Die sechs Faustregeln: 1. Visualisiere deine Ziele

Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.

(Lao-tse, Chinesischer Philosoph)

Natürlich hast du ein Ziel. Sonst hättest du dein Projekt ja gar nicht erst begonnen, oder? Vermutlich hast du sogar mehrere Ziele, und du könntest sie uns sogar nennen, wenn wir dich mitten in der Nacht wecken würden.

Oder? Nicht?

Über diese Serie: In den sechs Faustregeln erhältst du Inspiration, Tipps und Reminder für Arbeits- und Denkweisen, die erfolgreiche Projektmanager ausmachen – immer abgeschlossen mit einer konkreten Aufgabe, die du sofort umsetzen kannst.

Solltest du in diesem Moment zögern oder Probleme haben, deine Projektziele klar zu formulieren, dann solltest du schleunigst damit beginnen. Ohne ein eindeutig definiertes und festgehaltenes Ziel wirst du niemals wissen, ob und wann dein Projekt (erfolgreich) abgeschlossen ist. Oder aber, du kommst vom Weg ab und erreichst mit deinem Projekt rein gar nichts. Ich bin mir nicht sicher, was davon das Schlimmere ist, aber das Wort „Katastrophe“ beschreibt beide Fälle ziemlich treffend.

Einige werden nun sagen: „Aber ich habe die Ziele doch in meinem Kopf! Ich kenne die Richtung.„

Tut mir leid. Das reicht nicht. Absolut nicht.

Whiteboards, Pinnwände, Glastüren und sogar langweilige leere Wände: Benutze sie! Nutze den Platz in deinem Umfeld, um die wichtigsten Elemente deines Projekts zu visualisieren. Aber bitte nicht mit dem Permanentmarker auf der frisch-gestrichenen Bürowand …

Warum das Ganze? Alles ganz einfache Psychologie:

Ziele motivieren

Allein die Sichtbarkeit von Zielen hilft, den Sinn des Projektes immer wieder vor Augen zu führen. Das motiviert dich, und das motiviert auch andere. Allzu oft lenken die Probleme und Herausforderungen des Projektalltags von den eigentlichen Prioritäten ab. Mit deinem Ziel im wahrsten Sinne des Wortes direkt vor deinen Augen fällt die Navigation deutlich leichter.

Visuelles steigert die Identifikation

Gibt es ein Projektergebnis, was du schon jetzt bildhaft darstellen kannst? Oder irgendein Maß, irgendeine Kennzahl oder irgendein Graph? Dann male, drucke aus – was auch immer dir sinnvoll erscheint. Je konkreter du wirst, desto mehr kannst du dich mit dem Projekt identifizieren. Abhängig von der Art deines Projektes gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Ein paar davon sind hier gelistet:

• Male oder zeichne das Ziel des Projekts. Stelle es konkret dar. Wird in deinem Projekt etwas Physisches entwickelt oder gebaut, so fällt dies oft leicht. Geht es hingegen um die Optimierung von Prozessen oder die Entwicklung von Datenbankmodulen, so ist dies nicht immer ganz so einfach. Vielleicht kannst du die zufriedenen Kunden zeichnen? Aber wenn, dann soll man bitte auch erkennen, worüber sie so glücklich sind. Hab keine Angst, hier geht es nicht um künstlerische Fähigkeiten, sondern darum, dass das Bild verstanden wird. Gib allen Beteiligten die Möglichkeit, sich mit dem Zielbild zu identifizieren und es zu verinnerlichen. Visuell.
• Zeichne eine hierarchische Baumstruktur. Sehr strukturierte Projektmanager werden dies oft bunten, gemalten Bildern vorziehen. Beginne mit dem Oberziel und formuliere Unterziele.
• Schreibe eine einfache Liste und hänge sie auf. Das ist sicher der am wenigsten kreative Weg – aber dennoch wirkungsvoll.

Ziele geben Struktur

Du bist an einem Punkt, an dem Entscheidungen getroffen werden müssen? Die genaue Richtung ist unklar? Sei froh: Deine Ziele geben dir eine Richtung vor. Bei unklaren Situationen kannst du dich immer fragen:

• Komme ich mit dieser Entscheidung meinem Ziel näher?
• Beeinflusst diese Entscheidung mein Ziel negativ?

Nutze deine Projektziele zur Orientierung, und du wirst nicht vom Kurs abkommen.

Ziele schaffen eine gemeinsame Basis

Vermutlich arbeitest du nicht allein, zumindest nicht ständig. Gib auch anderen die Möglichkeit, an deinem Projekt teilzuhaben. Ein großes, sichtbares Zielbild an der Wand schafft ganz von allein eine gute gemeinsame Diskussionsgrundlage. Sichtbare Projektziele helfen ungemein bei der Kommunikation, sei es mit Stakeholdern oder mit mit dem eigenen Team: Es ist nicht notwendig, immer wieder aktiv an die Ziele zu erinnern, wenn sie jederzeit weithin sichtbar sind.

Es gibt eine alte Weisheit: Menschen akzeptieren und verinnerlichen irgendwann alles, was sie täglich vor Augen haben, womit sie ständig und unausweichlich konfrontiert werden. Nur ein einfacher Trick? Ja, aber einer, der dir das Leben erleichtern kann.

Deine Aufgabe

Schnapp dir Zettel, Kärtchen, ein Flipchart, Stifte – was auch immer du brauchst. Und male und schreibe. Am besten jetzt gleich! Du wirst es nicht bereuen, versprochen.