Lean Projekt Management, Teil 2: Die 5 Prinzipien des Lean Thinking

Let´s go lean thinking!

Im ersten Teil der Serie gab es zunächst eine kurze Einführung zum Thema „Lean Project Management“. So richtig spannend wird es aber erst jetzt, wenn wir uns konkret mit den Prinzipien beschäftigen, die zu den Hauptzielen führen sollen:

1. Konzentration auf die Schaffung von Werten (Value) für den Kunden
2. in höherer Qualität
3. durch Weglassen von Ballast.

In diesem Artikel lernst du zunächst die 5 Prinzipien des Lean Thinking allgemein kennen und erfährst anschließend, wie sie auf das Projektmanagement angewendet werden.

Dieser Artikel ist Teil 2 der Serie über Lean Project Management. Du willst mehr erfahren? Dann schau gern in die anderen Teile rein:
Teil 1: Einführung
Teil 2: Die 5 Prinzipien des Lean Thinking
Teil 3: Die Strategien zum Erfolg
Teil 4: Methoden und Tools
Teil 5: Ein kleines Fazit

Vorab der Hinweis: Alle Gedanken von Lean werden in der Regel mit englischen Begriffen bezeichnet. Damit dieser Artikel nicht komplett „denglisch“ wird, nutzen wir oft die deutschen Bezeichnungen und setzen die englische Version in Klammern dahinter – einfach weil sie sich im Unternehmensumfeld so eingebürgert haben.

5 Prinzipien des Lean Thinking

Beim Lean Thinking steht der Kunde im Mittelpunkt. Die Konzentration liegt auf den Punkten, die für den Kunden wichtig sind (beispielsweise Produkten, Dienstleistungen oder Features). Es herrscht ein kontinuierliches Bestreben nach dem perfekten Ergebnis – und das mit möglichst wenig Ballast.

Zu bedenken ist, dass das Lean Management seinen Ursprung in Produktionsunternehmen hat, bei denen die Optimierung der Durchlaufzeiten und der Produktionsprozesse im Vordergrund steht. Die Prinzipien lassen sich anhand solcher Unternehmen am besten nachvollziehen.

Schauen wir uns die 5 Prinzipien einmal näher an. In diesem ersten Schritt zunächst bezogen auf das gesamte Unternehmen und noch nicht konkret auf Projekte:

1. Kunden und ihre Mehrwerte identifizieren (Value)

Nach dem ersten Prinzip des Lean Thinking wird erarbeitet, welche Aktivitäten und Aufwände im Unternehmen tatsächlich konkrete Mehrwerte für den Kunden erzeugen.

Dieses Einnehmen der Kundenperspektive führt dazu, dass alle überflüssigen Aktivitäten von den wertschöpfenden separiert und damit möglicherweise weggelassen werden können.

Fragen:

• Für welche Features ist der Kunde bereit zu zahlen – und für welche nicht?
• Welche Aktivitäten führen zu einer höheren Qualität des Produktes – und welche nicht?

2. Wertstrom identifizieren (Value Stream)

Nun wird der gesamte Prozess vom Start bis zum Ende in einem Unternehmen identifiziert, in dem Werte für den Kunden entstehen. Betrachtet werden alle Organisationseinheiten, alle Aktivitäten. Basierend auf dem ersten Schritt (Welche Werte entstehen für den Kunden?) wird also nun erarbeitet, WIE diese Werte im Unternehmen entstehen.

Fragen:

• Welche Aktivitäten führen wir im Unternehmen aus, um Werte zu erzeugen?
• In welchen Schritten erstellen wir unsere Produkte und Dienstleistungen?
• Welche Teile der Organisation sind involviert?

3. Fluss erzeugen durch Vermeiden von Verschwendung (Flow)

Es ist vorhersehbar: Wenn der Value Stream zum ersten Mal betrachtet wird, fallen ganz sicher viele Aktivitäten auf, die keinen Mehrwert für das Endprodukt und für den Kunden bieten. Durch bewusstes Weglassen und das Vermeiden von Verschwendung entsteht der Fluss (Flow) aus den ausschließlich wertsteigernden Aktivitäten – ohne Unterbrechungen oder Wartezeiten.

Fragen:

• Welche Aktivitäten erzeugen keinen Wert für den Kunden?
• Wo gibt es unnötige Verzögerungen?
• An welchen Stellen werden Ressourcen verschwendet?

4. Auf Kundenbedürfnisse reagieren (Pull)

Warum Dinge entwickeln, produzieren oder anbieten, die kein Kunde möchte? Der Kunde steht beim Lean Management im Vordergrund. Es geht um

• das Verstehen des Kunden und seiner Bedürfnisse und
• das Erstellen eines Prozesses, um auf diese Bedürfnisse einzugehen.

Die Grundidee: Nur das produzieren, was der Kunde auch möchte. Denn das steigert den Mehrwert (Prinzip 1) und vermeidet Verschwendung (Prinzip 3).

5. Perfektion anstreben (Perfection)

Die Implementierung von Lean-Ansätzen verursacht Aufwand und oft eine umfangreiche Änderung der Prozesse im Unternehmen.

Das Endziel: Jede Aktivität und jede Ressource führt zu Mehrwerten für den Kunden.

Dieses Ziel kann nicht von heute auf morgen erreicht werden – im Gegenteil. Oft stecken umfangreiche Change-Projekte hinter dem Vorhaben. Zyklisch werden die vorherigen vier Schritte durchlaufen – bis irgendwann der „perfekte Zustand“ erreicht wurde.

