In deinem Projekt gibt es schon viele Meetings – und nun soll es auch noch ein Jour fixe sein? Vielleicht – aber nicht unbedingt. In diesem Artikel erfährst du, was genau das ist, ob das in jedem Projekt gebraucht wird und wie du typische Fehler vermeidest. Los geht’s!
Definition und Ursprung
Der Begriff „Jour fixe“ stammt aus dem Französischen und setzt sich aus den Wörtern „jour“ (Tag) und „fixe“ (fest) zusammen. Diese Übersetzung bringt es auf den Punkt: Ein „Jour fixe“ bezeichnet besonders im geschäftlichen Kontext ein regelmäßig stattfindendes Treffen, beispielsweise „immer am letzten Freitag des Monats“.
Diese wiederkehrenden Treffen werden häufig im Projektmanagement oder generell in der Zusammenarbeit in Teams eingesetzt, um den kontinuierlichen Informationsaustausch und die Fortschrittskontrolle zu fördern.
Merkmale eines Jour fixes
Regelmäßige Treffen im Team? Ist das nicht einfach ein weiteres Meeting? Ja und nein: Ein Jour fixe kann identisch zu einem Meeting sein, ist allerdings durch einige charakteristische Merkmale gekennzeichnet:
| Merkmal | Jour fixe | „Normales“ Meeting |
|---|---|---|
| Termin | Findet regelmäßig an einem vorab geplanten Termin statt, z. B. wöchentlich oder monatlich zur gleichen Zeit | Kann auch spontan oder unregelmäßig stattfinden |
| Teilnehmer | Oft eine spezifische, unveränderte Teilnehmerliste | Teilnehmerkreis variiert stärker |
| Struktur | In der Regel klar strukturiert mit festem Format | Flexibler und offener für breitere Themen |
| Funktion und Schwerpunkt | Dient primär dem regelmäßigen Informationsaustausch, dem laufenden Management und der Überwachung bestehender Projekte und Prozesse | Vielfältig nutzbar, auch für einmalige Entscheidungen oder Themen, Problemlösung oder Abstimmung |
Du siehst: Es gibt einen Überlapp zwischen den Begriffen: Ein regelmäßig stattfindendes Status-Meeting mit fester Struktur kann auch als Jour fixe bezeichnet werden, aber nicht jede Besprechung ist ein Jour fixe.
Vorteile und Nachteile
Keine Frage: Wann immer wir Menschen gemeinsam etwas erarbeiten wollen, ist Kommunikation und Austausch unerlässlich. Das Format hat einige Vorteile:
- Planbarer Austausch und Informationsfluss: Jours fixes sorgen für einen regelmäßigen Austausch zwischen allen Beteiligten. Auf diese Weise können früh Missverständnisse vermieden und Probleme erkannt werden.
- Planungssicherheit und Vorhersehbarkeit: Jeder weiß genau, wann sich zum nächsten Mal getroffen wird. Besonders in hektischen Zeiten sorgen feste Termine für Stabilität und Planungssicherheit.
- Effizienz: Aufgrund der Regelmäßigkeit und des festen Formats sind die Meetings oft straff und zielgerichtet organisiert. Sie sollen Zeit sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle notwendigen Diskussionen geführt werden.
Wie jedes andere Meeting kann auch ein Jour fixe natürlich unproduktiv verlaufen, wenn es nicht gut vorbereitet ist, schlecht moderiert wird oder eine klare Zielstellung fehlt. Die folgenden Nachteile beziehen sich gezielt auf das regelmäßige Format:
- Meeting-Müdigkeit: Zu viele Besprechungen können nerven und als Pflichtveranstaltung ohne Engagement angesehen werden.
- Mögliche Abhängigkeit von Meetings: Ein übermäßiger Fokus auf Treffen kann dazu führen, dass Entscheidungen aufgeschoben werden bis zum nächsten geplanten Meeting, obwohl eine frühere Abstimmung sinnvoller wäre.
- Einschränkung der Eigeninitiative: In manchen Fällen können zu viele festgelegte Meetings die Eigeninitiative der Teammitglieder einschränken, indem sie darauf warten, Themen beim nächsten Treffen zu besprechen, anstatt eigenständig zu handeln.
