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Nein sagen: E-Mail-Vorlagen

Nein sagen: Die wirkungsvollsten E-Mail-Vorlagen für höfliche Absagen

Auf den Punkt gebracht

Nein sagen will gelernt sein: Dieser Artikel enthält eine Sammlung von bewährten E-Mail-Vorlagen zum Ablehnen von Anfragen, sei es zu Meetings, Projekten oder Telefonaten.

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Wer möchte schon gern Nein sagen und Anfragen ablehnen? Zugegeben: Manche haben damit kein Problem – viele hingegen schon. Egal, ob aus Höflichkeit, dem Wunsch zu helfen oder mit dem Bedürfnis, möglichst harmonisch miteinander umzugehen: Anderen eine Absage zu erteilen, fällt oft schwer.

Inspiriert von diesem Link folgen nun eine Reihe von E-Mail-Vorlagen, mit denen du auf Anfragen verschiedenster Art mit einer Ablehnung reagieren kannst. Hierzu ein paar wichtige Tipps:

  • Mit dem Tonfall und der Wortwahl kannst du bestimmen, ob du jemals wieder von dieser Person etwas hören möchtest. Falls du nur eine einzelne Anfrage ablehnst, solltest du höflicher formulieren, als wenn es um einen unsympathischen und zu aufdringlichen Verkäufer geht.
  • Eine Absage wirkt dann höflicher, wenn du eine Alternative anbietest, zum Beispiel einen anderen Kontakt oder ein Vertrösten auf einen späteren Zeitpunkt.
  • Du möchtest klipp und klar absagen und hast keinerlei Interesse? Dann kannst du dir Höflichkeitsfloskeln sparen. Manchmal sind nur deutliche Aussagen wirkungsvoll.
  • Passe die folgenden E-Mail-Vorlagen auf deine Situation an. Sie sind nur Anregungen – nicht zwingend genau die Nachricht, die du vermitteln möchtest.
  • Wir haben in den Vorlagen eine lockere Ansprache in Kombination mit dem „Sie“ gewählt. Je nach Verhältnis zum Angeschriebenen, je nach Branche und je nachdem, wie man selbst angesprochen wurde, sollten die Vorlagen angepasst werden. Auch heutzutage ist im Erstkontakt im Geschäftsleben selbst per Email in der Regel immer noch ein „Sehr geehrte(r) Herr/Frau“ angesagt. Besonders, wenn es sich um einen Kontakt außerhalb der eignen Organisation handelt.

Und nun: Genug der Vorrede. Vorhang auf für die besten E-Mail-Vorlagen zum Nein-Sagen!

Zu einer Aufgabe

Hallo [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage! Leider kann ich diese Aufgabe aktuell nicht übernehmen. Suchen Sie gern Kontakt mit meinem Vorgesetzten, um bei Bedarf meine Prioritäten zu ändern.

Viele Grüße
[Name]

Nach dem Hinweis unseres aufmerksamen Lesers Gerald lässt sich diese Absage noch „positiver“ formulieren:

Hallo [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage! Aufgrund der höheren Priorität meiner aktuellen Aufgaben lehne ich diese Aufgabe ab. Die Priorität bestimmt mein Vorgesetzter. Gerne können Sie mit ihm bezüglich der Prioritäten Kontakt aufnehmen.

Viele Grüße
[Name]

Zu einem Projekt

Die folgenden Ablehnungen beziehen sich in erster Linie auf Projekte von Freiberuflern oder Selbständigen, die selbst darüber entscheiden, welche Projekte sie umsetzen möchten. So kannst du „Nein“ sagen, wenn du ein Projekt nicht annehmen kannst oder möchtest:

Erstanfrage

Hallo [Name],

vielen Dank, dass Sie an mich gedacht haben. Leider muss ich diese Anfrage ablehnen.

In meiner Arbeit möchte ich jederzeit sicherstellen, dass ich einem Projekt die Aufmerksamkeit widmen kann, die es für gute Ergebnisse benötigt. Momentan ist mein Terminkalender ein bisschen zu voll, als dass ich das ich diese Aufgabe zusätzlich übernehmen könnte.

Tut mir leid, dass ich Ihnen nicht weiterhelfen kann. (Optional: Falls Sie mögen, kann ich mich gern in meinem Netzwerk umhören. / Alternativ kann ich gern den Kontakt zu einem Kontakt in meinem Netzwerk herstellen.)

