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Krise? KRISE! Woran du erkennst, dass dein Projekt den Bach runter geht

Auf den Punkt gebracht

Eine Projektkrise ist eine extreme Projektsituation, die existenzbedrohend für das Projekt ist. Sie kann durch akute Ereignisse ausgelöst werden oder schleichend entstehen. Frühwarnzeichen wie überschrittene Budgets, Konflikte im Team und fehlende Entscheidungen sollten immer ernst genommen werden. Ob es sich bei einer Situation tatsächlich um eine Krise handelt, ist und relativ und abhängig von der Projektart, der Ziele und der Erwartungen an das Projekt.

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Woran denkst du bei Krisenprojekten? Vielleicht an den Berliner Flughafen oder ein eigenes Projekt aus deinem Arbeitsalltag? Was auch immer durch deinen Kopf schwirrt: So richtig lustig ist das nicht, inmitten einer Projektkrise zu stecken. Oft stehst du als Projektleiter erheblich unter Druck und merkst erst dann, wer in schwierigen Situationen zu dir steht.

Aber beginnen wir von vorn: Was ist eigentlich eine Projektkrise?

Was ist eine Projektkrise?

Eine Projektkrise wird definiert als:

„… extreme Projektsituation, die eine gravierende Abweichung des Projektablaufs vom Plan bewirkt und existenzbedrohend für das Projekt ist.“

Klingt dramatisch und ist es in vielen Fällen auch:

  • Extreme Projektsituation: Probleme, Hürden und eintretende Risiken gehören zum täglich Brot eines Projektmanagers. Eine Krise ist jedoch eine deutlich größere Dimension.
  • Gravierende Abweichung vom Plan: Auch Planabweichungen sind nicht unüblich, auch wenn wir sie alle vermeiden möchten. Doch was, wenn die Zahlen jenseits von Gut und Böse tiefrot leuchten?
  • Existenzbedrohend für das Projekt: Letztendlich wird im Fall einer Projektkrise schnell die Frage aufkommen: Abbruch, ja oder nein?

Anzeichen von Projektkrisen

Krisen können durch akute Ereignisse entstehen. Wenn durch Naturkatastrophen oder politische Wirrungen Lieferketten für essenzielle Projektmaterialien wegbrechen – dann kann ein Projekt schnell in die Krise rutschen. Viel häufiger sind allerdings Krisen, die sich schleichend entwickeln, weil beispielsweise Probleme zwar bekannt sind, aber bewusst oder unbewusst ignoriert werden. Hier wollen wir uns vor Allem mit genau letzteren Krisen beschäftigen, die eine Vorgeschichte haben.

Entstehung von Krisen

Eine Krise kannst du wie eine Art lebensbedrohlichen Gesundheitszustand für dein Projekt ansehen, für den es allerdings oft frühe Symptome gibt:

Harte AnzeichenWeiche Anzeichen
Weit überschrittenes Budget
Fehlender Projektfortschritt
Deadlines werden gerissen
Unklare Ziele
Qualitätsprobleme
Fehlende Entscheidungen
In Statusmeetings sind alle oder viele Ampeln auf Rot
Machbarkeit generell wird infrage gestellt
Aufwand-Nutzen ist fraglich
Sinkende Motivation des Teams
Endlos- oder Grundsatzdiskussionen
Konflikte im Team
Stark reduzierte Kommunikation
Extrem hohe Arbeitsbelastung

Wenn du diese Symptome liest, könntest du womöglich auf die Idee kommen: „Hey, vielleicht ist mein Projekt auch einer Krise, schließlich haben wir ein überzogenes Budget!“ Aber ganz so einfach ist es eben doch nicht: Jedes Anzeichen für sich muss nicht dramatisch sein – aber in der Summe ergibt sich ein Bild.

Anzeichen für Projektkrisen

Ob es sich bei einer Situation tatsächlich um eine Krise handelt, ist und relativ und abhängig von der Projektart, der Ziele und der Erwartungen an das Projekt.

