Wir kennen es doch alle: Wir haben dutzende Aufgaben auf dem Schreibtisch liegen – die einen riesig, die anderen winzig. Eines haben sie gemeinsam: Alle müssen bearbeitet werden. Doch was ist wirklich wichtig? Was steht als nächstes an? Und wie um Gottes Willen schaffst du es, nichts Wichtiges zu vergessen?

Typische Probleme im persönlichen Zeitmanagement

Vielleicht kennst du diese Verhaltensweisen an dir:

  • Es fordert dich enorm heraus, fokussiert zu blieben und tatsächlich Dinge zu schaffen, statt nur „beschäftigt zu sein“.
  • Obwohl du dich bemühst, fühlst du dich unorganisiert und frustriert, weil du nicht voran kommst.
  • Deine Prioritäten sind unklar und werden allzu oft von anderen sabotiert.
  • Du lässt dich schnell ablenken („Hallo, Facebook!“).
  • Obwohl du ständig beschäftigt bist, kommst du deinen eigentlichen Zielen kaum näher.
  • Du schiebst unangenehme Aufgaben immer weiter auf – dummerweise oft die strategisch wichtigsten, die dich enorm weiterbringen würden.

Falls es dich beruhigt: Du bist nicht allein. Besonders in unserer schnellen Zeit und in zeitkritischen Projekten wird dein Selbstmanagement auf eine harte Probe gestellt. Falls du für dich herausgefunden hast, dass To Do-Listen nicht funktionieren, dann bietet dir ein anderes System eine bewährte Lösung: Personal Kanban.

Was ist Personal Kanban?

Kanban hat eine erstaunliche Entwicklung hingelegt:

  • Kanban für Produktionsprozesse: Schon 1947 wurde Kanban von Taiichi Ohno zur Optimierung der Produktion bei Toyota eingeführt.
  • Kanban für Teams: 2007 hat David Anderson die gleichen Prinzipen für Organisation von Teams in der Software-Entwicklung übernommen.
  • Kanban für Einzelpersonen: 2011 übertrugen Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry in ihrem Buch Personal Kanban  den Ansatz auf den persönlichen Bereich.

Zusammengefasst: Personal Kanban ist ein visuelles Zeit- oder Projektmanagementsystem, das aus dem Optimierungsgedanken des „Lean Manufacturing“ von Toyota hervorgegangen ist. Es basiert auf zwei Grundsätzen:

  • Visualisierung von Arbeit/Aufgaben
  • Limitierung der parallelen Arbeit („Work in Progress“)

Personal Kanban hilft dir dabei, alle deine Aufgaben zu identifizieren und auf optimalem Wege zu bearbeiten bzw. abzuarbeiten – egal ob es um ein komplexes Konzept, einen wichtigen Anruf oder die Besorgung des Weihnachtsgeschenks für deine Eltern geht. Ja, richtig gelesen: Personal Kanban muss nicht vor dem Privatleben halt machen – vor allem nicht, wenn du Freiberufler bist oder sich aus anderen Gründen private und berufliche Zeitblöcke schnell vermischen.

Visualisierung im Personal Kanban

Visualisierung spielt eine enorme Rolle im Personal Kanban. Die Idee dahinter: Kennst du den aktuellen Status einer Aufgabe, kannst du fundierte Entscheidungen treffen. Folgende drei Elemente helfen dir dabei, dich zu organisieren:

  1. Karte: Jede Karte steht für eine Aufgabe.
  2. Kanban Board: Alle Karten werden auf einem Board bzw. einer Tafel gesammelt.
  3. Spalten: Jedes Board besteht aus mehreren Spalten, die den Status der jeweiligen Aufgabe repräsentieren.

Ablauf von Personal Kanban

Neugierig geworden? Dann möchtest du sicher gleich loslegen und dich an dieser Wunder-Methode versuchen. Keine Sorge: Das ist einfacher als du vielleicht glaubst. In Kurzform wendest du Personal Kanban wie folgt an:

Erstelle ein erstes Kanban Board: Das kann ein physisches Whiteboard, ein großes Blatt Papier, ein Pappkarton oder auch ein Online-Tool sein. Sogar in einer Excel-Tabelle lässt sich Kanban abbilden. Teile des Board in seiner Grundform in drei Spalten ein:

Sammle Aufgaben: In einem spontanen Brainstorming sammelst du alle offenen Aufgaben und notierst sie auf Post-Its. Nutze für einen besseren Überblick verschiedene Farben für unterschiedliche Projekte.

Limitiere die Anzahl paralleler Aufgaben: Ein WIP-Limit (Work in Progress) hilft dir dabei, dich zu fokussieren. Das Motto: „Finish more, start less.“ Indem du nur wenige Aufgaben parallel bearbeitest, bist du fokussierter und verschwendest weniger Zeit beim Umschalten zwischen Aufgaben.

Arbeite nach dem Pull-System: Ziehe dir Aufgaben nur dann in die „Doing“-Spalte, wenn dort Platz ist und dein WIP-Limit nicht überschritten wird. So bist du weniger abgelenkt und weichst nicht mehr instinktiv auf die angenehmeren Aufgaben aus.