Typische Fehler vermeiden
Vermutlich gibt es in deine Organisation bereits wiederkehrende Meetings. Die folgenden Fehler beziehen sich nicht nur auf Jours fixes – du kannst sie auch für andere Meetings berücksichtigen:
| Fehler | Vermeiden |
|---|---|
| Fehlende klare Agenda | Stelle sicher, dass eine klare, strukturierte Agenda erstellt und an alle Beteiligten versendet wird. Dies hilft allen, sich vorzubereiten und wichtige Punkte beizutragen. |
| Unklare Zielsetzung | Definiere spezifische Ziele für jedes Meeting, zum Beispiel die Lösung eines bestimmten Problems, die Aktualisierung des Projektstatus oder das Treffen einer bestimmten Entscheidung. |
| Zu viele oder irrelevante Teilnehmer | Beschränke die Teilnehmerliste auf diejenigen, die aktiv zum Meeting beitragen oder die von den Informationen profitieren können. |
| Fehlende Moderation | Der Moderator sollte darauf achten, dass das Meeting auf Kurs bleibt und alle die Möglichkeit haben, sich einzubringen. |
| Kein Festlegen von Follow-ups | Am Ende sollten klare Maßnahmen, zugehörige Verantwortlichkeiten und Fristen definiert werden. |
| Übermäßige Dauer oder Häufigkeit | Finde die richtige Frequenz und Dauer für dein Projekt. Halte die Meetings so kurz wie möglich und nur so lang wie nötig. Stell das Jour fixe regelmäßig auf den Prüfstand, um Meeting-Müdigkeit vorzubeugen. |
| Technische Probleme | Überprüfe die Technik vor dem Meeting, besonders wenn Videokonferenz-Tools verwendet werden. Stelle sicher, dass alle Beteiligten mit der genutzten Technologie vertraut sind. |
Beispiele für Jours fixes
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Jours fixes je nach Bedürfnis der Organisation unterschiedlich gestaltet werden können:
Wöchentliches Team-Update
Inhalt: Fortschrittsberichte zu aktuellen Projekten, Diskussion von Herausforderungen und kurzfristigen Zielen.
Teilnehmer: Alle Mitglieder eines Projektteams.
Zielstellung: Dieses Meeting dient dazu, alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten und bei Bedarf schnell auf Probleme reagieren zu können.
Häufigkeit: Wöchentlich, am Montagmorgen um 10 Uhr
Monatliches Abteilungsleiter-Meeting
Inhalt: Überblick über die Leistung der gesamten Abteilung, Besprechung von Budgets, strategischen Initiativen und langfristigen Plänen.
Teilnehmer: Abteilungsleiter und höheres Management.
Zielstellung: Strategische Ausrichtung und Ressourcenplanung für die kommenden Monate.
Häufigkeit: Jeweils letzter Freitag im Monat, 2 Stunden
Quartalsweiser Jour fixe zur IT-Sicherheit
Inhalt: Überprüfung der IT-Sicherheitsprotokolle, Diskussion neuer Sicherheitsbedrohungen, Update zu Sicherheitsaudits und Compliance-Anforderungen.
Teilnehmer: IT-Sicherheitsteam, CIO (Chief Information Officer), und gelegentlich externe Sicherheitsexperten.
Zielstellung: Aufrechterhaltung der Sicherheit der IT-Infrastruktur, Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Bewertung von Sicherheitsrisiken
Häufigkeit: Quartalsweise, 15. Januar/April/Juli/Oktober bzw. dem nächsten Werktag
Braucht jedes Projekt Jours fixes?
Nein, sie sind nicht in jedem Projekt nötig. Ob solche Treffen sinnvoll sind, sollte individuell für das einzelne Projekt entschieden werden:
| Sinnvoll | Fraglich | |
|---|---|---|
| Komplexität | Bei komplexen Projekten mit vielen Abhängigkeiten und Beteiligten ist ein Jour fixe hilfreich, um den Überblick zu behalten. | Bei kleinen, überschaubaren Projekten können sie unnötig Zeit und Ressourcen verschwenden. |
| Teamzusammensetzung | Bei verteilten Teams oder Projektbeteiligten mit unterschiedlichen Arbeitszeiten kann ein Jour fixe die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern. | In kleinen, eng zusammenarbeitenden Teams kann ein Jour fixe unter Umständen störend wirken und wenig Mehrwert liefern. |
| Bestehender Informationsfluss | Wenn es am regelmäßigen Austausch hakt und sich nicht alle gut informiert fühlen, kann ein Jour fixe Abhilfe schaffen. | Wenn bereits andere Mechanismen für häufige Status-Updates vorhanden sind (z. B. Projektmanagement-Software), könnte ein Jour fixe redundant sein. |
| Projektlaufzeit | Für ein kurzes Projekt lohnt sich das Etablieren eines Jour fixes in der Regel nicht. | Besonders langlaufende Prozesse und Projekte profitieren von einem regelmäßigen Austausch. |
Orientiere dich an folgenden Fragen, um zu entscheiden, ob ein Jour fixe für dein Projekt sinnvoll ist:
- Wie komplex ist das Projekt?
- Wie lange dauert das Projekt?
- Wie ist das Team zusammengesetzt?
- Gibt es bereits andere Mechanismen für regelmäßige Updates?
- Wie hoch ist der Zeitaufwand für ein Jour fixe?
Grundsätzlich gilt: Ein Jour fixe sollte nur eingeführt werden, wenn der Nutzen die Kosten und den Zeitaufwand überwiegt.
Fazit
Brauchen wir wirklich noch mehr Meetings? Nicht unbedingt! Funktionieren allerdings Informationsfluss und Abstimmung nur stockend, dann kann ein regelmäßig stattfindendes Treffen helfen, die Kommunikation im Projekt zu verbessern. Sofern die Jours fixes für alle Beteiligten einen Mehrwert liefern, können sie ein nützliches und verlässliches Instrument sein, bei dem alle auf dem gleichen Stand gehalten werden.
