Dies ist Artikel 10 von 11 der Serie Risiken im Projekt

Über Risiken im Projektmanagement wurde hier schon so einiges geschrieben. Dieser Artikel bietet eine Zusammenfassung und Best Practices zum Umgang mit Risiken:

Plane Risikomanagement von Beginn an ein

Bei vielen Projektmanagern enden die Projektmanagement-Aufgaben beim Veröffentlichen eines Zeitplanes. Andere wichtige Themen, wie zum Beispiel das Risikomanagement, bleiben zwar im Hinterkopf, aber eher nach dem Motto: „Das mache ich, wenn ich noch Zeit habe.“.

Lass es dir gesagt sein: So wird das nie was. Vermutlich wird niemals Zeit übrig sein.

Bist du davon überzeugt, dass du mit Risikomanagement dein Projekt vor Gefahren bewahren kannst, dann plane auch von Beginn an Zeit dafür ein. Ansonsten wird der Umgang mit Risiken immer nur ein Reagieren auf aktuelle Ereignisse sein, statt eines bewussten und proaktiven Handelns. Reserviere dir Zeitfenster und schaffe dir von Beginn an Prozesse, mit denen du mit Risiken umgehen möchtest.

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Priorisiere und analysiere Risiken

Es ist nicht damit getan, lediglich Risiken zu identifizieren und dich anschließend zurückzulehnen. Um wirklich sinnvoll mit Risiken umzugehen, solltest du etwas mehr in die Tiefe gehen und die folgenden Fragen stellen:

  • Welche Ursachen liegen vor?
  • Mit welcher Wahrscheinlichkeit treten meine Risiken überhaupt ein?
  • Wie hoch ist der Schaden, wenn die Risiken eintreten?
  • Welche Risiken sind besonders bedrohlich und welche können (vorerst) vernachlässigt werden?
  • Was kann ich schon jetzt tun, um Risiken zu begegnen?

Viele Fragen, deren Antworten überhaupt erst dazu führen, dass mit den Risiken sinnvoll umgegangen wird.

Kommuniziere offen

Risiken haben ja durchaus etwas Negatives an sich. Einige Projektleiter tendieren dazu, ihr Projekt immer in den buntesten Farben darzustellen und Risiken nicht zu kommunizieren.

Das hier soll jetzt kein Aufruf zum Schwarzmalen sein, aber trotzdem: Entscheider, Auftraggeber aber durchaus auch das Projektteam sollten über die Erkenntnisse der Risikoanalyse informiert werden. Das hat folgende Vorteile:

  • Es wird ein gemeinsames Verständnis für drohende Gefahren geschaffen.
  • Es gibt mehr Menschen, die kreative Ideen für Lösungen und Gegenmaßnahmen äußern können.
  • Entscheidungsträger können besser abschätzen, welche Auswirkungen ihre Entscheidungen haben können.
  • Nach außen wird klar kommuniziert, dass im Projekt mit Risiken proaktiv umgegangen wird.

Lege Verantwortlichkeiten fest

Risiken müssen nicht allein vom Projektleiter gemanagt werden. Wie so oft geht es viel eher um die Koordination und das Steuern von Risiken.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Verantwortung für Risiken zu delegieren:

  1. Delegieren der Verantwortung für das Risiko an sich: Die Verantwortung für Risiken kann komplett an Projektbeteiligte, zum Beispiel Teilprojektleiter, übertragen werden. Es obliegt dem jeweiligen Empfänger, die Risiken im Detail zu analysieren und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen und zu überwachen.
  2. Delegieren der Verantwortung für die Umsetzung der Maßnahmen: In diesem Fall verbleibt die Verantwortung beim Projektleiter. Lediglich die Umsetzung der Maßnahmen wird an Projektbeteiligte delegiert.

Es spielt keine Rolle, wie genau delegiert wird. Wichtig ist, DASS delegiert wird und klar ist, wer die Verantwortung trägt.

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Beachte Chancen ebenso wie Risiken

In Projekten gibt es nicht nur Risiken.

Chancen als zusätzliche positive Ereignisse sind beinahe ebenso wichtig! Beim Chancen-Management geht es darum

  1. sich über Chancen klar zu werden
  2. Möglichkeiten zu finden, Chancen auszunutzen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Fokus auf das Positive, bessere Möglichkeiten zur Vermarktung und Projektergebnisse, die besser sind als in der ursprünglichen Planung.

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