Meeting-Overload: Wie viele Meetings sind zu viele und wie bekommst du deine Zeit zurück?

Es ist Dienstagmorgen, 8:30 Uhr. Du öffnest deinen Kalender und wirst sofort von einer Flut an Terminen überwältigt. Heute stehen nicht nur die wöchentlichen Projektstatus-Updates an – sowohl für dein eigenes Projekt als auch für das, an dem du parallel beteiligt bist – sondern auch ein paar „informelle Abstimmungen“ aus anderen Abteilungen. Dazu noch ein Ad-hoc-Meeting, das gestern Abend vom Chef eingetragen wurde. Der Nachmittag sieht nicht viel besser aus: ein Team-Check-in, ein Planungstermin für das nächste Quartal und ein Jour fixe, um „allgemeine Themen“ zu besprechen. Dein Kalender ist bis 17 Uhr prall gefüllt.

Zwischendrin bleibt kaum Zeit für … nichts! Wann genau sollst du eigentlich die Projektplanung anpassen? Die Präsentation vorbereiten? Und die Anfragen beantworten, die sich über das Wochenende angesammelt haben? Was bleibt von der eigentlichen Arbeitszeit?

Und trotzdem willst du nicht wie ein unkooperativer Kollege wirken, indem du einfach absagst oder das Meeting nur halbherzig verfolgst. Schließlich ist es dir wichtig, gut informiert und engagiert zu sein. Und sollten wir nicht alle auch Teamplayer sein? Aber irgendwas läuft hier schief – wenn jeder Tag so weitergeht, bleibt keine Zeit für deine eigentlichen Aufgaben. Was also tun?

Wie viele Meetings sind zu viele?

Eine gute Faustregel ist: Wenn du das Gefühl hast, dass die Meetings mehr Zeit kosten als sie Nutzen bringen, dann sind es zu viele. Konkret heißt das:

1. Zeitmanagement: Wenn du mehr als 20-30 % deiner Arbeitszeit in Meetings verbringst und kaum noch Zeit für fokussierte Arbeit hast, ist eine Reduktion sinnvoll. Hierbei solltest du natürlich auch deine Position berücksichtigen: Der Meeting-Anteil kann deutlich höher sein, wenn Koordination und Kommunikation deine Hauptaufgaben sind.
2. Zweck und Effizienz: Jedes Meeting sollte einen klaren Zweck und eine festgelegte Agenda haben. Gibt es Meetings, bei denen du am Ende nicht weißt, warum du da warst oder bei denen nur Informationen weitergegeben werden, die du auch anders erfahren könntest? Dann sind diese Termine überflüssig.
3. Prioritäten: Ein Meeting ist zu viel, wenn es dich daran hindert, deine eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Wenn dir wichtige To-dos entgleiten, weil deine Zeit durch Meetings aufgefressen wird, solltest du andere Prioritäten setzen.

Kurz gesagt: Meetings sollten nur so häufig und so lange stattfinden, wie sie echten Mehrwert schaffen – alles darüber hinaus ist „zu viel“. Hier kommen einige Tipps, wie du den „Meeting-Overload“ in den Griff bekommen kannst – ohne dabei den Draht zum Team zu verlieren.

Meetings besser managen

1. Meetings konsolidieren und klug bündeln

Prüfe, ob sich Themen bündeln lassen. Oft gibt es mehrere Besprechungen in der Woche, die sich thematisch überschneiden. Versuch, ähnliche Themen in einem Meeting zusammenzufassen und unnötige Wiederholungen zu vermeiden. Ein kurzes, strukturiertes Meeting pro Woche ist oft effizienter als mehrere kleinere Termine. Sprich offen an, dass du weniger, aber effektivere Meetings bevorzugst – deine Teamkollegen und Chefs werden das wahrscheinlich ähnlich sehen!

Troubleshooting-Tipp: Was, wenn die Kollegen nicht mitmachen?
Wenn Kollegen nicht bereit sind, Meetings zu konsolidieren, könntest du proaktiv eine Struktur für das nächste Sammel-Meeting vorschlagen und es als Testlauf verkaufen. Biete an, eine „Pilotphase“ zu machen, in der ähnliche Themen in einem Meeting gebündelt werden. Falls sich das bewährt, werden viele Teammitglieder eher bereit sein, die Methode weiterzuführen.

2. Effektive Vorbereitung: Weniger Zeit im Meeting, mehr Zeit für Ergebnisse

Setze klare Ziele und Prioritäten für jedes Meeting. Oft verlaufen Besprechungen aus dem Ruder, wenn es keinen roten Faden gibt. Schlage vor, dass jeder Termin eine klar definierte Agenda und Ziele hat, die vorab verteilt werden. So wird das Meeting fokussierter und kürzer, und du selbst bist vorbereitet und kannst schneller zur Sache kommen.

Tipp: Lass die Teilnehmer wissen, welche Informationen du im Vorfeld benötigst, damit ihr im Meeting direkt ins Thema einsteigen könnt. Je besser die Vorbereitung, desto kürzer das Meeting!

