Künstliche Intelligenz im Projektmanagement, Teil 5: Werden Projektmanager überflüssig?

Der fünfte Teil unserer Artikelserie rund um künstliche Intelligenz im Projektmanagement! Dieses Mal stellen wir eine wichtige Frage, die vermutlich viele umtreibt: Wenn KI-Systeme Projektanträge schreiben, den Fortschritt überwachen und Risiken managen können – werden Projektmanager dann zukünftig überflüssig – oder ist KI doch „nur“ ein Werkzeug, um es uns leichter zu machen?

Dieser Artikel ist Teil 5 der Serie über KI im Projekt. Du willst mehr erfahren? Dann schau gern in die anderen Teile rein:
Teil 1: KI im Projekt –Die wichtigsten Grundlagen
Teil 2: Praktische Beispiele zum Nachvollziehen
Teil 3: 8 Risiken mit Praxisbeispielen
Teil 4: Einsatzgebiete im Projekt und anderswo
Teil 5: Werden Projektmanager überflüssig?

Der Projektmanager heute

Holen wir noch einmal Zitat aus dem ersten Artikel der Serie hervor:

Bis 2030 werden 80 Prozent der Arbeit des heutigen Projektmanagements (PM) wegfallen, da künstliche Intelligenz (KI) traditionelle PM-Funktionen wie Datenerfassung, Nachverfolgung und Berichterstattung übernimmt.

Quelle

Das klingt einschüchternd – aber sind Datenerfassung, Nachverfolgung und Berichterstattung wirklich die Kernaufgaben eines Projektmanagers? Sicher, das sind wichtige Aufgaben – aber sollten sie 80 % der Arbeit ausmachen?

Oder fragen wir mal anders: Warum werden eigentlich in vielen Unternehmen Projektmanagement-Offices (PMO) oder Projektassistenten eingesetzt? Vielleicht deshalb, weil Projektmanager häufig zu sehr von ihren eigentlichen Aufgaben abgelenkt werden und Unterstützung benötigen?

Genau hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel. Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann sie nämlich eine echte Unterstützung darstellen.

Wer ist wofür verantwortlich? Die RACI-Matrix

Um die Rollen von Projektmanager und künstlicher Intelligenz näher zu beleuchten, eignet sich ein Blick auf die RACI-Matrix. Kurz zusammengefasst: Aus einer RACI-Matrix geht hervor, wer im Projekt wofür verantwortlich ist. Mehr dazu findest du in diesem Artikel.

Schauen wir mal genauer auf die Rollen:

• Der Projektmanager übernimmt in der RACI-Matrix in der Regel die Rolle des Ergebnisverantwortlichen (Accountable). Er trägt die Gesamtverantwortung (Rechenschaft) für das Projekt, delegiert Durchführungsverantwortung, koordiniert Teams und stellt sicher, dass die Ziele erreicht werden.
• Künstliche Intelligenz hingegen kann in der RACI-Matrix als Berater/Unterstützer (Consulted) auftreten. KI-Systeme können bei der Analyse großer Datenmengen unterstützen, Empfehlungen geben und Informationen bereitstellen.

Sehen wir in absehbarer Zeit eine KI als Verantwortlichen im Projekt, also mit einem „A“ in der RACI-Matrix versehen? Eher nicht – vielleicht ein „R“ in sehr, sehr klar abgegrenzten und vermutlich unkritischen Aufgabengebieten.

Der Blick auf die RACI-Matrix schafft Klarheit darüber, wie Projektmanager und KI gemeinsam zum Projekterfolg beitragen können: Ein kompetenter Projektmanager übernimmt die strategische Führung, trägt die Verantwortung und nutzt KI als Tool, um seine Arbeit zu erleichtern.

Eine neue Rolle für Projektmanager?

Häufig wird von einer grundlegend neuen Rolle der Projektmanager gesprochen – weg vom Datenverwalter und Planer, hin zu einer kompetenten und kommunikationsstarken Führungskraft mit ausgeprägt strategischem Denken. Aber ist dies nicht schon immer das Idealbild der Rolle des Projektmanagers? Und womöglich ist KI im Grunde nur ein Werkzeug, das einen stärkeren Fokus auf diese Aufgabenbereiche ermöglicht?

Ob und wie sich die Aufgaben von Projektmanagern ändern, hängt auch vom Umfeld ab:

Beispiel 1:
Katja arbeitet in einem globalen Versicherungskonzern, in dem bereits seit Jahren systematisch Projektdaten in einem einheitlichen Format gesammelt wurden. Diese wurden zur Erstellung eines robusten KI-Modells genutzt, das sie nun sowohl bei der Fortschrittsüberwachung, Risikomanagement und Berichtserstellung unterstützt. Ist sie überflüssig? Absolut nicht! Stattdessen wird ihr lästige Verwaltungsarbeit abgenommen, und sie kann sich besser auf Teamführung, strategische Themen und akute Problemlösung konzentrieren.

