widersprochen haben, wird dies im Zweifel als stilles Einverständnis gewertet, unter dessen Voraussetzung das Meeting überhaupt erst stattfinden konnte. Wollen Sie da nachträglich dran rütteln, so würde ich als Gegenseite das nicht zulassen. Gibt es inhaltliche oder praktische Gründe, so können Sie diese natürlich jederzeit vorbringen, aber eine echte Konfrontation sollten Sie dann unter Umständen Ihrem höheren Management überlassen.

      Antworten

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