Troubleshooting-Tipp : Was, wenn die Agenda nicht eingehalten wird? 
Wenn Meetings oft vom Thema abweichen, schlag einen „Timekeeper“ vor, der hilft, den Fokus auf die Agenda zu halten. Übernimm diese Rolle zur Not selbst oder wechselweise mit Kollegen. Setze dir selbst den Anspruch, das Meeting innerhalb des festgelegten Zeitrahmens zu halten. Falls Nicht-Agenda-Themen aufkommen, dann notiere sie und schlage vor, diese in einem anderen Termin oder einer anderen Form zu bearbeiten. So bleibt das Meeting fokussiert und wird zügiger abgeschlossen.

3. Diplomatisch „Nein“ sagen – ohne unkooperativ zu wirken

Erkläre deinen Kollegen und Vorgesetzten die Prioritäten. Oft reicht eine klare, aber diplomatische Begründung, warum du an einem Meeting nicht teilnehmen kannst. Biete Alternativen an, wie eine kurze Zusammenfassung per E-Mail oder das Angebot, sich später über die wichtigsten Punkte auszutauschen. Eine Phrase wie „Ich möchte mich aktuell auf XYZ konzentrieren, damit wir hier schneller vorankommen“ zeigt, dass du deine Zeit sinnvoll priorisierst – und das ist im besten Interesse aller.

Troubleshooting-Tipp: Was, wenn du trotzdem Druck bekommst? 
Wenn du das Gefühl hast, dass du zu Meetings gedrängt wirst, obwohl sie nicht zu deinen Prioritäten passen: Versuche, das Gespräch auf Effizienz und Zielorientierung zu lenken. Erkläre, dass du deine Zeit gerne für die wichtigsten Aufgaben nutzt, um schneller voranzukommen. Frage nach den genauen Zielen des Meetings und biete an, nachträglich eine kurze Zusammenfassung durchzulesen oder per Chat-Update informiert zu werden. Zeige Verständnis, betone aber, dass es dem Gesamtziel des Projekts hilft, wenn du dich auf deine Schwerpunkte konzentrieren kannst.

4. Definiere Fokuszeiten – und kommuniziere sie klar

Blockiere dir täglich Zeitfenster im Kalender für konzentrierte Arbeit, z. B. den Vormittag von 9 bis 11 Uhr oder den Nachmittag ab 14 Uhr. Diese Fokuszeiten können dir dabei helfen, Meeting-freie Zeit zu schaffen. Markiere sie im Kalender als „besetzt“ und kommuniziere klar, dass du diese Zeit für produktives Arbeiten benötigst. Dein Team wird schnell verstehen, dass du diese Zeiten nutzt, um Projekte tatsächlich voranzubringen.

Troubleshooting-Tipp: Was, wenn dein Kalender ständig überbucht wird? Kommuniziere deine Fokuszeiten transparent an dein Team und deine Vorgesetzten und versuche, sie wiederholt als „besprechungsfrei“ oder „Fokusarbeit“ zu kennzeichnen. Falls das nicht hilft, erkläre deinem Team, warum du diese Zeiten brauchst und wie sie der Projektarbeit zugutekommen. Halte deine Fokuszeiten dann konsequent ein – Ausnahmen sollte es wirklich nur für Notfälle geben. Mit der Zeit wird dein Team erkennen, dass du in dieser Phase produktiver und verfügbarer bist, und Meetings in deine „freien“ Zeiten legen.

5. Alternativen zum Meeting prüfen

Nicht jedes Thema benötigt ein Meeting. Manche Abstimmungen lassen sich über einen schnellen Chat, eine E-Mail oder ein gemeinsames Dokument genauso effizient erledigen. Frag dich bei jeder Einladung: Ist ein Meeting wirklich notwendig, oder gibt es eine effektivere Methode? Gerade für reine Status-Updates sind viele Meetings überflüssig.

Troubleshooting-Tipp: Was, wenn Kollegen trotzdem Meetings bevorzugen? Wenn Kolleginnen und Kollegen auf Meetings bestehen, auch wenn Alternativen wie Chats, E-Mails oder gemeinsame Dokumente effizienter wären, biete einen Hybridansatz an. Vorschlag: „Lass uns das Thema vorab per Chat oder E-Mail diskutieren, damit wir im Meeting nur noch offene Fragen klären.“ Das verringert oft die Notwendigkeit, sich zu treffen, da viele Punkte bereits vorher geklärt werden können. Dokumentiere diese Alternativen und biete nach einiger Zeit an, einen Review zu machen, um zu sehen, ob weniger Meetings mehr Effektivität bringen.
Doch Vorsicht: Auch eine virtuelle Klärung vorab braucht Disziplin und Struktur, sonst wird sie ganz schnell ebenfalls zu einem Zeitfresser mit ewigem Ping-Pong und einem viel zu großen Verteiler.

Fazit: Meetings sinnvoll gestalten und Prioritäten setzen

Mit diesen Schritten wirst du vielleicht nicht komplett frei von Meetings, aber du gewinnst wertvolle Zeit zurück, um dich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren – die eigentliche Arbeit und die Ziele deiner Projekte.

Falls du auf der „anderen Seite“ stehst und besonders viele Meetings organisierst: Überlege immer, ob deine Meetings einen Mehrwert für alle Beteiligten bieten, oder ob in diesem Artikel genannte Alternativen vielleicht die besser Wahl wären.