Projektorganisation? Hat das was mit Organigrammen zu tun? Genau. Dieser Artikel beschreibt jedoch nicht den Aufbau einer solchen Baumstruktur, sondern beschäftigt sich mit der Frage, wie ein Projekt in das Unternehmen eingebunden sein kann – und welche Auswirkungen es für dich als Projektleiter hat.

Warum die Organisationsform wichtig ist

Vielleicht fragst du dich, warum dich dich mit solchen theoretischen Themen auseinandersetzen solltest. Ist die Organisationsform nicht ohnehin immer vorgegeben? Vielleicht meistens – aber nicht immer. Schau dir an, was dir dieses Wissen bringt:

  • Falls du die Wahl hast, kannst du dich für die beste Variante entscheiden.
  • Du kennst Vor- und Nachteile  der Organisationsformen und kannst entsprechend planen.
  • Deine Rolle als Projektleiter ist klarer, wenn du die Einbettung in die Organisation kennst.
  • Du kannst gegenüber Mitarbeitern mit Fachbegriffen und Wissen glänzen ;-)

Die folgenden Abschnitte klären dich über die drei typischen Organisationsformen in Projekten auf:

Die Stabsorganisation

Die Stabsorganisation wird auch als Einflussorganisation bezeichnet. Der Projektleiter verfügt weder über fachliche noch über disziplinarische Weisungsbefugnis und hat oft kein festes Projektteam.

Nun stellt sich schnell die Frage, wann diese Organisationsform sinnvoll ist, wenn der Projektleiter praktisch keine Macht ausüben kann?

Der Begriff der Einflussorganisation deutet bereits darauf hin: Der Projektleiter kann seinen Einfluss geltend machen. Oft werden derartige Projekte durchgeführt, die direkt von der Geschäftsleitung oder zumindest von einer hoch aufgehängten Abteilung unterstützt werden. Diesen Einfluss kann der Projektleiter nutzen, um im Projekt voranzukommen.

Beispiel:

Im Unternehmen soll ein neuer Prozess zum Qualitätsmanagement eingeführt werden. Dieser Prozess soll abteilungsübergreifend implementiert und die Mitarbeiter geschult werden. Dieses Projekte wird von der Geschäftsführung hoch priorisiert.

Der Projektleiter fungiert nun als Berater bzw. Koordinator in den betroffenen Abteilungen. Hierbei kann er flexibel auf Ressourcen zugreifen und Zuarbeiten mit der Rückendeckung der Geschäftsführung einfordern.

VorteileNachteile

  • Die Organisationsstruktur wird nicht verändert.
  • Die Projektorganisation kann schnell eingerichtet und aufgelöst werden.
  • Projektmitarbeiter verbleiben in ihren Abteilungen und können ihr Fachwissen von dort beziehen.

  • Der Projektleiter verfügt über keine direkten Weisungsrechte.
  • Abstimmung und Koordination ist sehr aufwändig.
  • Maßnahmen sind häufig schwierig durchzusetzen.

Einsatzgebiete:

  • Kleine und nicht-kritische Projekte
  • Strategische und abteilungsübergreifende Projekte

Die reine Projektorganisation

Die reine Projektorganisation wird auch als autonome Projektorganisation bezeichnet. Für diese Organisationsform werden Mitarbeiter für die Dauer des Projektes komplett aus ihrer Abteilung herausgelöst und sind ausschließlich im Projekt tätig. Für diesen Zeitraum übernimmt der Projektleiter nicht nur das fachliche, sondern auch das disziplinarische Weisungsrecht.

Beispiel

Ein Unternehmen expandiert nach Südamerika. In Brasilien soll eine neue Produktionsstätte inklusive Infrastruktur-Anbindung errichtet werden. Das Projektteam wird aus verschiedenen Fachleuten zusammengestellt, die für die Projektlaufzeit ihre Position in den jeweiligen Abteilungen verlassen und ausschließlich für das Projekt arbeiten.

VorteileNachteile

  • Hohe Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Projekt.
  • Klare Strukturen und sowohl fachliches als auch disziplinarisches Weisungsrecht durch den Projektleiter.
  • Direkte Kommunikation.

  • Hoher Aufwand bei Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter in die Linienorganisation.
  • Wissensaustausch mit Fachabteilungen oft schwierig.

Einsatzgebiete:

  • Groß- und Auslandsprojekte
  • Terminkritische Projekte

Die Matrixorganisation

Die Matrixorganisation wird in der Praxis vermutlich am häufigsten angewendet und ist eine Art Mischform zwischen Stabs- und reiner Projektorganisation.

Projektmitarbeiter verbleiben in ihren Fachabteilungen und stehen dem Projekt zu einem gewissen Prozentsatz zur Verfügung. Der Abteilungsleiter übt weiterhin das disziplinarische Weisungsrecht und das fachliche Weisungsrecht für Linienaufgaben aus. Der Projektleiter verfügt über fachliches Weisungsrecht, was die Projektinhalte betrifft.

Beispiel

In einem Technologieunternehmen soll eine neues Produkt entwickelt werden. Zwei Mitarbeiter der Forschungs- und Entwicklungsabteilung stehen zu jeweils 50% dem Projekt zur Verfügung. Während der Projektlaufzeit berichten sie sowohl an ihren Projektleiter als auch an ihren normalen Vorgesetzten, was ihre Aufgaben des Tagesgeschäftes betrifft. Hier kann es zu Konflikten und Ressourcen-Überlastungen kommen, so dass die Kommunikation einen hohen Stellenwert einnimmt.

VorteileNachteile

  • Mitarbeiter verbleiben in ihren Abteilungen, so dass eine Wiedereingliederung nach Projektende entfällt
  • Mitarbeiter können vom Wissen und dem Austausch in ihrer Fachabteilung profitieren
  • Flexibler Zugriff auf Ressourcen

  • Konflikte zwischen Projekt- und Abteilungsleitung möglich (Mitarbeiter haben zwei Vorgesetzte)
  • Probleme bei der Priorisierung zwischen Linien- und Projektarbeit

Einsatzgebiete:

  • Mittelgroße bis große Projekte
  • Wichtige und terminkritische Projekte

Fazit

Es werden drei typische Organisationsformen unterschieden: Die Stabs-, reine und Matrixorganisation, wobei letztere in der Praxis am meisten verbreitet ist. Je nach Organisationsform verfügt der Projektleiter über unterschiedliche Weisungsbefugnisse und muss sich mit den Vorgesetzten der einzelnen Abteilungen abstimmen.

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.