Projektmanagement und Excel: Wie ein Fisch mit Fahrrad? [Gastartikel]

Mal ehrlich: Hast du schon mal ein Projekt umgesetzt, in dem du keine einzige Excel-Tabelle genutzt hast? Und wie oft hast du geflucht, weil nicht alles so funktioniert, wie du das möchtest?

Excel beißt nicht!

Das ist der Leitspruch von Martin Weiß, ein ausgewiesener Experte des „Wunder-Tools“. Ist es nicht toll, dass er uns einen Gastartikel zum Thema Projektmanagement und Excel spendiert? Auf gehts!

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Warum eigentlich Excel? Wir alle wissen doch, dass es für das Projektmanagement vielfältige Software-Tools gibt. Dabei denkt man zunächst meist an die „großen” Projektmanagement-Pakete wie MS-Project, um nur das bekannteste davon zu nennen. Auch wenn diese Spezialanwendungen sehr wohl ihre Berechtigung haben, kommen in der Praxis doch häufig weitere Werkzeuge zum Einsatz.

Vor allem dann, wenn man „nur kurz” ein paar Berechnungen anstellen soll oder wenn „ganz schnell” ein paar Zahlen für die Projektplanung benötigt werden, greift man(n)/Frau in diesen Fällen gerne zur Tabellenkalkulation.

Fakt ist: Excel ist auf den meisten Büro-Rechnern installiert. Das grundsätzliche Know-how im Umgang mit dem Programm ist somit ebenfalls meistens vorhanden.

Fakt ist aber auch: Excel ist im Projektmanagement nicht für alles geeignet, auch wenn es häufig und gerne für fast alles verwendet wird.

In diesem Artikel geht es aber nicht um eine Grundsatzentscheidung Projektmanagement-Software vs. Excel. Heute möchte ich nur ein paar Hinweise geben, wie dich Excel bei der Projektplanung unterstützen kann. Am Ende des Tages zählt nämlich nur, dass dein Projekt erfolgreich wird.

Excel bietet allerhand Hilfsmittel, um die wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Projektes (Zeit, Kosten und Qualität bzw. Leistung) im Blick zu behalten.

Funktionen

Dass man in Excel mit Datumsangaben rechnen kann, ist vermutlich hinreichend bekannt. In der Projektplanung sind aber einfache Rechenfunktionen (z. B. Enddatum minus Anfangsdatum = Anzahl der Tage) oftmals nicht ausreichend. Excel bietet daher eine Vielzahl an eingebauten Datums-Funktionen, die den Projektmanager bei seiner Planung unterstützen. Hier sind die wichtigsten davon:

ARBEITSTAG
Berechnet – gemessen von einem Ausgangsdatum – das Datum vor oder nach einer bestimmten Anzahl von Arbeitstagen. Dabei werden Wochenenden automatisch übersprungen, denn es sollen ja nur die Arbeitstage gezählt werden. Darüber hinaus können zusätzlich noch weitere freie Tage angegeben werden, die bei der Berechnung ausgeklammert werden sollen, wie z. öB. Feiertage.

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Arbeitet ähnlich wie die Funktion ARBEITSTAG, nur dass hier definiert werden kann, welche Wochentage als Wochenende berücksichtigt werden. Damit lassen sich branchenspezifische Gepflogenheiten berücksichtigen, wie z.B. dass im Friseurhandwerk üblicherweise Sonntag und Montag als Wochenende gezählt werden.

NETTOARBEITSTAGE
Hiermit lässt sich die Anzahl der Arbeitstage berechnen, die zwischen einem Anfangs- und einem Enddatum liegen. In Projekten, bei denen das Enddatum bereits zu Beginn definiert worden ist, kann diese Funktion bei der Ressourcen-Planung ungemein helfen.

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Auch hier gibt es wieder die erweiterte Funktion, mit der sich die als Wochenende zu berücksichtigenden Tage festlegen lassen.

KALENDERWOCHE und ISOKALENDERWOCHE
Diese beiden Funktionen sind hilfreich für die Grobplanung, wenn es darum geht zu bestimmen, auf welche Kalenderwoche ein bestimmtes Datum fällt.

Diagramme

Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte. Je nach darzustellendem Sachverhalt haben Linien-, Balken- oder Kreisdiagramme mehr Aussagekraft als endlose Zahlenfriedhöfe. Laufen die Projektkosten langsam aus dem Ruder oder bewegen wir uns noch im Rahmen des Budgets?

Und dass sich mit Excel-Diagrammen nicht nur die Projektkosten darstellen lassen, sondern z.B. auch Gantt-Diagramme möglich sind, ist nur ein weiterer Aspekt, der unter Umständen ausgewachsene Projektmanagement-Software überflüssig machen kann:

Bedingte Formatierung

Es muss nicht immer gleich ein aufwendiges Diagramm sein. Mit Hilfe der bedingten Formatierung lässt sich durch Farben oder Symbole innerhalb einer Tabelle das Augenmerk auf die wesentlichen Punkte lenken. So wird auch in großen Tabellen schnell deutlich, welche Bereiche besonderer Aufmerksamkeit bedürfen: Wo wurde das Budget überschritten, wo liegt man noch im grünen Bereich? Bei welchen Aufgaben wurden Termine nicht eingehalten?

Sparklines

Ein neues und sehr praktisches Feature ab Excel 2010: Sparklines sind Minidiagramme innerhalb einer Tabellenzelle. Auch damit lassen sich z.B. Kostentrends direkt in der Tabelle darstellen, ohne ein aufwändiges Diagramm dafür bemühen zu müssen:

Dashboards

Nicht nur am Ende zählt das Ergebnis. Bereits während des Projektes kann mit Hilfe von Statusberichten überprüft werden, ob man in allen Teilbereichen noch auf dem richtigen Weg ist. Dazu erstellt man in Excel üblicherweise sogenannte Dashboards, die mit Hilfe von Kennzahlen den Status der wichtigsten Eckpunkte des Projekts auf einen Blick erkennen lassen. Diese Dashboards bauen idealerweise auf den oben erstellten Planungen und Kalkulationen auf. Einmal erstellt präsentieren sie die Ergebnisse immer aktuell und in übersichtlicher Form:

Fazit

Wie du siehst, ergänzen sich Excel und Projektmanagement eigentlich ganz gut. Sollte am Ende vielleicht doch noch der eine oder andere Fisch auf das Fahrrad umsteigen?