Hand aufs Herz: Wie gut ist es um das Risikomanagement in deinem Projekt bestellt? Oft zählt dieses Thema nicht gerade zu den Favoriten. Dabei muss es gar nicht so schwierig sein, schließlich gibt es mit der Risikomatrix eine einfach-übersichtliche Visualisierung, die in allen Projekten sinnvoll eingesetzt werden kann.
Du willst alles über Risiken im Projekt wissen?
Risikomanagement will gelernt sein! Für dieses wichtige Thema haben wir einen umfassenden Überblick erstellt
✔ Die wichtigsten Grundlagen ✔ Alle Artikel auf einen Blick ✔ Videos inklusive
Was ist eine Risikomatrix?
Eine Risikomatrix ist eine visuelle Darstellung der Risiken eines Projekts, wobei meist die X-Achse die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Y-Achse die Tragweite bzw. den Schaden darstellt. Die grobe Gesamtaussage: Je weiter ein Risiko oben rechts erscheint, desto gefährlicher ist es für das Projekt.
Oft sind die Kategorien wie folgt definiert:
| Einordnung | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Niedrige EW und niedrige TW | Grün | Eher harmlose Risiken, die wenig Aufmerksamkeit erfordern. |
| Hohe EW und niedrige TW | Gelb | Risiken wie diese treten wahrscheinlich auf, aber der Schaden ist vergleichsweise gering. Oft kann gut mit geeigneten Maßnahmen gegengesteuert werden. |
| Niedrige EW und hohe TW | Gelb | Diese Risiken sind zwar unwahrscheinlicher, aber der Schaden beim Eintreten ist hoch. Vorsicht ist geboten! |
| Hohe EW und hohe TW | Rot | Aufgepasst! Wahrscheinlich eintretende Risiken mit schwerwiegenden Auswirkungen sollten besonders beachtet werden. |
EW = Eintrittswahrscheinlichkeit in %
TW = Tragweite (oft in €)
Wie viele Felder sollte eine Risikomatrix haben?
Die kurze Antwort: Es kommt drauf an und kann unterschiedlich gehandhabt werden.
Und jetzt etwas ausführlicher:
Die Anzahl der Felder in einer Risikomatrix kann variieren, aber eine typische Matrix hat entweder 2×2, 3×3, 4×4 oder 5×5 Felder, also insgesamt 4, 9, 16 oder 25 Felder.
Je weniger Felder, desto übersichtlicher ist die Matrix – allerdings fällt die Bewertung auch weniger differenziert aus. Eine Matrix mit einer großen Anzahl Felder hingegen ermöglicht eine genauere Risikobewertung, wird aber auch schnell unübersichtlich und kann die Beteiligten überfordern.
Die optimale Anzahl der Felder in einer Risikomatrix ist also ein Kompromiss zwischen Genauigkeit, Komplexität und Zeitaufwand. Überlege, was für dein Projekt am besten passt!
Tipp:
Bei einer ungeraden Anzahl von Feldern passiert es schnell, dass Risiken bei Unsicherheit „in der Mitte“ eingeordnet werden. Dieser Effekt kann durch eine gerade Anzahl vermieden werden.
Risikomatrix erstellen Schritt für Schritt
1. Risiken identifizieren
Eine Risikomatrix ohne Risiken? Das wird nichts! Im ersten Schritt müssen also Risiken gesammelt werden. Hierfür kannst du dich verschiedener Methoden bedienen:
- Orientiere dich an der PESTEL-Formel.
- Führe einen Workshop im Team mit einem Brainstorming durch.
- Betrachte typische Quellen für Projektrisiken.
Schau dich auch gern in diesem Artikel um, um weitere Anregungen zu erhalten: 130 Projektrisiken, die auch dein Projekt treffen könnten
2. Risiken bewerten
Welche Risiken sind wirklich gefährlich? Auf welche Risiken sollte besonders geachtet werden – und welche können (noch) vernachlässigt werden? Genau diese Fragen klärt der zweite Schritt. Risiken werden in der Regel nach zwei Kriterien bewertet:
- Eintrittswahrscheinlichkeit: Mit welcher prozentualen Wahrscheinlichkeit tritt das Risiko ein?
- Tragweite: Welcher Schaden entsteht, wenn das Risiko eintritt?
Eintrittswahrscheinlichkeit
Stell dir vor, du jonglierst mit drei Tennisbällen. Wie wahrscheinlich ist es, dass du alle drei gleichzeitig fallen lassen wirst, hoch, mittel oder niedrig? Die Eintrittswahrscheinlichkeit sagt also aus, mit welcher Wahrscheinlichkeit ein Risiko eintritt (sagt ja bereits der Name!).
Beispiele hierzu:
- Hoch: Ein anfälliges IT-System fällt während einer wichtigen Präsentation aus.
- Mittel: Du bekommst eine Erkältung, nachdem du im Regen spazieren gegangen bist.
- Niedrig: Du wirst vom Blitz erschlagen.
Oft findet eine Schätzung intuitiv statt, anschließend werden weitere Informationen gesammelt. Letztlich geht es nicht um wilde Spekulationen, sondern um das Abwägen von Faktoren, die zu einem Risiko beitragen können (z. B. Daten, Erfahrungswerte oder auch expertengestützte Schätzungen).
