Bist du auch manchmal erstaunt, wie viel du schaffst, wenn du unter Druck gerätst? Wenn die Deadline drängt und noch massenhaft Aufgaben erledigt werden müssen?

Ein Beispiel aus dem privaten Umfeld: In deiner Wohnung sieht es aus wie auf einem Rübenacker. Deine Schwiegereltern rufen an und wollen in zehn Minuten vorbei kommen (alternativ: die neue Freundin, die Vermieterin …). Wetten, deine Wohnung sieht in Nullkommanix ordentlich aus?

Im Privaten als auch im Berufsleben arbeiten viele Menschen nach folgendem Prinzip: Sie beginnen eine Aufgabe und arbeiten so lange daran, bis sie abgeschlossen ist. Das kann sinnvoll sein – aber auch zu überzogenen Budgets führen, weil du oder deine Mitarbeiter kein Ende finden.

Timeboxing nutzt einen anderen Ansatz:

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine Methode des Zeitmanagements bzw. der Organisation, in denen feste Zeitblöcke (die Timebox) für Aufgaben reserviert werden. Zuvor wird genau definiert, was am Ende der Timebox erreicht werden soll. Eine Zeiteinheit kann dabei Minuten, Stunden oder Tage umfassen – je nach Aufgabe.

Wo wird Timeboxing eingesetzt?

Es gibt zwei grundsätzliche Einsatzmöglichkeiten der Methode:

  1. Als Vorgehensweise in Teams, insbesondere bei agilen Ansätzen wie Scrum, um Aufgaben in Gruppen zu planen und zu steuern. Eine Timebox kann unterschiedlich eingesetzt werden, z.B. für ein Meeting („Wir reden 30 Minuten und wollen XYZ erreicht haben.“ oder für einen Sprint („In zwei Wochen steht der Prototyp.“)
  2. Als Methode des persönlichen Zeitmanagements, um Aufgaben zu planen und klare Zeitfenster zu definieren. Vielleicht kennst du die Pomodoro®-Technik, die nach einem ähnlichen Prinzip arbeitet: Feste Zeitblöcke mit definierten Pausen.

Das Grundprinzip ist immer gleich: Die Zeitblöcke bilden das Gerüst für die Planung – in jedem dieser Blöcke sollen definierte Aufgaben erledigt werden.

So funktioniert Timeboxing

Die folgende Anleitung bezieht sich auf das Timeboxing für das persönliche Zeitmanagement:

  1. Verschaffe dir einen Überblick über deine Aufgaben. Bediene dich zum Beispiel deiner ToDo-Liste.
  2. Schätze ab, wie lange die jeweiligen Aufgaben dauern werden. Die Zeitblöcke müssen nicht gleich lang sein, sondern zur Aufgabe passen.
  3. Plane unbedingt Pausen ein!
  4. Ein Zeitblock als Puffer für unerwartete Störungen oder ungeplanten Mehraufwand ist oft sinnvoll.

Du kannst deine Aufgaben auf einem Blatt Papier erfassen oder zum Beispiel die kostenlose Excel-Vorlage nutzen:

Tipps

  • Finde die richtige Länge einer Timebox für dich heraus: Zu kurze Blöcke könnten zu Stress führen. Planst du zu viel Zeit ein, könntest du Zeit unnütz verschwenden. Taste dich an die optimale Länge für deine Aufgaben heran.
  • Was, wenn die Timebox nicht ausgereicht hat, um die Aufgabe zu erledigen? Dann nutze eine Puffer-Timebox oder plane eine weitere Timebox für den restlichen Aufwand ein.
  • Timeboxing funktioniert nur, wenn die Zeitbegrenzungen auch eingehalten werden! Diszipliniere dich selbst und vermeide den „Ach komm … noch zehn Minuten“-Effekt

Vorteile von Timeboxing

  • Du bist ein Perfektionist und kannst nicht aufhören, bis die Aufgabe bis ins letzte Detail erledigt wurde? Dann kann dir Timeboxing dabei helfen, einen Schlussstrich zu ziehen.
  • Zwang zum Fokussieren: Du musst ein Konzept schreiben, hast aber nur drei Stunden Zeit? Dann bist du gut bedient, dich auf dieses eine Thema zu konzentrieren.
  • Es hilft gegen Aufschieberitis: Klar, jeder hat Aufgaben, die er gern aufschiebt. Aber was, wenn die Uhr tickt und du weißt, dass in einer Stunde eine ungeliebte Routinearbeit erledigt ist? Die Methode hilft, dich selbst zu disziplinieren!
  • Es motiviert! Sobald du siehst, dass du Aufgaben weniger aufschiebst und ein Punkt nach dem anderen abgehakt wirst, breitet sich eine echte Zufriedenheit aus.
  • Es entspannt: In einer Timebox mit dem Thema „Monatsreport schreiben“ musst du dich weder mit der lästigen Buchhaltung noch mit dem kaputten Drucker beschäftigen. Durch die Konzentration auf eine Aufgabe bringst du mehr Ruhe in deinen Arbeitsalltag.

Wann eignet sich Timeboxing nicht?

  • Manchmal gibt es sie … diese Phasen des Flows, in denen die Arbeit nur so „flutscht“. Sollte sie dann wirklich unterbrochen werden, nur weil es vorher so festgelegt wurde? Finde für dich die richtige Balance!
  • Die Methode eignet sich weniger für Aufgaben, bei denen die Qualität des Ergebnisses wichtiger als die aufgewendete Zeit ist. Beispiel: Sicherheitsrelevante Tests, vor allem wenn es um Leib- und Leben geht, sollten so sorgfältig wie möglich durchgeführt und nicht durch Zeit eingeschränkt werden – wenn im Anschluss das Flugzeug abstürzt oder die Bremse versagt, dann ist niemandem dadurch geholfen, dass der Test schnell abgeschlossen wurde.
  • Du neigst dazu, überhastet durch die Aufgaben zu hetzen, nur um dein Zeitziel zu schaffen? Dann prüfe, ob du vielleicht zu optimistisch planst – oder ob Timeboxing sich nicht gut für dich eignet.

Fazit

Beim Timeboxing kommt es wie bei vielen anderen Methoden auf den richtigen Einsatz an: Kundengespräche auf einer Messe lassen sich schlecht „timeboxen“, Routineaufgaben hingegen schon. Die Konzentration auf ein Thema, eine höhere Produktivität und ein geordneterer Tagesablauf sind in jedem Fall Argumente, die Methode einmal auszuprobieren!

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Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie PM-Wissen vermittelt, das sowohl fundiert als auch leicht verständlich ist.
Andrea Windolph ist studierte Betriebswirtin und verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche und der Software-Entwicklung.