Aus Mega-Projekten lernen, Teil 2: 8 Best Practices, die auch du umsetzen solltest

Je größer der Projektumfang, desto mehr steht auf dem Spiel: Geht beispielsweise bei dem Bau eines Bahnhofs etwas schief, werden schnell viele Millionen Euro in den Sand gesetzt. Umso spannender ist es, erfahrenen Projektmanagern von riesigen Projekten über die Schulter zu schauen und von ihnen zu lernen.

Nachdem du im 1. Teil der Artikelserie vier wichtige Mindset-Lektionen kennengelernt hast, betrachten wir in diesem 2. Teil eine Reihe von Best Practices näher, die nicht nur für Großprojekte gelten.

Hintergrund:
Der McKinsey-Report „The art of project leadership: Delivering the world’s largest projects“ aus dem Jahr 2017 konzentriert sich auf die Bedeutung von Führungskompetenzen und organisatorischen Fähigkeiten bei der erfolgreichen Durchführung von extrem großen und komplexen Projekten. Diese Projekte haben oft Budgets von mehr als 5 Milliarden Dollar und benötigen mehr als fünf Jahre für Design, Planung und Bau.

Best Practices Projektvorbereitung und -planung

Es überrascht dich sicher nicht, dass die Vorbereitung und Planung entscheidend für den Projekterfolg sind. Für diese frühe Phase im Projekt wurden vier wichtige Best Practices identifiziert, die über reine Planung hinausgehen.

„Wie man anfängt, so hört man auch auf.“

Sinn, Identität und Kultur definieren

Im Grunde wissen wir es alle, aber es schadet nicht, es nochmal zu betonen: Hochproduktive Projektteams haben eine gemeinsame Identität und arbeiten in einer Kultur des gegenseitigen Vertrauens. Als Projektmanager solltest du folgende Best Practices auch in deinem Projekt umsetzen:

• Formuliere ein klares Projektziel, Sinn und Zweck sowie Kultur und Werte, die allen Beteiligten Orientierung geben. Je besser die Rahmenbedingungen definiert sind, desto besser können Teammitglieder fundierte Entscheidungen im Alltag treffen.
• Verstärke gewünschte Verhaltensweisen durch Vorbildfunktion und formale Mechanismen. Gehe beispielsweise wertschätzend mit deinem Team um oder etabliere offene Feedback-Runden.
• Kommuniziere regelmäßig die aktuellen Prioritäten zwischen Kosten, Zeitplan und Qualität, um Unklarheiten zu vermeiden. Jeder sollte immer über den aktuellen Stand Bescheid wissen.

Das richtige Team zusammenstellen

Gemeinsame Werte sind gut und wichtig, aber ohne ein passendes Team sind sie wenig wert. Gebraucht wird die richtige Mischung aus Führungsqualitäten, technischen Fähigkeiten, Erfahrung und eine Portion Sensibilität für kulturelle und lokale Besonderheiten.

„Führung ist die wichtigste Fähigkeit, alles andere kann man auf der Straße kaufen.“

Peter Wilson, früherer General Manager und Project Director, Fluor

• Stell ein Team zusammen, dessen Mitglieder aufgrund ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen und Kultur zur gewünschten Teamkultur passen.
• Beauftrage Dienstleister, die nachweislich ähnliche Projekte durchgeführt haben und deine Werte sowie Denkweisen teilen.
• Stelle dein Team von Beginn an sorgfältig zusammen und minimiere Fluktuation.
• Vergrößere dein Team nur dann, wenn die Arbeitslast nicht mehr effektiv bewältigt werden kann – ein kleineres, hochkompetentes Team ist oft produktiver.

Hinweis:
Du siehst: Diese Best Practices stammen aus Großprojekten. Als Leiter eines eher kleinen Projekts hast du vermutlich nicht immer die Wahl über die Zusammensetzung des Teams. Trotzdem hilft das Bewusstsein für das Thema und die regelmäßige kritische Frage: Passt das aktuell so mit unserem Team?

