Du bist mit der eher unbeliebten Aufgabe betraut, ein Protokoll zu schreiben? Dann findest du hier die optimale Vorlage und sparst dir damit Zeit.
Wie gehe ich beim Protokollschreiben am besten vor?
Bevor du mit dem Schreiben loslegen kannst, solltest du 2 Dinge vorbereiten.
- Kläre ab, welche Art von Protokoll (Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll) du schreiben sollst und wie ausführlich es werden soll.
- Bereite das Protokoll bereits vor dem Meeting vor. Das machst du am besten gleich in der kostenlosen Vorlage.
Danach geht es los – mit dem Meeting und dem Protokoll. Welche Inhalte in ein gutes Protokoll gehören und weitere Tipps beim Schreiben kannst du gerne nochmal in „Protokolle schreiben leicht gemacht“ nachlesen. Ansonsten siehst du die Struktur bereits in der Vorlage.
Wie funktioniert die Protokoll-Vorlage?
Du willst jetzt loslegen und dein Protokoll schreiben? So kannst du die Vorlage optimal nutzen:
Vorlage Protokoll: So setzt du sie erfolgreich ein
- Vorlage herunterladen
Lade dir die Vorlage im Word-Format herunter.
- Stammdaten eintragen
Trage zunächst die allgemeinen Daten in die obere Maske ein. Dazu zählen der Name des Projektes oder des Meetings, falls vorhanden eine Projektnummer sowie Datum, Ort, alle Teilnehmer mit Vor- und Nachnamen, den Sitzungsleiter (meist derjenige, der zu diesem Meeting eingeladen hat), dich selbst als Protokollführer und den Verteiler. In die Zeile des Verteilers kommen in der Regel alle Teilnehmer. Die Namen der Teilnehmer musst du dabei aber nicht stupide wiederholen. Trage gerne nur „Teilnehmer“ in das Feld ein sowie weitere Personen, die zwar nicht anwesend waren, aber das Protokoll dennoch erhalten sollen (z. B. bei Urlaub oder Krankheit).
- Tagesordnungspunkte anlegen
Prüfe nun, wie viele Tagesordnungspunkte das Meeting hat. Sollten es mehr als 3 Punkte sein, kannst du die Tabelle für einen weiteren Tagesordnungspunkt einfach kopieren und so oft ergänzen, wie du es für dein Meeting brauchst. Trage die Themen der einzelnen Tagesordnungspunkte ein und (ggf. falls bekannt) bereits erste inhaltliche Punkte.
- Stichpunkte machen
Sobald das Meeting losgeht, hältst du die wichtigsten Punkte stichpunktartig unter Inhalt oder Ergebnis / Entscheidung fest.
- Verantwortliche festlegen
Versuche bereits während des Meetings bei neuen Aufgaben zu erfragen, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist und bis wann die Aufgabe erledigt werden sollen, falls dies in dem Meeting nicht klar ausgesprochen wird. Der Protokollführer darf das!
- Follow-up-Meeting festlegen
Am Ende trägst du noch das Datum des nächsten Follow-up-Meetings ein, falls es eins geben sollte.
Fertig ist dein Protokoll! Ab zur Freigabe damit und dann kann es auch schon idealerweise als PDF-Datei an den Verteilerkreis verschickt werden.
Download
Hier kannst du die Vorlage direkt herunterladen und loslegen mit folgendem Format:
