Aufwände schätzen mal anders: Planning Poker

planning-pokerSchätzt eigentlich irgendjemand gern Aufwände?

Ich bin noch niemandem begegnet.

Nach meiner Erfahrung scheuen sich viele Menschen, eine Schätzung abzugeben, wie lange eine Aufgabe dauert und wie viel Aufwand sie verursachen wird.

Und doch bildet die Aufwandsschätzung die Basis für die Beantragung von Projektbudgets und wird im Projektauftrag vermerkt. Schätzungen zu Beginn eines Projektes sind oft sehr grob, weil es einfach viel zu viele Unsicherheiten gibt, die noch nicht komplett durchschaut werden können.

Diese Unsicherheiten treten besonders bei Entwicklungsprojekten auf, in denen die Realisierbarkeit der angestrebten Lösung noch gar nicht sicher ist.

Und genau hier kommt Planning Poker ins Spiel.

Einsatzgebiet

Planning Poker ist eine Methode zur Aufwandsschätzung in Projekten. Ihren Ursprung hat die Methode im Scrum, eines Vorgehensmodells des agilen Projektmanagements. Planning Poker wird daher auch Scrum Poker genannt.

Scrum (und damit auch Planning Poker) kommt insbesondere in Software-Projekten zum Einsatz. Statt eine sehr frühe Aufwandsschätzung für das gesamte Projekt vorzunehmen, werden iterativ kleine Inkremente der Software geplant, geschätzt – und natürlich umgesetzt.

PLANNING POKER® ist heute eine eingetragene Marke des Unternehmens Mountain Goat Software.

Nutzen

Wozu brauchen wir denn überhaupt diese Schätzmethode? Weil Planning Poker einige Vorteile bietet:

  • Spielerischer Ansatz:
    Wie das Wort „Poker“ schon vermuten lässt, wird beim Planning Poker gespielt. Und zwar mit Karten. Das allein verspricht schon jede Menge Spaß.
  • Strukturierter Ablauf:
    Wer schon einmal in einem größeren Team Aufwände für Einzelaufgaben diskutiert hat, der weiß, wie schnell man so lange diskutieren kann, dass kein Ergebnis herauskommt. Beim Planning Poker passiert das nicht so leicht – zumindest wenn der Moderator das Meeting gut steuert.
  • Unabhängige Expertenmeinungen:
    Der Effekt der Ankerheuristik (Anchor Effect) wird umgangen, bei dem sich Teilnehmer unbewusst von bereits genannten Zahlenwerten beeinflussen lassen. Beim Planning Poker bildet sich zunächst jeder Teilnehmer eine eigene Meinung über den zu erwartenden Aufwand. Erst danach werden im wahrsten Sinne des Wortes die Karten offen gelegt und darüber diskutiert.
  • Gemeinsame Schätzungen:
    Ergebnis des Planning Pokers ist keine Schätzung eines einzelnen Experten, sondern die eines Teams, das zudem gemeinschaftlich zu diesem Ergebnis gekommen ist. Das erhöht einerseits die Qualität der Schätzung und andererseits die Akzeptanz im Team.
  • Wissensverbreitung im Team:
    Nach jeder Schätzung wird diskutiert und begründet. Diese Diskussionen steigern das Expertenwissen des gesamten Teams, weil neue Zusammenhänge bewusst und bisher unbekannte Informationen bekannt werden.
  • Einbindung aller Teammitglieder:
    In Diskussionen können sich Teilnehmer schnell verstecken. Das führt dazu, dass ihre Meinung untergeht und nicht berücksichtigt wird. Beim Planning Poker werden alle Teilnehmer eingebunden und sind verpflichtet, ihre Schätzungen abzugeben und sie zu begründen.

Equipment

Was braucht man zum Kartenspielen? Karten! So auch beim Planning Poker. Es gibt vorgefertigte Kartensets zu kaufen, wie zum Beispiel dieses*:

Agile Planning Poker Karten
  • 1 Set Planning Poker Karten für 4 Team-Mitglieder
  • Kurzanleitung zum agilen Schätzen in Deutsch
  • Karten sind zum Schutz in einem Klarsicht-Etui aufbewahrt
  • Einzigartige Motive die Spaß machen, für das Agile Schätzen im Scrum Team
.

Die Karten sind bedruckt mit Zahlenwerten, die meist der Fibonacci-Folge folgen (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55 …). Dabei können die Zahlen für Zeitdauern oder auch für Komplexität stehen. Je größer die Zahl, desto größer wird auch der Abstand zu Vorgänger und Nachfolger. Dadurch wird der höheren Unsicherheit bei hohen Schätzungen Rechnung getragen.

Einige Kartendecks besitzen auch Sonderkarten: Die Kaffeetasse steht für einen „Ich brauch eine Pause!“-Hilferuf, Joker-Karten können dann gezogen werden, wenn ein Teilnehmer der Meinung ist, den Task gar nicht beenden zu können.

Jeder Teilnehmer der Schätzrunde benötigt ein Kartendeck.

Ablauf

Aber wie funktioniert denn Planning Poker nun genau?