Beste Grüße
[Name]

Für penetrante Nachfrager

Hallo [Name],

ich mag Ihre Hartnäckigkeit! Trotzdem muss ich Ihre Anfrage weiterhin ablehnen. Momentan bin ich nicht in der Lage, Ihre Anfrage in meinem Zeitplan unterzubringen. Ich bin davon überzeugt, dass Sie auch mit anderen Experten Ihr Projekt zum Laufen bzw. Ihre Ziele erreichen können.

Beste Grüße
[Name]

Nein nach Ja

Hallo [Name],

ich weiß, dass ich vor 2 Monaten zugesagt habe, dieses Projekt zu übernehmen. Leider hat sich seitdem meine Situation geändert. Ich habe nicht das Gefühl, in diesem Projekt 100% geben zu können. Dafür möchte ich mich aufrichtig entschuldigen.

Ich möchte Sie natürlich nicht im Stich lassen und kann Ihnen daher ein paar geeignete Kontakte empfehlen, die Ihr Projekt möglicherweise bearbeiten können.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, habe ich immer ein offenes Ohr für Sie.

Beste Grüße
[Name]

Zu Meetings

Die freundliche Version

Hallo [Name],

vielen Dank für die Einladung. Leider kann ich aus zeitlichen Gründen nicht teilnehmen. Halten Sie mich gern über die Punkte auf dem Laufenden, bei denen ich unterstützen kann.

Senden Sie mir gern Notizen bzw. das Protokoll nach dem Meeting, auch wenn ich nicht versprechen kann, direkt darauf zu reagieren.

Beste Grüße,
[Name]

Die ablehnende Version

Hallo [Name],

ich will ganz offen sein: Ich kann und werde an diesem Meeting nicht teilnehmen, da ich Meetings wann immer möglich vermeide. Bitte sehen Sie von zukünftigen Einladungen ab.

Beste Grüße
[Name]

Zu Telefonaten

Hallo [Name],

vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. Aktuell ist mein Terminkalender leider sehr voll. Aus diesem Grund ist es für mich bequemer, eine E-Mail zu schreiben als zu telefonieren. Hätten Sie etwas dagegen, wenn wir die Diskussion hier fortsetzen?

Beste Grüße
[Name]

Zu einer Veranstaltung

Hallo [Name],

vielen Dank für die Einladung! Ich weiß es wirklich zu schätzen, dass Sie an mich gedacht haben.

Leider werde ich es am [Datum] nicht an der [Veranstaltung] teilnehmen können. Ich hoffe, es klappt ein anderes Mal.

Nochmals vielen Dank!
[Name]

Zu einem Treffen

Hallo [Name],

danke, dass Sie sich gemeldet haben!

So gerne ich mich bei einer Tasse Kaffee mit Ihnen austauschen würde: Momentan ist mein Terminkalender leider zu voll für Treffen dieser Art.

Falls Sie spezielle Fragen haben, können Sie mir diese gern per E-Mail zukommen lassen. Ich werde mein Bestes tun, um sie zu beantworten, sobald ich etwas Zeit habe.

Ich hoffe, es klappt ein anderes Mal.
[Name]

Zu Verkäufern

Hallo [Name],

vielen Dank für die Kontaktaufnahme / alle Informationen, die Sie uns bisher haben zukommen lassen.

Nach interner Diskussion haben wir beschlossen, eine andere Richtung einzuschlagen. Wir werden Ihr Unternehmen allerdings für zukünftige Partnerschaften im Auge behalten, die besser zu uns passen könnten.

Viele Grüße
[Name]

Zu Rabattanfragen

Hallo [Name],

Wie schön, dass Sie sich für unser Produkt interessieren! Wir können es kaum erwarten, Sie an Bord zu haben.

Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass wir keine Rabatte anbieten. Wir sind der Meinung, dass unser Service/unser Produkt sein Geld wert ist. Es wäre unfair gegenüber unseren anderen Kunden, wenn wir eine Ausnahme machen würden.

Lassen Sie mich wissen, ob ich Ihnen den Vertrag zusenden kann.

Viele Grüße
[Name]

Fazit

Nein sagen will gelernt sein! Wir hoffen, dieser Artikel gibt dir Anregungen, wenn du mal wieder etwas nicht tun möchtest

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