Beispiel 2:
Thomas ist Teamleiter in einem Unternehmen im sozialen Bereich, das Kindertagesstätten und Wohngruppen betreibt. Projekte fanden in der Vergangenheit immer „auf Zuruf“ statt. Projektberichte und -anträge liegen nicht in einem einheitlichen Format vor, und generell gleicht kein Projekt dem anderen. Thomas‘ Hauptaufgabe: Kommunikation! Seine Rolle wird sich durch KI kaum ändern. Trotzdem wird er sich mit KI vertraut machen, um herauszufinden, bei welchen Aufgaben er sie als Zeitsparer einsetzen kann.

Warum Projektmanager weiter wichtig sind

Die Beispiele aus dem letzten Abschnitt zeigen: Es kann sein, dass sich die Aufgabenbereiche von Projektmanagern etwas verschieben – abhängig von Projektart und Umfeld. Generell gibt es jedoch einige Gründe, warum Projektmanager auch in einer zunehmend von KI geprägten Umgebung relevant bleiben:

1. Menschliche Fähigkeiten: Projektmanager bringen menschliche Fähigkeiten mit, die KI in der Form wie wir sie heute kennen nicht vollständig ersetzen kann. Dazu gehören emotionale Intelligenz, kreatives Denken, zwischenmenschliche Kommunikation und strategisches Urteilsvermögen.
2. Kontextverständnis: Projektmanager verstehen den Kontext ihres Projekts, die Unternehmensziele und die individuellen Bedürfnisse der Teammitglieder. Dieses Verständnis ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts und kann nicht allein von KI bereitgestellt werden.
3. Projektintegration: Projektmanager sind dafür verantwortlich, dass alle Aspekte eines Projekts nahtlos zusammenarbeiten und sich gegenseitig ergänzen. Sie müssen die verschiedenen Aspekte des Projekts koordinieren, Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen und sicherstellen, dass das Gesamtziel erreicht wird. Dies erfordert einen ganzheitlichen Blick und eine umfassende Projektmanagement-Expertise.
4. Kommunikation und Stakeholdermanagement: Die Fähigkeit, effektiv mit Stakeholdern zu kommunizieren, Beziehungen zu pflegen und den Informationsfluss zu steuern, ist eine Kernkompetenz von Projektmanagern. Diese zwischenmenschlichen Aspekte sind schwer zu automatisieren.
5. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Projektmanager müssen sich schnell an Veränderungen anpassen können. Die Fähigkeit, flexibel zu sein, und Anpassungen vorzunehmen, die über die bisher gesammelten Erfahrungen hinausgehen, ist entscheidend und erfordert menschliches Urteilsvermögen.
6. Kreativität bei der Problemlösung: Kreative Problemlösung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. KI kann Daten analysieren, Muster erkennen und durch Kombination von Bekanntem Neues vorschlagen, aber die Fähigkeit, wirklich innovative Lösungen zu finden und zu bewerten, erfordert oft menschliche Kreativität und Intuition.
7. Verantwortlichkeit und Ethik: Projektmanager tragen die Verantwortung für den Projekterfolg und müssen ethische Entscheidungen treffen. Diese Verantwortung und Ethik können nicht vollständig an KI delegiert werden.
8. Teamführung und Motivation: Die Führung von Teams erfordert Einfühlungsvermögen, Motivation und die Fähigkeit, ein gemeinsames Ziel zu vermitteln. Diese zwischenmenschlichen Fähigkeiten sind entscheidend für die Teamentwicklung und den Projekterfolg.

Fazit

Kann künstliche Intelligenz ein nützliches Tool für Projektmanager werden, das Aufgaben automatisiert und beschleunigt? Vermutlich schon, deshalb sollten sich alle Projektmanager auf neue Technologien einstellen.

Trotzdem werden menschliche Fähigkeiten weiterhin von entscheidender Bedeutung sein – und genau deshalb muss sich auf absehbare Zeit auch niemand überflüssig fühlen.

Wir schließen ab mit einem Zitat vom PMI®:

Denken Sie daran, dass Algorithmen niemandem in die Augen schauen, die Wahrheit sagen, den ethischen Kurs halten oder für ihre Entscheidungen verantwortlich sein können. Projektmanager können all diese Dinge und noch mehr, einschließlich der Fähigkeit, mit Menschen zu interagieren, Empathie zu zeigen, sich anzupassen, kontraintuitive Lösungen zu entwickeln, bei Mehrdeutigkeit zu entscheiden, zu verhandeln, Interessengruppen zu managen, zu führen und zu motivieren. Projektmanager verfügen über Fähigkeiten, die niemals in Maschinen Eingang finden werden, egal wie intelligent diese werden.

Quelle