Projektstatus mal anders: Mit dem RAID-Log Übersicht schaffen

Mal ehrlich: Beschäftigst du dich gern mit Risiken und Problemen im Projekt? Vermutlich nicht – wird damit der Fokus doch selten auf Positives gelenkt.

Doch ein Projektleiter würde fahrlässig handeln, wenn er die „unschönen“ Themen in eine Ecke kehrt und hofft, der Reinigungsdienst würde sich der Flusen (oder manchmal schlimmer: der Dreckhäufen) schon annehmen.

Falls es dir schwer fällt, Bedrohungen für dein Projekt regelmäßig zu betrachten, dann könnte ein RAID-Log etwas für dich sein!

Was ist ein RAID-Log?

Ein RAID-Log ist eine Methode im Projektmanagement, um Einflussgrößen auf das Projekt übersichtlich sammeln und nachverfolgen zu können.
Hierbei werden mögliche Störungen und Bedrohungen des Projektablaufs übersichtlich in einem Register in folgende Kategorien aufgeteilt:

• Risks (Risiken)
• Assumptions (Annahmen)
• Issues (Probleme)
• Dependencies (Abhängigkeiten)

Ein solches Register (Log) eignet sich besonders für Status-Meetings: Welche Bedrohungen gibt es gerade – und wie gehen wir damit um? Es bietet sich an, für jede der vier Kategorien eine eigene Liste zu führen, beispielsweise in einer Excel-Datei mit vier Arbeitsblättern.

R: Risks – Welche Risiken gibt es?

Risiken sind mögliche Ereignisse, die das Projekt gefährden oder negativ beeinflussen, sofern sie eintreten. Risiken können eintreten – müssen aber nicht. Dieses Merkmal unterscheidet sie von Problemen, die bereits eingetreten sind und bearbeitet werden müssen.

Mehr zu Projektrisiken findest du hier: Risikoanalyse im Projekt: Alles was du wissen musst

A: Assumptions – Welche Annahmen werden getroffen?

In der Planung eines jeden Projektes werden Annahmen getroffen. Nicht alles kann zuvor 100%ig geprüft werden, und manche Annahmen lassen sich erst durch das Projekt selbst prüfen. Das Projekt “Erhöhung der Umsätze im US-Markt durch die Einführung neuer, sauberer Dieselmotoren” setzt als Annahme voraus, dass dieser Zusammenhang auch wirklich besteht.

Viele Projekte verzögern sich (oder scheitern), weil das Projektteam Annahmen getroffen hat, die sich später als falsch herausgestellt haben. Umso wichtiger ist es, sich dieser Annahmen bewusst zu sein und sie nachzuverfolgen.

Achtung: Teilweise wird das „A“ im RAID-Log auch für „Actions“ eingesetzt. In diesem Fall werden Aufgaben und Action-Items gesammelt, die aktuell im Projekt anliegen – eine Art Aufgabenliste. Für einige Projekte kann das sinnvoll sein, jedoch besteht die Gefahr, Review bzw. Statusangaben mit aktuellen Aufgaben zu vermischen.

I: Issues – Welche Probleme haben sich ergeben?

Anders als Risiken haben Probleme keine Eintrittswahrscheinlichkeit. Stattdessen liegen sie bereits vor und müssen adressiert bzw. gelöst werden, damit das Projekt zum Erfolg geführt werden kann.

D: Dependencies – Welche Abhängigkeiten gibt es?

Hiermit sind kritischen Abhängigkeiten des Projekts von Einflussgrößen/Bedingungen gemeint. Dies können z.B. Freigaben, Ergebnisse aus anderen Projekten, Zuarbeit von Abteilungen ausserhalb des Projektes (Verträge / Rechtsabteilung) oder der Zugriff auf Schlüsselressourcen sein. Auch bei nicht beachteten Abhängigkeiten besteht die Gefahr, dass sich das Projekt verzögert oder scheitert.

Vorteile eines RAID-Logs

Ein RAID-Log bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Es stellt Bedrohungen des Projekts übersichtlich dar: Jede Kategorie erhält eine eigene Liste.
• Es ist eine schöne Erinnerung für den Projektleiter, sich über diese Themen Gedanken zu machen.
• Kein Mensch kann sich alles merken – umso wichtiger sind solche Dokumente.
• Es gibt allen Beteiligten das Gefühl von Kontrolle.
• Es eignet sich hervorragend für Statusmeetings und kann gut im Team erarbeitet bzw. gepflegt werden.

Stolperfallen bei der Führung eines RAID-Logs

• Manchen fällt es schwer, eine störende Einflussgröße in die richtige Kategorie einzuordnen. Ist „Herr Hummel und Frau Biene verstehen sich nicht gut.“ ein Problem oder ein Risiko? Im Zweifel: Besser irgendwo einsortieren als gar nicht.
• Ein RAID-Log spielt seine Stärke nur dann aus, wenn für jeden erfassten Punkt ein Verantwortlicher definiert wurde. Aufschreiben ist gut – aktives Bearbeiten ist wichtig!
• Besonders bei großen Projekten können die Listen lang und unübersichtlich werden. In diesem Fall ist es unverzichtbar, Prioritäten zu vergeben.
• Ebenfalls ein Problem in komplexen Umgebungen: Bei umfangreichen Logs kann es sich anfühlen, als ob die Pflege des RAID-Logs ein enormer Zusatzaufwand ist. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, den Detailgrad zu verringern und sich auf hoch priorisierte Faktoren zu konzentrieren.

Priorisierung ist in vielen Fällen der Schlüssel zum Erfolg: Sie zeigt dir und deinen Stakeholdern

• um welche Punkte du dich dringend kümmern solltest
• welche Faktoren vorerst lediglich beobachtet werden müssen
• wann sich ein Delegieren für niedrig priorisierte Faktoren lohnt

Nicht alles ist gleich: Was tun mit den einzelnen Kategorien?

Alle vier Kategorien betrachten Bedrohungen für das Projekt. Eine wichtige Unterscheidung: Risiken und Annahmen bedeuten nicht zwangsläufig, dass die Bedrohung sich bereits manifestiert hat. Lediglich die Probleme (Issues) und zum Teil auch die Abhängigkeiten (Dependencies) liegen bereits in einer Form vor, so dass sie aktiv bearbeitet und aufgelöst werden müssen.

Grobe Vorgabe: Kümmere dich um Probleme und habe für die restlichen Punkte einen Maßnahmenplan im Kopf (oder sogar in einem Dokument).

Fazit

Ein RAID-Log ist eine einfache Methode im Rahmen der Projektsteuerung, um Bedrohungen für das Projekt übersichtlich zu sammeln und im Projekt nachzuverfolgen. Sie löst keine Probleme, gibt dir aber eine einfache Möglichkeit, die Bedrohungen zu sammeln und im Projektverlauf regelmäßig prüfen und nachverfolgen zu können.

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