Risiken sorgfältig delegieren

Diese Best Practice ist besonders relevant für Mega-Projekte, in denen große Projektbestandteile an Subunternehmer abgegeben werden. Die Erkenntnis: Erfolgreiche Auftraggeber delegieren nur Risiken, die der Auftragnehmer auch tatsächlich besser handhaben kann. Der Report betont, wie wichtig der Aufbau von Beziehungen zur guten Zusammenarbeit ist, statt „nur“ auf strenge Vertragsklauseln zu setzen.

• Delegiere nur die Risiken, die ein Dienstleister besser handhaben kann als du.
• Halte Workshops mit potenziellen Dienstleistern ab, um ein gemeinsames Verständnis für die Risiken zu schaffen und deren Entwicklung bis zur Fertigstellung regelmäßig zu bewerten.
• Gestalte Verträge so, dass „gut für den Dienstleister“ auch „gut für das Projekt“ ist.
• Manage Risiken eher durch wertschätzende Zusammenarbeit mit Dienstleistern statt durch strikte Vertragsbedingungen.

Intensive Beziehungen zu Stakeholdern pflegen

Nichts Neues, aber immer wieder wichtig zu betonen: Starke und transparente Beziehungen zu den Stakeholdern ermöglichen es, Probleme zu vermeiden oder schnell zu lösen. Stakeholder-Management sollte als zentrale Aktivität angesehen werden:

• Investiere in das Stakeholder-Management als Kernaufgabe.
• Stelle realistische Erwartungen an die Betroffenen und suche nach Möglichkeiten, wie dein Projekt einen langfristig positiven Beitrag leisten kann. (Anmerkung: Diese Best Practice bezieht sich besonders auf große Projekte, in denen Infrastruktur, Natur und Industrie in großem Stil beeinflusst wird.)
• Setze auf Transparenz, höre bei Problemen zu und liefere qualitativ hochwertige Informationen.

Geschäfte werden von Menschen gemacht, nicht von Unternehmen.

Best Practices Projektumsetzung

Wenn dein Projekt diese Phase erreicht, wurden viele der wichtigsten Entscheidungen bereits getroffen. Nun liegt es in deiner Verantwortung, das Projekt innerhalb des entwickelten Umfangs und der Beschränkungen durchzuführen.

Nicht nur bei Ultra-Großprojekten ergeben sich Herausforderungen, die vorher niemand erwartet hat. Im Report haben sich vier Best Practices herauskristallisiert, auf die sich Projektmanager in dieser Phase besonders konzentrieren sollten, um diese Herausforderungen abzufangen und zu bewältigen.

In das Team investieren

Während der Durchführung eines Großprojekts muss kontinuierliche in die Effizienz des Teams investiert werden. Die wichtige Frage für Führungskräfte: Wie können wir unsere Mitarbeiter fördern und fordern?

• Erarbeite Entwicklungspläne, biete formelle Schulungen, Rotationsmöglichkeiten, Zeit für Reflexion und das Erlernen neuer Fähigkeiten.
• Investiere stark in Coaching, mache informelles Mentoring zu einer Lebenseinstellung, nimm dir persönlich Zeit für dein Team und bereite jüngere Mitarbeiter auf größere Verantwortung vor.
• Hole das Team mind. einmal pro Jahr zum gut moderierten Teambuilding zusammen – und zwar über die formalen Grenzen (z. B. Abteilungen, Unternehmen) hinweg.

Hinweis:
Auch diese Best Practices sind besonders relevant für große Projekte mit langer Laufzeit. In einem zeitlich übersichtlichen Projekt in einer Matrixorganisation wirst du vermutlich nicht die Verantwortung für die Weiterentwicklung der Teammitglieder haben. Frage dich trotzdem ab und zu: Gibt es Handlungsbedarf? Kannst du etwas tun, um die Leistung und Entwicklung zu fördern?

Rechtzeitige Entscheidungsfindung sicherstellen

Wie stellst du sicher, dass Entscheidungen zeitnah getroffen werten? Die Erfahrung der Interviewpartner im Report zeigt: Idealerweise wird die Entscheidungsbefugnis an die niedrigste geeignete Ebene abgegeben. Das funktioniert nur dann, wenn die Führungskräfte Vertrauen in ihre Systeme und Mitarbeiter haben.

