„Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.“

Ich liebe diesen Ausspruch. Er wird oft im Zeitmanagement verwendet: Wenn du einen Berg von Aufgaben vor dir herschiebst, die alle gleich wichtig sind – wie sollst du dann auswählen?

Hier kommt das Thema Priorisierung ins Spiel.

Gleiches gilt für Projektziele.

Ja: Es wird immer Ziele geben, die als sehr wichtig erachtet werden. Aber müssen es alle sein? Vermutlich nicht! Im Verlauf des Projektes können immer Situationen entstehen, in denen Entscheidungen getroffen werden müssen. Nicht selten werden davon die Ziele beeinflusst. Um diese sinnvoll priorisieren zu können, kannst du die MoSCoW-Methode anwenden.

Was ist die MoSCoW-Methode?

Ganz einfach: Die MoSCoW-Methode ist eine einfache Möglichkeit, Anforderungen, Ziele und Aufgaben in kritische und weniger kritische Kategorien einzuteilen.

Dabei steht MoSCoW als Akronym für:

  • Must (Muss)
  • Should (Soll)
  • Could (Kann)
  • Won’t (Nicht-Ziele).

Falls du wie ich lange auf das Akronym schaust und dich wunderst, wofür die „o“ stehen: Sie haben keinerlei Bedeutung. Sie dienen nur dazu, ein hübsches Wort zu schaffen ;-)

Wirf jetzt am besten einen Blick auf die Bestandteile im Detail:

Die Bestandteile der MoSCoW-Methode

Must

Muss-Anforderungen sind absolut entscheidend für den Projekterfolg und können nicht verhandelt werden. Werden diese Zeile nicht erfüllt, kann das Projekt nicht abgenommen werden und das Projekt gilt als gescheitert.

Beispiel: Bei der Entwicklung eines neuen Online-Shops ist es essentiell wichtig, dass Kunden den Bestellprozess inklusive Zahlung abschließen können.

Should

Soll-Anforderungen betreffen kritische Aktivitäten mit hoher Priorität, die wann immer möglich abgeschlossen werden sollten. Sind sie nicht erfüllt, kann das Projekt nur noch mit Einschränkungen als erfolgreich abgeschlossen eingeschätzt werden.

Der wichtige Unterschied zur Muss-Kategorie: Aktivitäten können im schlimmsten Fall in ein Folgeprojekt verschoben werden. Muss-Anforderungen haben immer Vorrang.

Beispiel: Im Online-Shop-Projekt kann der Bestellprozess komplett durchgeführt werden, jedoch sind im ersten Schritt nur Zahlungen auf Rechnung, Paypal und Kreditkarte möglich – jedoch nicht per Lastschrift.

Could

Die Erfüllung von Kann-Anforderungen wird in jedem Fall angestrebt, doch der Projekterfolg wird nicht an ihnen gemessen. Oft werden sie auch als „nice to have“ bezeichnet. Treten Zeit- oder Ressourcenkonflikte auf, können sie vernachlässigt oder verschoben werden.

Wenn sie so unwichtig sind, werden sie dann gebraucht? Durchaus! Denn oft sind sie zwar nicht elementar wichtig, machen jedoch einen großen Unterschied bei der Zufriedenheit der Stakeholder. Kann-Anforderungen sollten besonders dann näher betrachtet werden, wenn sie ohne großen Zusatzaufwand umgesetzt werden können.

Beispiel: Der Online-Shop bietet eine Funktion, die Produkte in einer hochauflösenden 3D-Ansicht anzuschauen. Nicht elementar wichtig – aber mit großem Unterschied für den Kunden.

Would

Das „W“ in der MoSCoW-Methode wird unterschiedlich interpretiert:

  • Won’t (Wird nicht umgesetzt.)
  • Would (Wäre schön, aber nicht in diesem Projekt.)
  • Want (Wird gewollt, aber nicht in diesem Projekt.)

Alle drei Begriffe laufen auf das gleiche hinaus: Das Projekt wird klar abgegrenzt und die Anforderungen genannt, nicht definitiv nicht umgesetzt werden sollen.

Warum diese Ziele überhaupt aufführen, wenn sie ohnehin nicht umgesetzt werden? Weil sie klar formulieren, was (noch) nicht angestrebt wird – was aber für den Auftraggeber wichtig für eine spätere Zusammenarbeit sein könnte.

Beispiel: Der Online-Shop soll (zunächst) nicht in mehreren Sprachen verfügbar sein.

Wie sollten die Kategorien verteilt sein?

Gute Frage!

Eine Daumenregel besagt, dass maximal 60% der Ziele in die Muss-Kategorie fallen sollten. Sind es deutlich mehr, landest du wieder beim gleichen Problem: „Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.“

Die restlichen 40% sollten sich etwa hälftig auf Soll- und Kann-Ziele aufteilen.

Diese Zahlen dienen jedoch nur als Anhaltspunkt und können je nach Projekt abweichen. Wichtig ist jedoch, sie im Hinterkopf zu behalten und hellhörig zu werden, wenn 90% der Projektziele als „Muss“ eingestuft werden – dann könnte der Projektumfang schnell ausufern.

Vorteile der MoSCoW-Methode

Oft werden Projektziele nicht priorisiert. Schon diese einfache Methode bietet jedoch eine Reihe von Vorteilen:

  • Für alle Beteiligten ist klar, welche Aktivitäten kritisch für den Projekterfolg sind.
  • Die Erwartungshaltung von Projektteam und Stakeholdern wird abgeglichen.
  • Es können leichter zu vernachlässigende Aktivitäten identifiziert werden, falls Deadlines in Gefahr sind oder Ressourcenengpässe auftreten.
  • Im Gegensatz zu einer Priorisierung mit Zahlen („Was heißt noch mal 3??“) schaffen die Worte mehr Klarheit, wie wichtig eine Anforderung ist.
  • Die Methode ist super-einfach umzusetzen: Ziele auflisten und mit einer der Kategorien versehen – fertig!

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Fazit

Die MoSCoW-Methode ist eine sehr einfache Möglichkeit, Projektziele und Anforderungen zu priorisieren. Sie verschafft einen guten Überblick über die Prioritäten und hilft dabei, ein einheitliches Verständnis unter allen Beteiligten zu schaffen.

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