Die Ivy Lee-Methode: Mehr Wichtiges schaffen, statt Zeit zu vertrödeln

Kennst du das auch? Du nimmst dir für den Tag eine Menge vor, und schwupps! – ehe du dich versiehst, steht der Kollege in der Tür und ruft zum Mittag.

Ungläubig schaust du auf die Uhr. Wie können mehrere Stunden vergangen sein, ohne dass du nennenswerte Fortschritte gemacht hast? Okay … da gab es dieses Meeting … ein paar Telefonate … E-Mails … und Herr Hauffe hatte ein Problem mit seinem Konstruktionskonzept.

Aber trotzdem: Es muss doch einen Weg geben, die Zeit sinnvoller zu nutzen? Gesagt, getan: Fragen wir den Experten Ivy Lee um Rat!

Wer war Ivy Lee?

Ivy Lee gilt als Pionier der modernen Public Relations. Doch nicht nur das: Er hatte sich Anfang des 20. Jahrhunderts ebenso einen Namen als Produktivitätsexperte gemacht.

1918 erhielt er eine Anfrage eines der damals reichsten Männer der Erde: Charles M. Schwab, seinerseits Präsident des größten Schiffsbauers und zweitgrößten Stahlproduzenten der USA. Dieser hatte ein Problem: Er sah deutlich, dass unter seinen Managern viel Zeit für Unwichtiges verschwendet wurde und wichtige Themen unter den Tisch fielen.

Geschäftstüchtig wie er war, suchte Schwab nach einer effektiven Methode für seine Manager, produktiver zu arbeiten, den Tag besser zu nutzen und kurz gesagt – mehr zu schaffen.

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So funktioniert die Ivy Lee-Methode

Die Methode ist extrem einfach, und vielleicht genau deshalb so mächtig:

1. Schreibe am Ende eines Arbeitstages die 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf eine Liste.
2. Priorisiere diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit.
3. Arbeite am nächsten Tag so lange an der ersten Aufgabe, bis du sie abgeschlossen hast. Konzentriere dich nur darauf und lasse die anderen Aufgaben außer acht.
4. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, beginne mit dem nächsten Eintrag auf der Liste.
5. Erstelle am Ende des Arbeitstages die Liste für den nächsten Tag. Heiße Kandidaten sind die Aufgaben, die du am aktuellen Tag nicht geschafft hast.

Vorteile der Ivy Lee-Methode

• Du wirst gezwungen, Entscheidungen zu treffen: Welche Aufgaben sind wirklich wichtig? Falls du jemand mit einem übervollen Schreibtisch bist und/oder Trilliarden von Ideen hast, wird es dir gut tun, dich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
• Der Start fällt leichter: Vielleicht gehörst du auch zu denen, die morgens langsam in die Gänge kommen. Oft sind es die Entscheidungen, die uns ausbremsen: „Welche Aufgabe mach ich zuerst? Ach … ich schau mal kurz in meine E-Mails.“ Indem die wichtigsten Aufgaben schon vorher feststehen, entfällt dieser Entscheidungsdruck – und das lässt dich schneller starten.
• Single Tasking first! Multitasking mag smart klingen, ist jedoch meist extrem ineffektiv. Menschen sind nun einmal keine Computer! Sobald du dich auf eine einzige Aufgabe konzentrierst, wirst du erstaunt sein, wie viel besser du sie abarbeitest. Dem gleichen Prinzip folgt die Pomodoro®-Technik (die du wunderbar mit der Ivy Lee-Methode kombinieren kannst).
• Motivation: Es ist unheimlich motivierend, einen Haken hinter Aufgaben machen zu können. Mit dem Bewusstsein, dass diese Aufgaben tatsächlich die wichtigsten sind, verbringst du weniger Zeit mit unwichtigem Kram und kannst die erledigte Aufgabe mit einer noch größeren Zufriedenheit abhaken.

Die wichtigsten Fragen und Antworten

Was ist, wenn Notfälle meine sorgfältig erstellte Liste durchkreuzen?

Wenn im Team eine Krise entsteht, wenn der Auftraggeber einen Meilenstein nicht abnimmt, wenn Ressourcen an einem kritischen Arbeitspaket fehlen? Dann handelst du wie ein smarter Projektmanager:

• Du kümmerst dich darum, wenn das Thema ein echtes Hindernis darstellt.
• Du delegierst an einen passenden Mitarbeiter.
• … und du kehrst so schnell wie möglich zu deiner Liste zurück. Denn das sind die wichtigsten Aufgaben, du erinnerst dich?

Müssen es wirklich 6 Aufgaben sein?

Die Zahl 6 ist nicht in Stein gemeißelt: Du kannst auch 3 oder 5 wichtige Aufgaben notieren. Doch versuche, dich an diese Obergrenze zu halten. Das zwingt dich, Prioritäten zu setzen.

Manche Aufgaben landen immer wieder auf der Liste und werden trotzdem nicht erledigt, Was mache ich falsch?

Aufgaben auf den hinteren Positionen haben ein höheres Risiko, regelmäßig auf den nächsten Tag verschoben zu werden. Frage dich folgendes:

• Ist die Aufgabe wirklich wichtig, oder kann sie delegiert oder gestrichen werden?
• Ist die Aufgabe wichtig, aber du magst sie aus unterschiedlichen Gründen nicht erledigen? Manchmal kann es helfen, sie bewusst auf Nummer 1 zu setzten, um sie endlich abhaken zu können.

Aber es gibt nun einmal nicht nur „die wichtigsten“ Aufgaben. Das tägliche Kleinklein muss doch auch erledigt werden?

Klar: Du wirst deinem Chef gegenüber kaum argumentieren können, dass niemand mehr anrufen darf, weil du die Ivy Lee-Methode anwendest. Der Arbeitsalltag ist nun einmal geprägt von Störungen. Deshalb: Passe die Methode nach deinen Bedürfnissen an. Sie ist nur so gut, wie sie zu dir passt. Nimm dir zum Beispiel morgens Zeit für die wichtigsten Aufgaben und schiebe unwichtigen Kleinkram auf den Nachmittag. Oder blocke dir Zeitfenster, in denen du dich deiner Liste widmest. Probiere aus und finde heraus, was für dich am besten funktioniert.

Fazit

Die Essenz der Methode ist beinahe zu simpel, um als spezielle „Methode“ gewertet zu werden: Erledigte die wichtigste Aufgabe als allererstes am Morgen! Doch besonders diese Einfachheit macht die Ivy Lee-Methode so attraktiv und für jeden anwendbar. Probier sie aus!

P.S. Charles M. Schwab war dieser Ratschlag übrigens 25.000 US Dollar wert, was einem deutlich höheren Betrag in der heutigen Zeit entspricht. Klingt vielversprechend, oder?