Vorteile von Personal Kanban

Noch nicht überzeugt? Dann schau dir mal die Vorteile des Systems an:

  • Visueller Überblick: Im Vergleich mit einer To Do-Liste ist auf einen Blick der Status der einzelnen Aufgaben erkennbar.
  • Mehr Fokus: Die ständige „Was tue ich als nächstes?“-Frage entfällt und wird beinahe von selbst beantwortet. Zusätzlicher Pluspunkt: Du kannst konzentrierter arbeiten, da ständiges Hin- und Herrschalten zwischen zu vielen Aufgaben entfällt.
  • Effizienteres Arbeiten: Personal Kanban hilft dabei, Projekte in genau die richtige Größe von Aufgaben zu untergliedern. Eine Aufgabe liegt tagelang in der „Doing“-Spalte? Dann wurde sie vermutlich zu groß gewählt. Mit etwas Training gelingt es dir immer besser, deinen Arbeitsalltag in passende Häppchen zu untergliedern.
  • Regelmäßige Erfolgserlebnisse: Das Abhaken einer Aufgabe auf einer To Do-Liste schenkt uns einen Dopamin-Kick. Genauso ist es mit dem Umhängen einer Karte von „Doing“ nach „Done“. Beim Personal-Kanban gibt es dazu noch einen angenehmen Bonus: Am Ende der Woche siehst du eine prall gefüllte „Done“-Spalte und musst dich nicht fragen, was du um alles in der Welt diese Woche getan hast.
  • Es zwingt zum Abschließen: Durch dein definiertes WIP-Limit kannst du erst mit neuen Aufgaben beginnen, wenn genügend Platz in der „Doing“-Spalte ist. Dadurch schließt du mehr Aufgaben ab und musst weniger lose Enden in den Händen halten.
  • Aufgaben zum Anfassen (falls du kein virtuelles Tool benutzt): Trotz aller Online-Tools und Apps arbeiten viele Menschen effektiver mit physischen Boards. Eine Theorie: Unser Hirn ordnet Dingen einen höheren Stellenwert zu, die physisch vorhanden sind und in diesem Fall mit einem Stift auf einem Zettel notiert werden. Neben all den offenen Browser-Fenstern und Apps stechen „echte Aufgaben“ mehr hervor.

Tipps und Tricks für dein Personal Kanban

Du willst noch mehr aus deinem Personal Kanban herausholen? Dann helfen dir folgende Tipps weiter:

  • Physisch oder als Software: Ob du ein physisches Board oder ein Tool wie z.B. Trello verwendest, bleibt dir überlassen. Viele Menschen empfinden allerdings die Arbeit mit Zettel und Stift als wohltuende Abwechslung, viele Reisende hingegen lieben die Flexibilität von Online-Tools. Finde deinen Weg! Was nicht gut funktioniert: Zettel und Stift ohne Post-Its. Die Möglichkeit zum Umsortieren und Verschieben ist essentiell!
  • Eat that Frog: Sortiere deine Spalten gern absteigend nach Priorität und folge dem Prinzip, anstrengende oder energieraubende Aufgaben gleich am Morgen zu erledigen. Ist der Frosch einmal gegessen, fühlt sich der Rest des Tages gleich leichter an!
  • Halte dich an dein WIP-Limit: Die festgelegte Anzahl paralleler Aufgaben ist nicht nur ein nettes Gimmick, sondern essentiell für den Erfolg der Methode. Beinhaltet deine „Doing“-Spalte 15 Aufgaben, wirst du nicht von Personal Kanban profitieren.
  • Spiele mit Farben: Du arbeitest an verschiedenen Themen parallel? Du möchtest als Freiberufler berufliche Aufgaben von privaten visuell trennen aber alles auf einem Board haben? Probiere Farben aus und schaue, ob dir das mehr Übersicht bringt.
  • Beachte Langläufer: Eine Aufgabe steht schon seit Ewigkeiten unter „To do“ oder „Doing“? Frage dich, wie du damit umgehst: Ist sie nicht so wichtig? Müssen erst Hindernisse aus dem Weg geräumt werden? Achte darauf, diese Dauerbrenner nicht zu lange mitzuschleifen oder zu viele davon anzuhäufen.
  • Führe Reviews durch: Es mag umständlich klingen, hilft jedoch, das Beste aus deinem Personal Kanban-System herauszuholen. Stelle dir regelmäßig folgende Fragen – mindestens 1x im Monat, besser wöchentlich:
    • Passt mein WIP-Limit?
    • Welche Aufgabe war besonders knifflig?
    • Habe ich die Aufgaben richtig priorisiert?
    • Worauf bin ich besonders stolz?
    • Sammeln sich Langläufer oder „wartende“ Aufgaben an und wie gehe ich damit um?
  • Weitere Spalten: Die Grundspalten „To Do“, „Doing“ und „Done“ reichen oftmals nicht aus. Ein zusätzliches „Backlog“ für zukünftige Aufgaben oder eine Spalte „Waiting“ haben sich im Alltag bewährt. Hier gilt: Probiere aus und passe das System an deine Bedürfnisse an.

Fazit

Wie bei allen Selbstmanagement-Methoden gilt: Keine passt für jeden, und letztendlich musst du deinen eigenen Weg finden. Umfasst dein Alltag nur wenige, übersichtliche Aufgaben, kann das regelmäßige Scannen und Überarbeiten deines Boards übertrieben sein.

Wer jedoch an vielen Themen arbeitet und einen Überblick über anstehende Aufgaben sucht, der wird bei Personal Kanban fündig: Die Methode gibt einen visuellen Überblick und hilft dabei, die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren sowie die Anzahl offener Aufgaben zu reduzieren. Wir von Projekte leicht gemacht benutzen Personal Kanban mit wachsender Begeisterung und bei dem ein oder anderen macht die Methode – etwas weniger streng – auch vor dem privaten Alltag nicht halt.

Praktischer Bonus für unser biologisch eingebautes Belohnungssystem: Sowohl das Verschieben in die „Done“-Spalte als auch das Betrachten der vollen Spalte am Ende der Woche lässt uns garantiert freudig ins Wochenende starten.