Eine Alternative zu Excel?

WIESO??

Excel ist vermutlich DAS Tool, das im Projektmanagement angewendet wird. Trotz all der vielen Projektmanagement-Software-Lösungen auf dieser Welt, wird eine Excel-Tabelle häufig dann eingesetzt, wenn es mal schnell gehen muss. Oder wenn man eben nicht erst eine neue Software erlernen möchte. Excel ist besonders im Unternehmensumfeld fast immer auf den Rechnern installiert und kann von jedem bedient werden (Wirklich! Eine kleine Tabelle bekommt jeder hin!).

Warum also überhaupt über Alternativen nachdenken?

Vielleicht kommt dir ja folgendes Szenario bekannt vor:


Beispiel

Mitarbeiter A erstellt eine Excel-Tabelle mit aktuell offenen Punkten. Diese verschickt er per Email an 5 seiner Kollegen, um sie zu informieren. Zusätzlich speichert er die Datei auf einem Netzlaufwerk. Kollege B speichert die Datei lokal ab und ändert dort. Kollege C ändert direkt auf dem Netzlaufwerk. Kollege D nimmt Änderungen vor und sendet die Datei an alle der Kollegen. Kollege E ändert am ursprünglichen Dokument und stellt fest, dass es ja eine neue Version gibt.

Muss ich weiter schreiben? Vermutlich nicht.

Natürlich ist so ein Vorgehen auch ein Zeichen für fehlende Prozesse im Projekt. Dieses Manko kann allein durch den Einsatz der richtigen Tools auch nicht behoben werden. Aber besonders Online-Werkzeuge bieten zumindest ein wenig Abhilfe, wenn es darum geht, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. So dass es eben nicht verschiedene Stände gibt, sondern den EINEN.

Die folgende Liste gibt einen Überblick über Online-Tools, die statt der Standard-Excel-Software genutzt werden können:

Microsoft Excel Online

Erstaunlich: Eine der besten Alternativen zum traditionellen Excel kommt tatsächlich ebenfalls aus dem Hause Microsoft. Mit Excel Online bietet Microsoft die Möglichkeit, Excel-Dokumente im Web-Browser zu erstellen, zu bearbeiten und zu exportieren. Der große Vorteil: Die Online-Version entspricht von der gesamten Aufmachung her stark dem Original, so dass eine langwierige Einarbeitung entfällt. Formeln und Diagramme werden auch in der Web-Version gut dargestellt, lediglich Formen und SmartArts werden nicht unterstützt. Auch weitere spezielle Features wie das Erstellen von Pivot-Tabellen oder bedingten Formatierungen wird nicht unterstützt. Informationen über die Unterschiede zwischen der Desktop- und Online-Version kannst du hier finden (ziemlich am Ende der Seite): http://technet.microsoft.com/en-us/library/excel-online-service-description.aspx

Die Dokumente werden in der Microsoft-Cloud OneDrive gespeichert.

Excel-Online ist kostenlos. Benötigt wird lediglich ein Microsoft-Konto.

Mehr Informationen: https://office.live.com/start/excel.aspx

Google Docs

Tabellenkalkulation aus dem Hause Google! Wer über ein Gmail-Konto verfügt und bereits mit Google Drive arbeitet, dem wird die integrierte Tabellenverarbeitung „Google Tabellen“ gefallen. Nahtlos integriert lassen sich Excel-Dokumente hochladen, bearbeiten und wieder exportieren. Besonders gut funktioniert die Real-Time-Bearbeitung mit mehreren Personen: Änderungen können live nachverfolgt werden und mit anderen Bearbeitern per Chat kommuniziert werden. Auch hier gilt: Der Funktionsumfang entspricht nicht einer vollständigen Desktop-Software. Trotzdem sind viele Features vorhanden. Im Gegensatz zu Excel Online können beispielsweise auch bedingte Formatierungen definiert werden. Obwohl Google Docs eine Cloud-Anwendung ist, können Dokumente nach erfolgtem Setup auch offline im Chrome-Browser bearbeitet werden.

Google Tabellen ist ebenfalls kostenlos. Zur Anmeldung wird ein Google-Konto benötigt.

Mehr Informationen: https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/

Smartsheet

Einen ungewöhnlichen Ansatz geht Smartsheet: Smartsheet kann wie eine normale Tabellenkalkulation genutzt werden. Aber es kann noch so viel mehr! Ausgehend von der Tatsache, dass in Projekten fast immer mit Excel gearbeitet wird, werden die reinen Tabellenfunktionen um nützliche Features zum Projektmanagement erweitert. Kalenderansichten, Gantt-Charts und Ressourcen-Management sind also im gleichen Tool enthalten. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, umfangreiche Reports zu erstellen. Smartsheet lässt sich auch sehr gut mit Google Docs verknüpfen. Was zur kompletten Projektmanagement-Lösung fehlt, ist die Verwaltung von Budgets und Kosten.

Für Smartsheet gibt es unterschiedliche Editionen, die bei 14 USD pro Monat beginnen.

Mehr Informationen: https://www.smartsheet.com

CollateBox

CollateBox bietet sich immer dann an, wenn zusätzliche Features zu Google Docs gewünscht werden: Das nur teilweise Freigeben von Tabellenblättern für unterschiedliche Personen ist nur eines dieser Features. CollateBox hat sich auch das Thema Sicherheit auf die Fahnen geschrieben: Automatische Backups und Verschlüsselung der Daten ist inklusive.

CollateBox kostet 9,99 USD pro Monat und kann für 15 Tage kostenlos getestet werden.

Mehr Informationen: http://www.collatebox.com

Zoho Spreadsheet

Zoho Spreadsheet ist nur eine der vielen Applikationen, die zur Zoho Docs Suite gehören. Ähnlich wie bei den anderen Diensten kommt der Funktionsumfang nicht an eine Desktop-Excel-Version heran, reicht aber für grundlegende Bearbeitungen absolut aus.

Zoho Docs ist in der Basis-Version kostenlos.

Mehr Informationen: https://www.zoho.com/docs/online-spreadsheet.html

Andrea Windolph ist als freiberufliche Autorin und Trainerin tätig, konzipiert Online-Trainings und unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Projekten. Seit 2014 betreibt sie das Portal „Projekte leicht gemacht“, auf dem sie fundiertes und zugleich leicht verständliches PM-Wissen vermittelt.