5 Prinzipien des Lean Thinking im Projektmanagement

Die Prinzipien des Lean Managements für eine Organisation haben wir uns angeschaut. Doch was heißt das nun für Projekte?

Klar ist: Auch wenn die Ergebnisse eines Projektes lean sind (eine optimierte Produktionsumgebung oder ein eingeführtes Produkt), muss der Prozess zur Erstellung dieses Ergebnisses noch lange nicht lean sein.

Die fünf Prinzipien des Lean Project Management lauten:

• Werte für das Projekt spezifizieren (Value)
• Den Wertstrom des Projektes identifizieren (Value Stream)
• Fluss erzeugen durch Weglassen von Ballast (Flow)
• Werte nach Vorgaben des Auftraggebers kreieren (Pull)
• Ständig nach Perfektion streben (Perfection)

1. Werte für das Projekt spezifizieren (Value)

Ähnlich wie oben: Wert (Value) ist das, was der Kunde möchte und wofür er bezahlen wird. Ein wichtiger Faktor ist an dieser Stelle das Herunterbrechen des Projekts in kleine Teilbereiche, meist durch Erstellung eines Projektstrukturplans.

Erst auf Basis dieses Plans kann bestimmte werden, welche Teilbereiche/Aktivitäten tatsächlich Werte schaffen, und welche auch vernachlässigt werden können.

Fragen:

• Warum sollte das Projekt durchgeführt werden?
• Welche Mehrwerte schafft es für den Kunden/Auftraggeber?
• Welche Mehrwerte schafft es für das Unternehmen?
• Welche Bereiche des Projektes schaffen Werte – und welche nicht?

2. Den Wertstrom des Projektes identifizieren (Value Stream)

Es folgt die Analyse: Welche Schritte sind nötig, um von der Projektidee bis zur Auslieferung des Projektergebnisses zu gelangen? Ziel ist es nicht primär, die Aktivitäten zu identifizieren, sondern die Beteiligten, die Ressourcen und die Schnittstellen zum Projektumfeld.

Fragen:

• Welche Ressourcen sind essenziell für den Projekterfolg?
• Welche angrenzenden Organisationseinheiten im Unternehmen oder externen Partner sind beteiligt?
• Welche Schritte sind nötig, um das Projekt umzusetzen?

3. Fluss erzeugen durch Weglassen von Ballast (Flow)

Auch im Projektmanagement werden nur die werterzeugenden Aktivitäten im Projekt durchgeführt. Und diese in möglichst nahtloser Abfolge und ohne unnötigen Overhead.

Die übersichtlich heruntergebrochenen Aufgaben sollten möglichst messbar gestaltet werden, sodass Teammitglieder möglichst mit den Aufgaben betraut werden, in denen sie am besten sind. Ziel ist es, die Stärken der Teams und der einzelnen so einzusetzen, dass mit möglichst wenig Verschwendung das Projektergebnis erreicht werden kann.

Fragen:

• Welche unnötigen Aktivitäten können weggelassen werden?
• Wie kann der Ablauf so gestaltet werden, dass das Projektergebnis möglichst reibungslos erreicht wird?
• Welche Stärken und Schwächen haben die einzelnen Teammitglieder?
• Wie können Teammitglieder so eingesetzt werden, dass das Projekt möglichst reibungslos abläuft?

4. Auf die Bedürfnisse des Auftraggebers reagieren (Pull)

Sobald der Fluss (Flow) existiert, kommt der Auftraggeber erneut ins Spiel. Er wird so eingebunden, dass er entscheidet, was für sein angestrebtes Ergebnis wesentlich ist – und was eben nicht.

Ziel ist es erneut, unnötige Aktivitäten zu vermeiden, in dem alle Beteiligten sich klar zu den angestrebten Projektergebnissen bekennen.

Fragen:

• Wurde ein klarer Projektauftrag mit allen Beteiligten abgestimmt?
• Wurden Aktivitäten vermieden, die VOR dieser Abstimmung bereits durchgeführt wurden?

5. Ständig nach Perfektion streben (Perfection)

Auch im Projekt lautet das Endziel: Es werden ausschließlich gewünschte Projektergebnisse (Value) erzeugt und alle unnötigen und überflüssigen Aktivitäten weggelassen. Um diesen perfekten Status zu erreichen, werden die vier ersten Prinzipien zyklisch umgesetzt.

Ein besonderer Fokus liegt im Projektmanagement auf dem Team: Ziel ist nicht ein zentrales Delegieren, sondern ein selbständig und eigenverantwortliches Arbeiten der Teammitglieder.

Fragen:

• Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um noch mehr Value zu erzeugen?
• Welche weiteren überflüssigen Aktivitäten können weggelassen werden?
• Arbeiten die Teams selbständig und eigenverantwortlich?
• Ist sichergestellt, dass Teams aus Problemen und Fehlern der Vergangenheit lernen?

Fazit

Die fünf Prinzipien des Lean Thinking lauten:

• Value: Welche Werte sind relevant für den Kunden?
• Value Stream: Welche Schritte führen zu diesen Werten?
• Flow: Wie kann Fluss erzeugt werden durch Weglassen von Ballast?
• Pull: Dem Kunden erlauben, Werte und Anforderungen zu definieren
• Perfection: Kontinuierliches Streben nach Verbesserung

Diese Prinzipien lassen sich auf das Projektmanagement einfach anwenden. Der Grundgedanke ist die Ausrichtung des Projektes auf den Kunden und die möglichst reibungslose Durchführung durch die Vermeidung von Ballast.

Im nächsten Teil der Serie erfährst du alles über die Strategien, die im Lean Project Management zum Einsatz kommen.