Merkmale einer Projektkrise

Die Symptome bzw. Anzeichen kennst du nun schon – aber wann ist die Krise ein Faktum? An folgenden Merkmalen kannst du dich orientieren:

  • Die Situation vermittelt ein Gefühl der Bedrohung.
  • Sie vermittelt das Gefühl, dringend handeln zu müssen.
  • Das Gefühl der Unsicherheit steigt.
  • Schnelle Entscheidungen sind nötig.
  • Das Projekt steht vor einem Wendepunkt, der auch zum Abbruch führen kann.

Häufig wird auch in einen sachlichen und persönlichen Aspekt unterschieden:

Projektkrise

Wann GENAU eine Krise eintritt, ist nicht allgemein zu beantworten – zu individuell sind die Projekte und Prämissen.

Des einen Krise ist des anderen täglich Brot

Ob eine Situation als Krise eingestuft wird, ist auch von den Grundprämissen des Projekts abhängig: Wurde ein Projekt bewusst als Hochrisikoprojekt gestartet, sind Zweifel an der Machbarkeit in frühen Phasen der Entwicklung normal. In solchen Projekten bekommen alle Beteiligten deutlich später kalte Füße als in einem Projekt, in dem bereits ein nahezu fertiges und funktionierendes Produkt entwickelt werden soll.

Was ein Projektleiter in einem produktionsnahen Projekt aufgrund ständiger Verzögerungen und Budgetüberschreitungen womöglich als Dauerkrise wahrnimmt, empfindet ein routinierter Entwicklungsleiter in der Technologie vermutlich als ruhig und erfolgreich („Es ist nun mal so!“).

Wenn allerdings die Merkmale einer Krise erfüllt sind und sich bei den Beteiligten ein starkes Gefühl der Ausweglosigkeit zeigt, kann eine Situation als Krise eingestuft werden.

Aber was tun, wenn eine Krise eintritt?

Vorgehen bei Projektkrisen

Zunächst muss offiziell festgestellt sein, dass es sich um eine (für das Projekt) existenzielle Krise handelt. Oft entscheiden Auftraggeber, Lenkungskreis und Projektleiter gemeinsam darüber. Allerwichtigster Punkt in diesem Stadium: Kommunikation. Team, Stakeholder und sonstige Beteiligte müssen Klarheit über den kritischen Projektzustand bekommen.

Das Einstufen als Krisenprojekt führt oft zu einem Umschalten aus dem Alltagstrott in einen fokussierteren Modus mit der klaren Frage: Wie gehts weiter? Nur, weil ein Krisenprojekt vorliegt, muss es schließlich nicht zwangsläufig abgebrochen werden. Stattdessen gibt es verschiedene Optionen:

  • Einsetzen einer Task Force: Hier stehen Bestandsaufnahme, das Wiederherstellen der Handlungsfähigkeit, das Schärfen kurz- und mittelfristiger Ziele im Mittelpunkt.
  • Folgeprojekte: Oft werden Folgeprojekte gestartet, um die bisher erarbeiteten Ergebnisse anderweitig zu verwenden oder weiterzuentwickeln.
  • Kompletter Abbruch: Auch der komplette Projektabbruch steht im Raum – und genau dieser kann in bestimmten Situationen die richtige Entscheidung sein, um das Verschwenden von Ressourcen zu vermeiden.

Aber welche Option ist die richtige? Hab ein wenig Geduld: Im Artikel der nächsten Woche gehen wir genauer auf diese Frage ein.

Fazit

Projektkrisen sind extreme Projektsituationen, die vermutlich kein Projektmanager gern erlebt. Besonders weil sie oft nicht durch akute Ereignisse sondern schleichend entstehen, sollte jeder die Frühwarnzeichen kennen und ernst nehmen. Nicht selten können auf diese Weise Krisen vermieden werden.

Sei gespannt auf den nächsten Artikel: Projektabbruch, ja oder nein? Wann ist dein Projekt nicht mehr zu retten?

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