  1. Der Moderator (der selbst nicht mit spielt) erläutert das Vorgehen und das Thema des Meetings.
  2. Anschließend nennt er die erste zu schätzende Aufgabe und steht für Rückfragen zur Verfügung.
  3. Die Teilnehmer nehmen eine Schätzung für diese Aufgabe vor und legen die Karte mit dem passenden Zahlenwerk verdeckt auf den Tisch.
  4. Alle Teilnehmer drehen gemeinsam ihre Karten um, so dass die Schätzungen sichtbar werden.
  5. Die Teilnehmer mit den höchsten und niedrigsten Schätzungen begründen ihre Meinung. An dieser Stelle kann diskutiert werden.
  6. Es folgt eine weitere Schätzrunde auf Basis der neuen Informationen.
  7. Diese Schätzung-Diskussion-Zyklen können grundsätzlich beliebig oft wiederholt werden, bis es zu einer Einigung kommt. Die Stimme des Teilnehmers, der die Aufgabe vermutlich umsetzen wird, hat hierbei das höchste Gewicht. Stellt sich allerdings heraus, dass es zu keiner Einigung kommt, sollte diese Schätzung vertagt und zur nächsten Aufgabe übergegangen werden.

Ergebnis: Am Ende des Spiels liegen pro Aufgabe geschätzte Aufwände vor, auf die sich das Team gemeinsam festgelegt hat.

Tipps

Hier ein paar Tipps für deine nächste (oder erste?) Planning Poker-Runde:

  • Schätzungen sollten nur von denjenigen abgegeben werden, die auch tatsächlich an der Aufgabe arbeiten.
  • Bei Unsicherheiten zwischen zwei Zahlen sollte zur höheren (konservativ) geschätzt werden.
  • Während des gesamten Planning Poker-Spiels ist ein Timer hilfreich, der ausschweifende Diskussionen und Fragerunden unterbindet. Ein bis zwei Minuten pro Diskussionsrunde sollten ausreichen.
  • Die Kaffeetassenkarte darf tatsächlich eingesetzt werden! Planning Poker kann intensiv sein – und dafür werden frische Teilnehmer mit freiem Kopf benötigt.

Software

Planning Poker muss nicht unbedingt mit physischen Karten gespielt werden.

Online-Tools bieten die Möglichkeit, dass die Methode auch in verteilten Teams eingesetzt werden kann:

https://www.planningpoker.com

https://www.pointingpoker.com

Darüber hinaus gibt es verschiedene Apps für iOS- oder Android-Smartphones.

Fazit

Planning Poker ist ein sehr spannender Ansatz für Aufwandsschätzungen. Die gemeinsame Schätzung auf spielerische Art im Team macht Spaß und führt zu Ergebnissen, die von mehreren Experten diskutiert und abgesegnet wurden.

Der vielleicht wichtigste Vorteil: Es macht Spaß! Und damit wird etwas Schwung in die ungeliebte Aufwandsschätzung gebracht.


 

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* Dies ist ein Affiliate-Link, über den ich ein paar Cent Provision erhalte, wenn ein Produkt beim Anbieter gekauft wird.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.
4 Kommentare
  1. Fabian
    Fabian says:

    Liebe Andrea,

    danke für den tollen Artikel! Planning Poker kannte ich bisher noch nicht, es hört sich aber wirklich nach Spaß und sinnvoller Teamarbeit an. Muss ich unbedingt bald mal testen!

    Für Aufwandsschätzungen (mit und ohne Team) nutze ich auch gerne den „Schubladentrick“. Hier werden die Aufgaben in Schubladen sortiert: z.B. Aufgaben bis 1, 2, 4 oder 8 Stunden. Sobald eine Aufgabe nicht mehr in eine Schublade passt (z.B. 1,5 Stunden) dann kommt diese in die nächste Schublade (und wird in der Aufwandsschätzung auch mit 2 Stunden) eingeplant. In der Durchführung sollte aber natürlich versucht werden sie in 1,5 Stunden zu erledigen. So plant man immer schon einen Puffer mit ein 🙂

    Viele Grüße!
    Fabian

    Antworten
  2. Gerhard Pundt
    Gerhard Pundt says:

    Hallo Andrea,
    interessanter Artikel, ich wußte gar nicht, dass es Tools zur Aufwandsschaetzung gibt.
    Eigentlich ist das doch ganz normale Controllerarbeit, die mit einer Exceltabelle erledigt werden kann.
    Und: ein Controller sollte Aufwandsschaetzungen schon recht gern machen, mir jedenfalls geht es so.
    Aber man sollt seine Annahmen begruenden koennen und sie dokumentieren.
    Viele Grueße
    Gerhard

    Antworten
    • Andrea
      Andrea says:

      Hallo Gerhardt,

      stimmt, Controller mögen das vermutlich sogar. Ich habe es eher in der Praxis gesehen, dass die Fachexperten aufgefordert, Schätzungen vorzunehmen – und die mögen das oft gar nicht. Vermutlich hat es auch damit zu tun, sich möglichst nicht auf eine Zahl festnageln zu lassen 😉

      Viele Grüße
      Andrea

      Antworten

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