Hinweis:
Je nach Projektumfeld werden unterschiedliche Maximalwerte verwendet –
Stell dir vor, ein Risiko tritt mit einer Wahrscheinlichkeit von 90 % ein. Ist es dann wirklich noch ein Risiko, wenn das Eintreten beinahe sicher ist? Oder wäre es nicht besser, diesen Punkt von Vornherein im Projektplan zu berücksichtigen?
Tragweite
Noch einmal zurück zu den Tennisbällen: Du jonglierst also und lässt alle drei gleichzeitig fallen. Was passiert dann? Wie schlimm ist das? Die Tragweite beschreibt also die möglichen Auswirkungen des Risikos. Anders ausgedrückt: Wie hoch ist der Schaden, wenn das Risiko eintritt?
Beispiele:
- Schwerwiegend: Ein Brand zerstört dein Haus.
- Mittel: Du musst eine wichtige Prüfung wiederholen.
- Gering: Die Schokolade ist aufgebraucht und du musst auf Studentenfutter umsteigen.
Die Tragweite kann finanzieller Natur sein, aber auch Reputationsschäden, rechtliche Konsequenzen oder Auswirkungen auf die Gesundheit und Sicherheit umfassen.
3. Risiken in die Matrix einordnen
Die Matrix steht im Mittelpunkt dieses Artikels, gleichzeitig ist dieser Schritt der einfachste von allen: Wenn die Bewertung erledigt ist, platzierst du die Risiken im jeweiligen Feld. Wenn du sauber arbeitest, sollten Risiken nicht auf den Linien erscheinen, sondern immer in einem der Kästchen.
Wie sieht es bei dir aus? Viele Risiken unten links? Sehr schön! Falls deine Risiken eher im orange-roten Bereich liegen, hast du noch etwas Arbeit vor dir.
4. Wichtig: Maßnahmen festlegen
Das ist kein direktes Thema dieses Artikels, aber wichtig für das gesamte Risikomanagement: Die Risikomatrix bringt dir bzw. deinem Projekt nichts, wenn du keine Strategien und Maßnahmen ableitest. Richte besonderes Augenmerk auf die kritischen Risiken und schau, wie du am besten damit umgehst.
Vorteile einer Risikomatrix
Wir würden die Risikomatrix nicht beschreiben, wenn sie nicht einige Vorteile mit sich bringen würde:
- Erleichterte Kommunikation: Die Risikomatrix ist einfach und übersichtlich und lässt sich leicht im Team oder mit Stakeholdern teilen.
- Priorisierung von Risiken: Durch die visuelle Darstellung der Risiken können Teams leicht erkennen, welche Risiken die höchste Priorität haben (hohe Wahrscheinlichkeit und hohe Tragweite), und ihre Maßnahmen entsprechend planen.
- Standardisierung des Risikomanagementprozesses: Wenn alle Projekte eine Risikomatrix nach gleichem Schema nutzen, werden Projekte vergleichbar und die Prozesse in der gesamten Organisation einheitlich bearbeitet.
- Dokumentation und Nachverfolgung: So eine Risikomatrix wird idealerweise nicht nur einmalig erstellt und danach vergessen. Stattdessen sollte sie regelmäßig hervorgeholt werden, um den aktuellen Stand der Risiken zu betrachten. Würdest du heute vielleicht anders bewerten? Muss vielleicht an den Maßnahmen geschraubt werden?
Best Practices und häufige Fallen
Beim Einsatz einer Risikomatrix im Projektmanagement können allerdings auch Stolperfallen auftreten:
- Subjektive Bewertungen: Die Einschätzung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung eines Risikos kann stark subjektiv sein. Ohne klare Richtlinien oder Kriterien können unterschiedliche Teammitglieder zu unterschiedlichen Bewertungen kommen, was die Konsistenz und Vergleichbarkeit beeinträchtigt.
- Übersehen von Risiken: Die Konzentration auf die in der Matrix hoch eingestuften Risiken kann dazu führen, dass Risiken mit niedrigerer Priorität vernachlässigt werden. Das kann funktionieren, aber auch signifikante Auswirkungen haben, wenn mehrere von ihnen gleichzeitig eintreten.
- Vernachlässigung der Risikointeraktion: Die Matrix betrachtet jedes Risiko isoliert und berücksichtigt nicht, wie Risiken sich gegenseitig beeinflussen können – das kann zu Problemen führen.
- Falsche Kategorisierung: Die Einteilung in nur drei oder vier Kategorien für Wahrscheinlichkeit und Tragweite kann zu grob sein und Nuancen verlieren. Dies kann dazu führen, dass Risiken nicht genau genug bewertet werden.
- Mangelnde Aktualisierung: Die Risikomatrix ist zunächst einmal ein statisches Bild und spiegelt möglicherweise nicht die Veränderungen in der Risiken über die Zeit wider. Ohne regelmäßige Aktualisierung kann die Matrix veraltete Informationen enthalten.
Fazit
Du siehst: Die Risikomatrix ist ein nützliches Werkzeug, um Risiken übersichtlich darzustellen und schnell ablesen zu können, welche Risiken wirklich gefährlich werden können. Wichtig: Belasse es nicht bei der Grafik! Damit die Risiken deinem Projekt nicht gefährlich werden können, solltest du den Blick auf Strategien und Gegenmaßnahmen auf keinen Fall vernachlässigen. Es wäre doch schade, wenn du zwar einen schönen Überblick hättest, aber den Schaden trotzdem nicht vom Projekt abwenden könntest, oder?