„Die meisten Projekte sind nicht wegen eines einmaligen Ereignisses in Verzug, sondern wegen einer Reihe von Verzögerungen bei der Lösung kleinerer Fragen und Probleme.“

Ghassan Ziadat, Vice President Capital Projects & Infrastructure Practice, McKinsey & Company

• Delegiere Entscheidungsfindungen auf die niedrigstmögliche Ebene. Stelle sicher, dass das passende Team vorhanden ist, der Projektzweck allgemein bekannt ist und die Mitarbeiter ihre Befugnisse kennen.
• Lasse Raum für Fehler, die ohnehin nie ganz vermieden werden können. Stell dir zwei Fragen: Wäre auf einer höheren Ebene die gleiche Entscheidung getroffen worden? Ist die Vermeidung von ständigen Verzögerungen, z. B. durch das Wegfallen von Kontrolle und doppelter Überprüfung jeder Entscheidung, das Risiko wert?
• Vermeide es, zu einem Engpass bei der Entscheidungsfindung zu werden.
• Trainiere die nächste Generation von Problemlösern, indem du andere während des gesamten Projekts coachst.

Effektive Leistungsmessung einführen

Wie weit sind wir im Projekt? Läuft alles nach Plan? Neben dem (oft gar nicht so falsch liegenden) Bauchgefühl braucht es für eine effektive Leistungsmessung ein robustes System von Leistungsindikatoren in Form von Messwerten, aktuellen Daten und regelmäßigem Austausch. Ganz nach dem Motto: Je mehr wir über das Projekt wissen, desto früher können wir Probleme lösen und Chancen identifizieren.

• Führe Diskussionen über Leistung und Fortschritt auf der Grundlage von Fakten. Das ist einfacher bei konkreten Themen wie Terminen und Kosten – und schwieriger bei mehrdeutigen Themen wie Team-Effizienz und Zusammenarbeit.
• Gestalte Status-Meetings handlungsorientiert, triff schnelle, faktenbasierte Entscheidungen und stelle relevante Informationen vorab bereit, um die Besprechungen nicht zu einfachen Status-Updates werden zu lassen.
• Setze herausfordernde Ziele, um das Team zu Höchstleistungen anzuspornen und Rückschläge zu kompensieren.
• Stelle sicher, dass genügend Daten zur Leistungsmessung vorhanden sind, ohne dass das Team mit übermäßig vielen Informationen überfordert wird.

Gewünschte Verhaltensweisen konsequent fördern

Wirksame Projektleiter inspirieren ihre Teams – besonders in schwierigen Zeiten. Sie definieren, kommunizieren und leben die erwarteten Einstellungen und Verhaltensweisen vor. Besonders wichtig: regelmäßiger Kontakt mit den Teammitgliedern auf einer persönlichen Ebene.

• Mache die erwarteten Einstellungen, Verhaltensweisen und Projektprioritäten transparent und kommuniziere deutlich, warum welche Kompromisse bei Entscheidungen eingegangen werden.
• Investiere deine Zeit und baue persönliche Beziehungen zu Teammitgliedern auf.
• Sei konsistent in deinen Aussagen und Handlungen. Formuliere klare Botschaften und stelle sicher, dass diese über alle Kanäle hinweg einheitlich kommuniziert werden.
• Bereite dich auf unvermeidliche Rückschläge vor und lebe besonders in Krisenzeiten die gewünschten Verhaltensweisen deutlich vor.

Fazit

Großprojekte wie der Bau eines Hauptstadt-Bahnhofs sind riesige Unterfangen, bei denen viel auf dem Spiel steht. Der McKinsey-Report „The art of project leadership“ zeigt, wie wichtig Führungsqualitäten und organisatorische Fähigkeiten sind, um solche Mega-Projekte erfolgreich abzuschließen.

Von den Erkenntnissen können auch kleine und mittelgroße Projekte profitieren: Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer klaren Projektvision, einem passenden Team und dem gezielten Delegieren von Risiken. Gute Beziehungen zu Stakeholdern und kontinuierliche Investitionen in das Team sind ebenfalls entscheidend.

Während der Projektdurchführung sind schnelle Entscheidungsfindungen und effektive Leistungsmessungen wichtig. Klare Kommunikation und konsistente Führungshandlungen helfen dabei, das Team auf Kurs zu halten. Auch kleinere Projekte können von diesen Best Practices lernen und sie an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.